Shopware
Es ist Montagmorgen, 8:15 Uhr. Du öffnest JTL Wawi, bereit für eine neue Handelswoche. Noch während der Kaffee dampft, treffen die ersten Bestellungen aus Deinem Shop und einem marktplatzbasierten Geschäftsmodell ein – beide laufen unter unterschiedlichen Marken, mit eigenen Artikeln, Kundengruppen und individuellen Preisen. Eigentlich willst Du jetzt nicht zwischen verschiedenen Systemen oder Datenbanken wechseln müssen, sondern dieses Szenario zentral und clever steuern. Genau hier kommt der Multi-Mandanten-Betrieb in JTL Wawi ins Spiel – und damit die Frage: Wie lassen sich mit JTL Wawi 2 Mandanten effizient verwalten, ohne Chaos und unnötigen Mehraufwand?
Warum überhaupt mit 2 Mandanten in JTL Wawi arbeiten
Vielleicht betreibst Du unterschiedliche Online-Shops, arbeitest mit verschiedenen Marken oder hast Spezialbereiche und Lagerstandorte, die sich sauber voneinander abgrenzen sollen. Mandanten sind die Antwort auf den Wunsch nach Struktur: Jeder Mandant ist ein autarkes, eigenständiges Unternehmen im System – mit individuellen Artikeln, Kundendaten, Belegen, Nummernkreisen und Einstellungen.
Typische Szenarien, bei denen die Verwaltung von zwei Mandanten einen echten Vorteil bietet:
- Mehrere Marken oder Konzepte: Du hast zum Beispiel einen Shop für Mode und einen für Elektronik – beide sollen getrennt, aber mit der gleichen Infrastruktur verwaltet werden.
- Rechtliche Trennung gewünscht: Etwa zwei unterschiedliche GmbHs oder Holdingstrukturen, die beide separat abgerechnet und bilanziert werden sollen.
- Internationale Expansion: Ein deutscher und ein österreichischer Shop müssen differenziert geführt werden – mit eigenem Steuerschlüssel und Sortiment.
- Unterschiedliche Preispolitik oder Versandarten: Ein Mandant mit B2B-Konditionen, einer mit B2C-Angeboten.
Der Betrieb von 2 Mandanten in JTL Wawi sorgt so für Ordnung, Rechtssicherheit und flexible Skalierbarkeit.
Der technische Hintergrund zu JTL Wawi 2 Mandanten
Jeder Mandant entspricht einer eigenständigen Datenbank innerhalb der JTL Wawi Installation. Das bedeutet: Artikel, Kunden, Bestellungen, Buchhaltungsdaten, Konfigurationen etc. werden strikt getrennt voneinander gespeichert. So kommt es nicht zu Überschneidungen und Fehlern, die bei einer bloßen Artikelnummerntrennung oder Namensänderungen schnell passieren könnten.
Aber wie sieht das konkret in der Anwendung aus?
Schritt für Schritt: Mandanten in JTL Wawi anlegen
Die Anlage des zweiten Mandanten ist in JTL Wawi recht intuitiv gelöst. Hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:
- Sicherung erstellen: Zunächst solltest Du eine vollständige Datensicherung Deines bestehenden Mandanten durchführen. So kannst Du bei Komplikationen immer auf den aktuellen Stand zurückkehren.
- Mandantenverwaltung öffnen: In JTL Wawi findest Du im Menü „Administration“ den Punkt „Mandantenverwaltung“.
- Neuen Mandanten anlegen: Klicke auf „Neuen Mandanten anlegen“. Nun vergibst Du einen eindeutigen Namen, beispielsweise die Geschäftsbezeichnung, um sofort den richtigen Bezug herstellen zu können.
- Datenbank festlegen: JTL legt für den neuen Mandanten eine eigene SQL-Datenbank an. Hier werden später alle mandantenspezifischen Daten abgelegt und verwaltet.
- Grundeinstellungen vornehmen: Jetzt definierst Du alle nötigen Einstellungen für den zweiten Mandanten – wie Firmendaten, Steuersätze, Nummernkreise, Zahlungsmethoden, etc.
- Rechte und Benutzer verwalten: Bestimme, welche Mitarbeiter auf welchen Mandanten Zugriff erhalten sollen.
Nach Abschluss dieser Schritte steht Dein Zweitmandant einsatzbereit zur Verfügung. Das wechselnde Arbeiten zwischen den Mandanten läuft komfortabel über einen Mandantenswitch im Hauptmenü ab.
