Lieferanten in JTL-Wawi anlegen und den Einkaufsprozess optimieren

Die Beschaffung ist das Herzstück eines erfolgreichen JTL-Shops. Die effiziente Verwaltung von Lieferantendaten und die Nutzung der JTL-Wawi-Funktionen ermöglichen dir, den gesamten Einkaufsprozess zu automatisieren, Zeit zu sparen und deinen Lagerbestand immer optimal im Griff zu haben. In diesem umfassenden Leitfaden zeige ich dir, wie du Lieferanten anlegst, Bestellvorschläge nutzt, Eingangsrechnungen verwaltest und dein Beschaffungswesen professionell aufstellst.

Warum sind Lieferantendaten so wichtig?

Lieferanten bilden die Grundlage deines Beschaffungsprozesses. Ohne zuverlässige Daten kommt es zu fehlerhaften Bestellungen, längeren Lieferzeiten oder sogar zu Lagerengpässen. In JTL-Wawi kannst du Lieferanten umfassend verwalten, von der Stammdatenerfassung bis hin zur Zuweisung spezifischer Konditionen. Dabei ermöglichen dir die Funktionen, Prozesse zu automatisieren und eine klare Übersicht über alle Einkaufsaktivitäten zu behalten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Lieferanten in JTL-Wawi anlegen

Um in JTL-Wawi Lieferanten anzulegen, folge diesen Schritten:

1. Zugriff auf die Beschaffungsübersicht

Öffne in JTL-Wawi den Bereich Beschaffung über die Menüleiste. Hier findest du alle Optionen für Lieferanten, Bestellungen und Einkaufsprozesse.

2. Neuen Lieferanten erstellen

Im Menü Lieferanten findest du die Schaltfläche Neu anlegen. Klicke darauf, um ein neues Fenster zu öffnen, in dem du die Lieferantendaten eingeben kannst.

3. Stammdaten eintragen

In der Registerkarte Allgemein trägst du die grundlegenden Informationen des Lieferanten ein:

• Firmenname: Der Name des Lieferanten.
• Adresse: Straße, PLZ und Ort.
• Kontaktinformationen: Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Webseite.

Zusätzlich kannst du weitere Felder ausfüllen:

• Lieferantennummer: Eine von dir vergebene eindeutige Nummer, die die Identifikation erleichtert.
• Eigene Kundennummer: Falls der Lieferant dir eine spezifische Nummer zugewiesen hat.

4. Weitere Einstellungen vornehmen

• Zahlungs- und Lieferbedingungen: Trage hier Standardkonditionen wie Zahlungsziele oder Mindestbestellwerte ein.
• Dropshipping aktivieren: Wenn der Lieferant direkt an deine Kunden liefert, aktiviere die Option Dropshipping. Dies ist hilfreich bei der Abwicklung von Nachnahmezahlungen oder individuellen Lieferungen.

5. Speichern und abschließen

Nachdem du alle Felder ausgefüllt hast, speichere die Daten. Dein neuer Lieferant ist nun angelegt und kann in Bestellprozesse integriert werden.

Bestellvorschläge in JTL-Wawi: So nutzt du sie effektiv

Bestellvorschläge sind eine der mächtigsten Funktionen in JTL-Wawi, um den Nachbestellprozess zu automatisieren. Sie helfen dir, Lagerengpässe zu vermeiden und trotzdem nicht zu viel Kapital in unnötigen Lagerbestand zu binden.

Wie funktionieren Bestellvorschläge?

Bestellvorschläge basieren auf definierten Parametern, wie z. B.:

• Mindestlagerbestand: Der niedrigste Bestand, bevor ein Artikel nachbestellt werden muss.
• Maximalbestand: Die maximale Menge, die im Lager verfügbar sein soll.
• Tagesverkauf: JTL-Wawi berechnet anhand deiner Verkaufsstatistiken den durchschnittlichen Bedarf.

Diese Kriterien ermöglichen dir, genau zu steuern, wann und in welchen Mengen du Artikel nachbestellen solltest.

Bestellvorschläge anpassen

Du kannst die Berechnungsgrundlage individuell anpassen. Besonders praktisch: JTL-Wawi berücksichtigt auch saisonale Schwankungen und Vorlaufzeiten, die du für jeden Lieferanten festlegen kannst.

Lieferantenbestellungen: Von der Anlage bis zum Versand

Sobald die Lieferantendaten vollständig sind, kannst du Bestellungen anlegen und versenden. Dieser Prozess wird in JTL-Wawi übersichtlich gestaltet:

1. Lieferanten auswählen

Navigiere zu Beschaffung und wähle deinen gewünschten Lieferanten aus. Klicke auf Bestellen, um eine neue Bestellung zu erstellen.

