Nutzung von JTL-Wawi Versandbenachrichtigungen für deinen JTL-Shop

Versandbenachrichtigungen spielen eine zentrale Rolle im Kundenservice deines JTL-Shops. Sie halten deine Kunden über den Status ihrer Bestellungen informiert, reduzieren Rückfragen und verbessern die allgemeine Kundenzufriedenheit. Mit JTL-Wawi (Warenwirtschaft) kannst du diesen Prozess automatisieren und optimieren. In diesem Artikel erfährst du, wie du Versandbestätigungen effektiv einrichtest, E-Mail-Einstellungen konfigurierst, Workflows nutzt und deinen Kundenservice damit auf ein neues Niveau bringst.

Warum sind Versandbenachrichtigungen so wichtig?

Versandbenachrichtigungen haben nicht nur den Zweck, deine Kunden über den Status ihrer Bestellung zu informieren, sondern bieten auch zahlreiche weitere Vorteile:

1. Verbesserte Transparenz: Deine Kunden wissen genau, wann ihre Ware auf dem Weg ist und wann sie eintreffen wird.

2. Reduktion von Rückfragen: Wenn Kunden automatisch über Versand- und Tracking-Informationen informiert werden, sparst du dir viele Anfragen zum Lieferstatus.

3. Kundenzufriedenheit steigern: Eine proaktive Kommunikation zeigt Professionalität und steigert das Vertrauen in deinen Shop.

4. Wiederkaufrate erhöhen: Ein reibungsloser Informationsfluss schafft positive Einkaufserlebnisse und motiviert Kunden, erneut bei dir einzukaufen.

Darüber hinaus kannst du durch gezielte Versandbenachrichtigungen die Wahrnehmung deiner Marke stärken und den Kunden an wichtige Punkte wie die Sendungsverfolgung oder ergänzende Angebote erinnern.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Versandbenachrichtigung einrichten

Damit deine Versandbenachrichtigungen problemlos funktionieren, musst du einige Einstellungen in JTL-Wawi vornehmen. Hier sind die wichtigsten Schritte:

1. Globale E-Mail-Einstellungen konfigurieren

Bevor du mit dem Versand von Bestätigungen beginnst, solltest du sicherstellen, dass die globalen E-Mail-Einstellungen korrekt eingerichtet sind. Diese findest du unter Admin > Firmen-/E-Mail-Einstellungen > E-Mail. Gehe wie folgt vor:

• SMTP-Server einrichten: Trage die SMTP-Daten deines E-Mail-Providers ein. Diese Einstellungen sind notwendig, damit JTL-Wawi E-Mails versenden kann.

  • Beispiel: SMTP-Server für Gmail: smtp.gmail.com, Port: 587, Authentifizierung: TLS.

• Absenderadresse festlegen: Gib eine professionelle E-Mail-Adresse an, z. B. info@deinshop.de. Vermeide persönliche Adressen wie name@email.de.

• Signaturen und Logos hinzufügen: Personifiziere deine E-Mails mit deinem Shop-Logo und einer ansprechenden Signatur. Das stärkt deine Markenidentität.

Falls du mehrere Marken oder Shops betreibst, kannst du in JTL-Wawi unterschiedliche Absenderadressen und Vorlagen für jeden Shop definieren. Dies erleichtert die Organisation und sorgt für Klarheit, insbesondere wenn du auf verschiedenen Plattformen verkaufst.

2. E-Mail-Vorlagen für Versandbestätigungen erstellen

In JTL-Wawi kannst du E-Mail-Vorlagen anpassen, um sie auf dein Corporate Design und die Bedürfnisse deiner Zielgruppe abzustimmen. Gehe dazu auf Admin > Vorlagen > E-Mail-Vorlagen. Achte auf folgende Punkte:

• Ansprechender Betreff: Der Betreff sollte klar und informativ sein, z. B. "Deine Bestellung wurde versandt!" oder "Paket unterwegs: Verfolge deine Lieferung."

• Personalisierte Anrede: Nutze Platzhalter wie [Anrede], [Vorname] und [Nachname], um Kunden persönlich anzusprechen.

• Tracking-Link einbauen: Wenn du mit Versanddienstleistern wie DHL oder Hermes arbeitest, integriere einen Link zur Sendungsverfolgung. Dies erhöht den Mehrwert deiner E-Mail.

• Call-to-Action (CTA): Füge klare Handlungsaufforderungen ein, z. B. "Verfolge deine Bestellung hier" oder "Besuche unseren Shop für weitere Angebote".

Erstelle zudem unterschiedliche Vorlagen für nationale und internationale Kunden, falls die Versandbedingungen oder die Sprache variieren. So stellst du sicher, dass jede E-Mail passend ist.

3. Versandarten konfigurieren

Damit JTL-Wawi weiß, bei welchen Versandarten eine E-Mail-Benachrichtigung gesendet werden soll, müssen die Versandarten korrekt eingerichtet werden. Gehe wie folgt vor:

1. Navigiere zu Versand > Versandarten.

2. Wähle die gewünschte Versandart aus, z. B. DHL oder Hermes.

3. Aktiviere unter dem Reiter "E-Mail" die Option Versandmail senden.

4. Verknüpfe die passende E-Mail-Vorlage, die du zuvor erstellt hast.

4. Manuelles Versenden von Versandbenachrichtigungen

Falls du eine Benachrichtigung manuell versenden möchtest, gehe zu Versand > Lieferscheine > Versendet, wähle den gewünschten Lieferschein aus und klicke auf Versandmail an Kunden. Voraussetzung ist, dass die Option "Versandmail senden" in der jeweiligen Versandart aktiviert wurde.

