JTL-Auftrag ohne Versand abschließen – So funktioniert es in JTL-Wawi

In der täglichen Arbeit mit JTL-Wawi gibt es viele Szenarien, in denen ein Auftrag ohne Versand abgeschlossen werden muss. Das betrifft beispielsweise digitale Produkte, Dienstleistungen oder Abholaufträge, bei denen kein klassischer Versandprozess durchlaufen wird. Doch wie setzt Du das effizient in JTL-Wawi um? Welche Einstellungen sind wichtig, und wie kannst Du Workflows nutzen, um den Prozess zu automatisieren?

In diesem Artikel erfährst Du, wie Du Aufträge ohne Versand abschließen kannst, welche Rolle die Auftragsverwaltung dabei spielt und wie sich das auf den Status von Zahlungen und Pickprozesse auswirkt.

Wann ist es sinnvoll, einen JTL-Auftrag ohne Versand abzuschließen?

Nicht jeder Auftrag in JTL-Wawi erfordert einen Versandprozess. Es gibt einige typische Fälle, in denen Du einen Auftrag ohne Versand abschließen möchtest:

• Digitale Produkte oder Dienstleistungen: Wenn Du beispielsweise Software, digitale Downloads oder Serviceleistungen verkaufst, entfällt der physische Versand.
• Abholung durch den Kunden: In einem Ladengeschäft oder Lager kann der Kunde die Ware direkt mitnehmen, sodass der Versandprozess übersprungen werden kann.
• Interne Bestellungen: Manchmal erstellst Du Aufträge für interne Zwecke, z. B. zur Dokumentation oder für Testzwecke.
• Retouren oder Stornos: Ein Auftrag wird abgeschlossen, ohne dass tatsächlich ein Versand erfolgt, etwa wenn ein Kunde sich umentscheidet, bevor die Ware das Lager verlässt.

Unabhängig vom Grund: JTL-Wawi bietet verschiedene Möglichkeiten, einen Auftrag ohne Versand abzuschließen, entweder manuell oder automatisiert über Workflows.

Wie funktioniert die Auftragsverwaltung in JTL-Wawi?

Die Auftragsverwaltung ist das zentrale Element, um Aufträge in JTL-Wawi zu verwalten, zu bearbeiten und abzuschließen. Hier legst Du fest, wie ein Auftrag behandelt wird, welche Schritte notwendig sind und welche Statusänderungen automatisch erfolgen sollen.

Jeder Auftrag in JTL-Wawi durchläuft verschiedene Phasen:

1. Erstellung des Auftrags – Ein neuer Auftrag wird angelegt, entweder manuell oder automatisch durch den Shop, Marktplätze oder andere Verkaufskanäle.
2. Bearbeitung des Auftrags – Der Auftrag kann geprüft, angepasst oder ergänzt werden. Hier kannst Du auch manuell festlegen, ob er ohne Versand abgeschlossen werden soll.
3. Abschluss des Auftrags – Je nach Workflow kann der Auftrag mit oder ohne Versand als erledigt markiert werden.

Falls ein Auftrag keinen Versand benötigt, kannst Du diesen direkt im Auftragsdialog entsprechend markieren.

JTL-Auftrag ohne Versand abschließen – Manuelle Methode

Eine einfache Möglichkeit, einen Auftrag ohne Versand abzuschließen, ist die manuelle Bearbeitung in der Auftragsverwaltung. So gehst Du vor:

1. Öffne in JTL-Wawi die Auftragsverwaltung.
2. Suche den betreffenden Auftrag über die Auftragsnummer oder den Kundennamen.
3. Prüfe die Details und stelle sicher, dass kein Versand notwendig ist.
4. Setze den Auftragsstatus auf „Abgeschlossen“ oder erstelle eine individuelle Statusregel.

Diese Methode eignet sich vor allem für Einzelaufträge, ist aber nicht effizient, wenn Du regelmäßig Aufträge ohne Versand hast. In diesem Fall lohnt sich ein Workflow.

