Effiziente Produktdatenpflege: So nutzt Du JTL-Wawi als PIM-System

Wer viele Produkte in seinem Online-Shop oder auf Marktplätzen wie Amazon & eBay verwaltet, kennt die Herausforderung: Artikelinformationen müssen nicht nur korrekt, sondern auch einheitlich und aktuell sein – über alle Verkaufskanäle hinweg. Genau hier kommt das Thema PIM (Product Information Management) ins Spiel. In Kombination mit JTL-Wawi kann ein PIM-Ansatz entscheidend zur Effizienz und Professionalität Deines E-Commerce beitragen.

Doch was bedeutet das konkret für Dich als Händler? Wie kannst Du mit JTL-Wawi eine saubere, strukturierte und zukunftssichere Produktdatenpflege umsetzen? Und welche Rolle spielen dabei Warengruppen?

In diesem Artikel erfährst Du, wie Du mit JTL-Wawi eine Art integriertes PIM-System aufbauen kannst – ganz ohne zusätzliche Software. Der Fokus liegt auf praxisnahen Tipps für eine sinnvolle Artikelstrukturierung, zentrale Pflege und die Nutzung von Warengruppen zur Optimierung Deiner Produktdatenverwaltung.

Was bedeutet PIM eigentlich – und wofür brauchst Du es?

Ein PIM-System hilft Dir dabei, alle produktbezogenen Informationen zentral zu sammeln, zu verwalten und zu pflegen. Das betrifft nicht nur einfache Stammdaten wie Titel oder Preise, sondern auch Beschreibungen, technische Daten, Bilder, Varianten, SEO-Texte und vieles mehr. Gerade bei großen Artikelbeständen oder Produkten mit vielen Attributen ist das Gold wert.

In klassischen Systemen wird hierfür oft eine eigene PIM-Software eingesetzt. Bei JTL-Wawi ist das nicht zwingend notwendig – denn viele PIM-Funktionen sind bereits integriert oder lassen sich mit Bordmitteln nachbilden.

Das Besondere an JTL-Wawi: Du kannst produktbezogene Daten sehr detailliert strukturieren und pflegen – inklusive Warengruppen, Merkmale, Attribute, Stücklisten oder individuellen Feldern. Das macht es möglich, Deine Wawi als zentrales Informationssystem für all Deine Vertriebskanäle zu nutzen. Du pflegst die Daten einmal – und spielst sie dann über JTL-Shop, JTL-eazyAuction oder andere Kanäle aus.

Der Grundbaustein für gutes PIM in JTL-Wawi: Die Artikelverwaltung

Im Zentrum jeder PIM-Strategie mit JTL-Wawi steht die Artikelverwaltung. Hier legst Du nicht nur neue Produkte an, sondern strukturierst Deinen gesamten Datenbestand. Dabei lohnt es sich, nicht einfach nur "irgendwie" zu starten, sondern mit einem klaren Konzept.

Wichtige Felder im Artikelstamm

Beim Anlegen eines Artikels solltest Du Dir früh Gedanken machen, welche Felder Du konsequent nutzen willst. Dazu gehören:

• Artikelnummer: Diese sollte eindeutig, systematisch und kanalübergreifend nutzbar sein.

• Kurz- und Langbeschreibung: Ideal für unterschiedliche Ausspielungen auf Shop, Marktplätzen oder Print.

• Eigenschaften & Merkmale: Dienen der genauen Filterung, z. B. im Shop oder auf Plattformen wie idealo.

• Attribute: Besonders hilfreich für technische Werte, die strukturiert ausgegeben werden müssen.

• Variationskombinationen: Für Produkte in mehreren Ausführungen – etwa Größen oder Farben.

• Bilder, Dateien & Medien: Zentral gespeichert, an mehreren Stellen verwendbar.

Jede dieser Angaben trägt dazu bei, Deine Produktdaten nicht nur vollständig, sondern auch konsistent zu halten. Und genau das ist ein zentraler Aspekt von PIM.