2. Artikel zur Bestellung hinzufügen

Im Bestelldialog kannst du Artikel hinzufügen, die vom Lieferanten geliefert werden. Nutze die Schaltfläche ..., um die Artikelliste zu öffnen, und wähle die gewünschten Produkte aus. Du kannst Mengen direkt anpassen und erhältst eine Übersicht über die Gesamtkosten.

3. Lieferdetails definieren

Wähle die Versand- und Rechnungsadresse, das Lieferdatum sowie die Versandmethode. Besonders hilfreich ist, dass JTL-Wawi direkt mit Vorlagen arbeitet, die du individuell anpassen kannst.

4. Bestellung abschließen

Speichere die Bestellung und wähle die Versandart (z. B. E-Mail oder Fax). JTL-Wawi kann Bestellungen automatisch generieren und direkt versenden, was dir viel Zeit spart.

Eingangsrechnungen in JTL-Wawi: So behältst du den Überblick

Nach Erhalt der Ware ist es wichtig, Eingangsrechnungen korrekt zu erfassen. Dies sichert nicht nur die Übersicht über deine Finanzen, sondern hilft dir auch bei der Buchhaltung.

1. Eingangsrechnungen aktivieren

Gehe zu den Einstellungen in JTL-Wawi und aktiviere die Funktion Eingangsrechnungen. Ab jetzt kannst du Rechnungen den entsprechenden Bestellungen zuordnen.

2. Rechnungen erfassen

Öffne die entsprechende Bestellung und klicke auf Eingangsrechnung hinzufügen. Hier kannst du:

• Rechnungsbeträge eingeben.
• Zusatzkosten wie Zoll oder Versandkosten hinzufügen.
• Zahlungstermine festlegen.

3. Rechnungen auswerten

JTL-Wawi bietet dir eine Übersicht über bezahlte, offene und gebuchte Eingangsrechnungen. Das erleichtert die Nachverfolgung und hilft dir, pünktlich zu bezahlen.

Lagerbestand verwalten: Tipps für eine optimale Bestandsführung

Die Verwaltung deines Lagerbestands ist entscheidend für den Erfolg deines JTL-Shops. Hier sind einige Tipps, wie du die Bestandsführung optimal nutzt:

1. Bestandsführung aktivieren

In den Artikelstammdaten kannst du die Option Bestandsführung aktivieren. Dadurch kannst du Lagerbewegungen, Reservierungen und Bestandshistorien direkt in JTL-Wawi nachverfolgen.

2. Lagerbestand ändern

• Wareneingang buchen: Nutze diese Funktion, um eingehende Lieferungen im System zu erfassen.
• Korrekturen vornehmen: Über das Menü Bestand ändern kannst du manuelle Korrekturen durchführen, z. B. bei Inventurdifferenzen.

3. Bestandsanalysen nutzen

JTL-Wawi bietet umfangreiche Berichte, die dir zeigen, welche Artikel sich gut verkaufen, welche Ladenhüter sind und welche Lagerbereiche optimiert werden können.

Fortgeschrittene Funktionen: Lieferantenspezifische Einstellungen

JTL-Wawi ermöglicht dir, Lieferanteneinstellungen individuell anzupassen. Dazu gehören:

• Mehrere Lieferanten pro Artikel: Du kannst jedem Artikel mehrere Lieferanten zuordnen und Prioritäten festlegen.
• Lieferzeiten verwalten: Trage für jeden Lieferanten spezifische Lieferzeiten ein. Dies hilft bei der genauen Planung und Vermeidung von Verzögerungen.
• Lieferantenspezifische Preise: Hinterlege Staffelpreise und Rabatte direkt im System, um bei Bestellungen automatisch die besten Konditionen zu nutzen.

Fazit

Die Verwaltung von Lieferanten und die Nutzung der Beschaffungsfunktionen in JTL-Wawi sind essenziell für einen erfolgreichen JTL-Shop. Von der Anlage neuer Lieferanten über die Nutzung von Bestellvorschlägen bis hin zur Verwaltung von Eingangsrechnungen und Lagerbeständen: JTL-Wawi bietet dir alle Tools, die du für eine effiziente Organisation benötigst.

Setze die hier beschriebenen Schritte um, um deinen Einkaufsprozess zu optimieren, Kosten zu senken und dein Geschäft auf das nächste Level zu heben. JTL-Wawi ist nicht nur ein Verwaltungstool, sondern ein leistungsstarker Partner, der deinen Erfolg maßgeblich unterstützt.