Diese Option ist besonders nützlich, wenn du einzelne Kunden zusätzlich informieren oder individuelle Informationen ergänzen möchtest.

Automatisierung mit JTL-Workflows

Um den Prozess der Versandbenachrichtigungen zu automatisieren, bietet JTL-Wawi die Möglichkeit, Workflows zu erstellen. Mit diesen Workflows kannst du Aktionen definieren, die bei bestimmten Ereignissen automatisch ausgeführt werden.

Workflow zur Versandbenachrichtigung einrichten

1. Workflow-Verwaltung öffnen: Gehe zu Admin > JTL-Workflows.

2. Neuen Workflow erstellen: Wähle den Ereignisbereich "Lieferscheine" und das Ereignis "Versendet".

3. Bedingungen definieren: Lege Bedingungen fest, z. B. dass der Auftrag den Status "Bezahlt" haben muss.

4. Aktionen hinzufügen: Füge die Aktion "E-Mail senden" hinzu und verknüpfe die entsprechende Versandbenachrichtigungsvorlage.

5. Speichern und testen: Teste den Workflow mit einem Probeauftrag, um sicherzustellen, dass er wie gewünscht funktioniert.

Zusätzliche Tipps für Workflows

• Zeitverzögerung einbauen: Füge eine Verzögerung von z. B. 30 Minuten hinzu, um sicherzustellen, dass alle Tracking-Daten korrekt übermittelt werden.

• Mehrsprachige Benachrichtigungen: Falls du international verkaufst, erstelle separate Workflows für unterschiedliche Sprachen.

• Ausnahmefälle beachten: Lege Bedingungen fest, um Kunden, die keine Versandbenachrichtigung wünschen, von der E-Mail auszuschließen.

• Tracking-Status einfügen: Ergänze den Workflow mit Funktionen, die Tracking-Informationen direkt in die Benachrichtigungen einfügen.

Optimierung deiner Versandbenachrichtigungen

1. Personalisierung

Personalisierte E-Mails haben eine höhere Öffnungs- und Klickrate. Nutze Platzhalter, um den Namen des Kunden, die Bestellnummer und andere relevante Informationen in der E-Mail einzufügen.

Beispiel:

• Betreff: "[Vorname], dein Paket ist unterwegs!"

• Text: "Hallo [Vorname], wir freuen uns, dir mitzuteilen, dass deine Bestellung [Bestellnummer] versandt wurde."

2. Zusätzliche Inhalte einfügen

• Empfehlungen: Füge Produktempfehlungen basierend auf der Bestellung hinzu, um Cross-Selling-Möglichkeiten zu nutzen.

• Rabattcodes: Belohne Kunden für ihren Einkauf mit einem Rabatt für die nächste Bestellung.

• FAQ-Link: Biete Links zu häufig gestellten Fragen, um eventuelle Unsicherheiten zu klären.

• Kontaktinformationen: Stelle sicher, dass deine Kunden dich bei Fragen oder Problemen leicht erreichen können.

3. Tracking-Integration

Ein besonders nützlicher Bestandteil von Versandbenachrichtigungen ist die Integration von Tracking-Informationen. Diese können automatisch eingefügt werden, indem du Platzhalter wie [TrackingLink] in deine E-Mail-Vorlagen einbaust. Dadurch können Kunden ihre Sendung jederzeit nachverfolgen.

4. Mobile Optimierung

Stelle sicher, dass deine Versandbestätigungen auf mobilen Geräten einwandfrei angezeigt werden. Eine mobilfreundliche Gestaltung deiner E-Mails sorgt dafür, dass Kunden auch unterwegs problemlos auf die Informationen zugreifen können.

Häufige Fehler und wie du sie vermeidest

• Falsche E-Mail-Einstellungen: Teste deine E-Mail-Konfiguration regelmäßig, um sicherzustellen, dass keine Benachrichtigungen im Spam landen.

• Unvollständige Inhalte: Achte darauf, dass alle wichtigen Informationen, wie Bestellnummer und Tracking-Link, in der E-Mail enthalten sind.

• Fehlende Personalisierung: Vermeide unpersönliche E-Mails, da diese oft ignoriert werden.

• Nicht getestete Workflows: Teste jeden Workflow gründlich, bevor er aktiviert wird, um Fehler zu vermeiden.

Fazit

Versandbenachrichtigungen sind ein entscheidender Bestandteil deines Kundenservices und können mit JTL-Wawi effizient und professionell umgesetzt werden. Indem du E-Mail-Einstellungen konfigurierst, Workflows einrichtest und deine Nachrichten personalisierst, steigerst du die Kundenzufriedenheit und entlastest gleichzeitig dein Support-Team. Nutze die Möglichkeiten, die JTL-Wawi dir bietet, um deinen Versandprozess zu optimieren und dein E-Commerce-Geschäft erfolgreicher zu machen.

Durch eine kontinuierliche Optimierung und die Einbindung von Feedback deiner Kunden kannst du deine Versandbenachrichtigungen immer weiter verbessern und deine Kunden langfristig begeistern.