Automatisierung mit Workflows: Auftrag ohne Versand abschließen

In JTL-Wawi kannst Du Workflows nutzen, um wiederkehrende Prozesse zu automatisieren. Das ist besonders praktisch, wenn Du regelmäßig Aufträge ohne Versand abschließen möchtest.

Schritt-für-Schritt-Anleitung für einen Workflow

1. Öffne die Einstellungen für Workflows in JTL-Wawi.
2. Wähle Verkauf → Auftrag als Kategorie.
3. Erstelle einen neuen Workflow mit der Bedingung „Auftrag ohne Versand“.
4. Lege die gewünschte Aktion fest, z. B. „Auftrag abschließen“ oder „Zahlungsstatus anpassen“.
5. Speichere den Workflow und teste ihn mit einem Testauftrag.

Sobald der Workflow aktiv ist, werden betroffene Aufträge automatisch ohne Versand abgeschlossen, was Dir viel manuelle Arbeit erspart.

Wie wirkt sich der Abschluss auf den Pick- und Versandstatus aus?

Wenn ein Auftrag in JTL-Wawi normalerweise abgeschlossen wird, durchläuft er verschiedene Statusänderungen. Ohne Versand entfallen jedoch einige dieser Schritte. Das solltest Du beachten:

• Pickstatus bleibt unberührt: Da kein Versand erfolgt, bleibt der Pickstatus entweder auf „In Erstellung“ oder wird gar nicht erst aktiviert.
• Versanddatum nicht setzen: Falls Du in Deinem System automatische Versandbenachrichtigungen aktiviert hast, solltest Du sicherstellen, dass kein Versanddatum gesetzt wird.
• Kein Einfluss auf Zahlungseingänge: Falls eine Zahlung notwendig ist, kannst Du die Zahlung trotzdem wie gewohnt verbuchen, auch wenn kein Versand erfolgt.

Das macht es wichtig, die passenden Status-Einstellungen vorzunehmen, damit keine fehlerhaften Buchungen oder Benachrichtigungen ausgelöst werden.

Besondere Anwendungsfälle: Wann ist ein Auftrag ohne Versand nötig?

Es gibt verschiedene Situationen, in denen Du einen Auftrag ohne Versand abschließen möchtest. Neben den bereits genannten Fällen wie digitale Produkte oder Abholung durch den Kunden gibt es noch einige spezielle Anwendungsfälle:

1. Teilweise auszuliefernde Aufträge

Manchmal enthält ein Auftrag Artikel, die sofort geliefert werden können, während andere noch ausstehen. In diesem Fall kannst Du den Auftrag teilweise ausliefern und bestimmte Positionen ohne Versand abschließen. Dafür gibt es zwei Wege:

• Manuelle Anpassung: Im Auftrag kannst Du einzelne Artikel als „Nicht zu versenden“ markieren.
• Workflow-gesteuerte Lösung: Ein automatisierter Workflow kann erkennen, welche Positionen auslieferbar sind und den Rest direkt abschließen.

2. Aufträge mit interner Lagerbewegung

In manchen Unternehmen wird JTL-Wawi nicht nur für Kundenaufträge genutzt, sondern auch für interne Lagerbuchungen oder Mitarbeiter-Bestellungen. Diese werden als reguläre Aufträge angelegt, müssen aber ohne Versand abgeschlossen werden.

Hier empfiehlt sich ein eigener Auftragsstatus, z. B. „Interne Bestellung abgeschlossen“, damit diese Aufträge nicht mit regulären Bestellungen verwechselt werden.

3. Dropshipping ohne eigene Lagerbewegung

Falls Du mit Dropshipping arbeitest, kann es sein, dass ein Auftrag in JTL-Wawi registriert wird, aber der Versand durch den Lieferanten erfolgt. In diesem Fall kann der Auftrag in JTL-Wawi abgeschlossen werden, ohne dass eine interne Versandabwicklung stattfindet.