Struktur schafft Übersicht: Die Rolle der JTL-Warengruppe

Ein oft unterschätztes, aber extrem nützliches Werkzeug in JTL-Wawi ist die Warengruppe. Sie ist mehr als nur eine grobe Kategorie – richtig eingesetzt wird sie zum Dreh- und Angelpunkt Deiner PIM-Struktur.

Was ist eine Warengruppe in JTL-Wawi?

Mit Warengruppen kannst Du Artikel systematisch nach Produktarten, Einsatzbereichen oder Markenclustern sortieren. Aber der wahre Vorteil liegt in der Vererbung von Daten. Du kannst:

• Standardwerte für neue Artikel definieren (z. B. Standardsteuerklasse, Maßeinheit)

• Eigenschaften bündeln, die für eine bestimmte Produktgruppe typisch sind

• Datenpflege vereinfachen, indem Du z. B. Pflichtfelder oder Standardtexte vorgibst

Gerade bei großen Sortimenten oder technisch komplexen Artikeln macht das einen riesigen Unterschied. Du sparst nicht nur Zeit, sondern reduzierst auch Fehlerquellen erheblich.

Warum ein sauberer Datenstamm der Schlüssel ist

Die beste Schnittstelle oder Exportfunktion nützt nichts, wenn die zugrunde liegenden Daten nicht stimmen. JTL-Wawi als PIM-System zu nutzen heißt also vor allem: Disziplinierte Datenpflege.

Das bedeutet:

• Einheitliche Begriffe und Schreibweisen

• Strukturierte Felder mit klaren Regeln

• Klare Zuweisungen zu Warengruppen und Attributsets

• Sinnvolle Nutzung von Pflichtfeldern (z. B. durch JTL-Workflows)

Wenn Du hier investierst – und sei es am Anfang etwas mehr Zeit – wirst Du im weiteren Prozess belohnt: durch schnellere Anlage neuer Produkte, weniger Rückfragen im Kundenservice, bessere SEO-Ergebnisse im Shop und weniger Ärger beim Export auf Marktplätze.

Mehr Struktur, weniger Aufwand: Wie Du mit Merkmalen, Attributen und Workflows Dein PIM in JTL-Wawi perfektionierst

Nachdem wir im ersten Teil beleuchtet haben, wie JTL-Wawi als zentrales System für die Produktdatenpflege genutzt werden kann, geht es nun darum, das volle Potenzial auszuschöpfen. Denn gerade wenn Du viele Artikel verwaltest oder technisch komplexe Produkte verkaufst, kommt es auf die Details an – und genau hier spielen Merkmale, Attribute, individuelle Felder und Workflows ihre Stärken aus.

Merkmale und Attribute: Für gezielte Filter und bessere Usability

Viele Händler verwechseln Merkmale und Attribute oder nutzen sie unsystematisch. Dabei steckt hier eine enorme PIM-Power – wenn Du weißt, wie Du sie richtig einsetzt.

Merkmale – für die Filterung im Shop

Merkmale dienen in erster Linie der Darstellung und Filterung in Deinem JTL-Shop. Du kannst z. B. Farben, Größen, Materialien oder Einsatzbereiche als Merkmale anlegen – und Deinen Kunden so gezielte Auswahlmöglichkeiten bieten. Wichtig: Merkmale werden nicht exportiert, z. B. zu Marktplätzen.

Best Practices:

• Verwende eindeutige Namen wie „Material“ statt „Info1“

• Halte die Werte konsistent (z. B. nicht „Baumwolle“ und „100% Baumwolle“ mischen)

• Nutze Warengruppen, um Merkmale standardisiert vorzudefinieren

Attribute – für strukturierte Daten auf allen Kanälen

Attribute hingegen sind strukturierte Felder, die sich hervorragend für technische Daten oder exportrelevante Informationen eignen. Du kannst sie z. B. beim CSV-Export oder für Schnittstellen nutzen. Gerade bei Marktplatz-Anbindungen sind Attribute unverzichtbar.

Typische Anwendungsfälle:

• Technische Details wie „Leistung in Watt“, „Fassungsvermögen“ oder „Spannung“

• Kompatibilitäten („passend für Modell XY“)

• rechtlich relevante Infos wie „Materialzusammensetzung“

Tipp: Definiere feste Attributsets für bestimmte Warengruppen – das spart Zeit und sichert die Qualität.

Individuelle Felder: Maßgeschneiderte Datenpflege

Wenn Dir Merkmale und Attribute nicht ausreichen, kannst Du in JTL-Wawi auch mit individuellen Feldern arbeiten. Diese erlauben Dir, Felder ganz nach Deinem Bedarf zu definieren – z. B. für interne Hinweise, spezielle Auszeichnungen oder Kampagneninformationen.

Du findest diese Funktion unter „Admin > Globale Einstellungen > Individuelle Felder“. Dort kannst Du Felder anlegen und festlegen, für welche Objekte sie verfügbar sind (z. B. Artikel, Kunden, Lieferanten).

Ein paar Ideen für den Einsatz:

• Eigene „SEO-Titel“ für unterschiedliche Verkaufskanäle

• Intern genutzte „Pflege-Hinweise“ für das Lager

• „Kampagnen-Kennzeichnungen“ für Sonderaktionen

Gerade im Zusammenspiel mit Workflows (siehe unten) ergeben sich hier viele clevere Automatisierungsmöglichkeiten.

Workflows: Automatisierung für Dein PIM-System

Ein besonders mächtiges Tool zur Unterstützung Deiner PIM-Prozesse in JTL-Wawi sind Workflows. Sie helfen Dir dabei, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren – z. B. wenn neue Artikel angelegt oder aktualisiert werden.

Ein paar praxisnahe Beispiele:

• Wenn ein neuer Artikel in einer bestimmten Warengruppe angelegt wird, wird automatisch ein Standardtext eingefügt.

• Wenn ein Artikel keine Bilder hat, wird ein Hinweis gesetzt oder eine Aufgabe erstellt.

• Bei Änderung eines Attributs wird automatisch ein Export angestoßen.

Solche Workflows sorgen für mehr Qualität, weniger manuelle Fehler und deutlich schnellere Abläufe – besonders, wenn Du regelmäßig große Datenmengen pflegst.

Einheitlichkeit ist der Schlüssel: So etablierst Du Standards

Ein zentrales Prinzip im PIM ist: Einmal festlegen, konsequent anwenden. Nur so erzielst Du dauerhaft saubere Daten und profitierst von Automatisierungen und konsistenter Darstellung.

Was Du tun kannst:

• Erstelle einen Pflege-Guide für Dich und Dein Team (z. B. welche Felder sind Pflicht, welche Namenskonventionen gelten?)

• Nutze Warengruppen gezielt zur Vererbung von Einstellungen und Merkmalen

• Arbeite mit Attributsets und prüfe regelmäßig auf doppelte oder uneinheitliche Einträge

• Verwende Pflichtfelder und Workflows, um eine lückenlose Pflege sicherzustellen

Wenn Du systematisch arbeitest, wird JTL-Wawi zu einem echten PIM-System – ganz ohne zusätzliche Kosten oder externe Tools.

Fazit: Mit JTL-Wawi zum effizienten PIM-System – strukturiert, skalierbar, zukunftssicher

Auch wenn JTL-Wawi offiziell kein vollwertiges PIM-System im klassischen Sinne ist, bietet es alles, was Du für eine durchdachte und strukturierte Produktdatenpflege brauchst. Mit den richtigen Einstellungen, diszipliniertem Vorgehen und dem gezielten Einsatz von Warengruppen, Merkmalen, Attributen und Workflows kannst Du Dein System so aufstellen, dass es nicht nur heute funktioniert – sondern auch in Zukunft mit Deinem Geschäft wächst.

Der Schlüssel liegt in der zentralen Verwaltung, der einheitlichen Struktur und der Automatisierung wiederkehrender Prozesse. So schaffst Du die Basis für hochwertige Produktdaten – und damit für mehr Sichtbarkeit, bessere Konvertierung und weniger Aufwand im Tagesgeschäft.

Wenn Du jetzt die Ärmel hochkrempelst und Deine Artikelstruktur neu denkst, wirst Du schnell merken: Der Aufwand lohnt sich.