Ein Workflow kann hier helfen, den Status automatisch auf „Abgeschlossen“ zu setzen, sobald die Lieferantenbestellung bestätigt wurde.

Häufige Fehler und wie Du sie vermeidest

Fehler 1: Der Auftrag bleibt im Status „In Bearbeitung“

Problem: Trotz aller Einstellungen bleibt der Auftrag im Status „In Bearbeitung“ und wird nicht als abgeschlossen markiert.

🔹 Lösung: Prüfe, ob der Workflow richtig eingerichtet ist und ob alle Bedingungen erfüllt sind. Falls Du manuell arbeitest, stelle sicher, dass der Auftragsstatus auf „Abgeschlossen“ gesetzt wurde.

Fehler 2: Kunden erhalten eine falsche Versandbenachrichtigung

Problem: Kunden erhalten eine Versandbestätigung, obwohl kein Versand erfolgt.

🔹 Lösung: Stelle sicher, dass kein Versanddatum gesetzt wurde und dass automatische Benachrichtigungen nur für physische Sendungen aktiviert sind.

Fehler 3: Der Auftrag wird fälschlicherweise storniert

Problem: Manche Nutzer setzen einen Auftrag versehentlich auf „Storniert“, weil kein Versand stattfindet.

🔹 Lösung: Statt den Auftrag zu stornieren, erstelle eine separate Abschlussregel, damit Aufträge korrekt abgeschlossen und dokumentiert werden.

Optimierungsmöglichkeiten für eine effizientere Abwicklung

1. Automatische Zahlungsprüfung integrieren

Falls der Auftrag mit einer Zahlung verknüpft ist, kann ein Workflow sicherstellen, dass der Zahlungseingang geprüft wird, bevor der Auftrag abgeschlossen wird.

🔹 Beispiel:

• Falls der Auftrag vollständig bezahlt ist → automatisch abschließen
• Falls eine Zahlung fehlt → Status auf „Warten auf Zahlung“ setzen

2. Pickstatus gezielt steuern

Wenn ein Auftrag nicht versendet wird, aber trotzdem Lagerartikel betrifft, kannst Du den Pickstatus bewusst anpassen. So vermeidest Du, dass Artikel fälschlicherweise als „nicht verfügbar“ markiert werden.

🔹 Empfohlene Einstellungen:

• Falls ein Artikel für den Auftrag reserviert, aber nicht versandt wird → „Pickstatus zurücksetzen“
• Falls der Auftrag nur zur Dokumentation dient → „Artikel nicht picken“

3. Reports für abgeschlossene Aufträge ohne Versand nutzen

Damit Du den Überblick über abgeschlossene Aufträge ohne Versand behältst, kannst Du in JTL-Wawi eigene Filter und Berichte erstellen.

🔹 Mögliche Filterkriterien:

• Aufträge mit bestimmten Statuswerten („Abgeschlossen ohne Versand“)
• Aufträge mit bestimmten Zahlungsarten (z. B. digitale Produkte)
• Aufträge aus bestimmten Verkaufskanälen (z. B. interne Bestellungen)

Das erleichtert Dir die Analyse und hilft, Prozesse weiter zu verbessern.

Fazit: Aufträge ohne Versand effizient abschließen

JTL-Wawi bietet viele Möglichkeiten, einen Auftrag ohne Versand korrekt abzuschließen – egal, ob es sich um digitale Produkte, Abholaufträge oder interne Bestellungen handelt. Mit einer cleveren Kombination aus manuellen Einstellungen und automatisierten Workflows kannst Du den Prozess effizient gestalten und typische Fehler vermeiden.

Besonders wichtig ist dabei:
✅ Die richtigen Statuswerte und Workflows nutzen
✅ Versandbenachrichtigungen nur für tatsächliche Lieferungen aktivieren
✅ Den Pickstatus und Zahlungseingänge im Blick behalten

Mit diesen Tipps kannst Du JTL-Wawi optimal anpassen und Deine Arbeitsabläufe weiter optimieren. 😊