Checkliste: Diese Daten werden pro Mandant getrennt
| Datenbereich | Mandantgetrennt? | Bemerkung |
|---|---|---|
| Artikel und Sortimente | Ja | Jedem Mandanten können eigene Artikel, Preise, Lagerbestände zugewiesen werden |
| Kunden & Kundengruppen | Ja | Kundendaten werden separat geführt, Überschneidungen verhindert |
| Belege (Rechnung, Angebote...) | Ja | Eigener Abrechnungs- und Belegdurchlauf je Mandant |
| Benutzereinstellungen | Teilweise | Rollen können für Mandanten individuell vergeben werden |
| Grundeinstellungen (Zahlungsarten, Versandarten) | Ja | Jeder Mandant kann bspw. eigene Zahlarten aktivieren |
| Shop-Anbindung | Ja | Mehrere Shops für verschiedene Mandanten möglich |
| Reports, Statistiken | Ja | Jeder Mandant hat separate Auswertungstools |
So läuft die Praxis: Zwei Mandanten live in JTL Wawi steuern
Nehmen wir an, Du betreibst einen Mandanten für ein lokales Geschäft und einen zweiten für einen reinen Online-Shop. Mandant 1 beinhaltet dabei alle Artikel, die auch im physischen Laden verkauft werden, während Mandant 2 ausschließlich E-Commerce-Angebote verwaltet.
Im Arbeitsalltag steigerst Du Deine Effizienz, indem Du gezielt und schnell zwischen den Mandanten wechselst. Aktionen wie Preisaktionen, Rechnungsstellungen, Bestandskontrollen oder Kundenmanagement passen sich immer exakt dem gewählten Mandanten an. Dadurch kannst Du administrative Tätigkeiten und Shop-Steuerung ohne Systembrüche ausführen.
Ein praktischer Tipp: Überlege, ob bestimmte Prozesse – wie Buchhaltung oder Versandabwicklung – mandantenübergreifend, aber dennoch konsistent abgebildet werden sollen. Hier helfen die Rechteverwaltung und ggf. zentrale Dienstleister, die mit verschiedenen Mandanten in JTL Wawi umgehen können.
Mandanten anlegen, benennen, umbenennen – die wichtigsten Einstellungen
Beim Anlegen eines neuen Mandanten solltest Du Dir Gedanken über die Benennung machen. Wähle einen klaren, aussagekräftigen Namen, der im Alltag nicht verwechselt werden kann. Das Umbenennen eines Mandanten in JTL Wawi ist möglich, sollte aber mit Sorgfalt erfolgen.
Über die Mandantenverwaltung kannst Du im Nachgang den Namen und die Beschreibung anpassen:
- Mandantenverwaltung öffnen im Menü Administration.
- Gewünschten Mandanten auswählen und „Bearbeiten“ klicken.
- Namen, Kürzel oder Beschreibung anpassen und speichern.
Vorsicht beim Mandanten löschen: Prüfe vorher, ob alle Daten gesichert sind und ob der Mandant tatsächlich nicht mehr benötigt wird. Das Löschen ist endgültig und kann später nicht rückgängig gemacht werden.
JTL Wawi Mandanten löschen: So geht’s – und das solltest Du beachten
Gelegentlich kommt es vor, dass ein Mandant nicht mehr gebraucht wird – etwa weil ein Shop geschlossen oder fusioniert wurde. In diesem Fall kannst Du in der Mandantenverwaltung den betreffenden Mandanten selektieren und mit „Löschen“ entfernen.
Achtung: Damit verbunden ist der unwiederbringliche Datenverlust des kompletten Mandanten! Prüfe also genau, ob eine Sicherung erforderlich ist oder ob vielleicht einzelne Daten noch erhalten bleiben sollen.
- Tipp: Bevor Du einen Mandanten löschst, exportiere relevante Reportings, Lagerlisten oder Buchungsbelege für die Archivierung.
Best Practices bei der Arbeit mit zwei Mandanten
Im Tagesgeschäft erfordern zwei Mandanten ein konsequentes Arbeiten mit klaren Datenstrukturen. Folgende Best Practices helfen Dir, Stolperfallen zu vermeiden:
- Klare Nummernkreise vergeben: Lege je Mandant eigene, eindeutig unterscheidbare Nummernkreise (z.B. für Rechnungen, Lieferscheine) an. Das erleichtert die Buchhaltung, verhindert Verwechslung und ist bei Betriebsprüfungen essenziell.
- Berechtigungen sauber verwalten: Weise Mitarbeitern exakt die Mandanten zu, auf die sie zugreifen sollen. Gerade bei sensiblen Daten wie Umsätzen oder Kundendaten ist das Pflicht.
- Mandantenübergreifende Artikelnummern vermeiden: Auch wenn ähnliche Artikel in beiden Mandanten geführt werden, ist die konsequente Trennung ratsam – besonders wenn Preisstrukturen oder Lieferanten variieren.
- Rechte und Rollen eindeutig definieren: Unterschiedliche Benutzerrollen je Mandant sorgen für klare Verantwortlichkeiten.
- Regelmäßige Datensicherungen: Jede Datenbank – also jeder Mandant – sollte regelmäßig gesichert werden, am besten automatisiert.
Vorteile und Herausforderungen beim Betrieb von JTL Wawi mit 2 Mandanten
| Vorteile | Nachteile / Herausforderungen |
|---|---|
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Praxisbeispiel: Zwei Shops, zwei Mandanten – und alles im Fluss
Anna betreibt neben einem etablierten Mode-Store neuerdings einen Elektronik-Shop. Beide Marken, beide Zielgruppen – aber ihre Buchhaltung, Artikellogik und Kundenkommunikation müssen aus Compliance-Gründen strikt voneinander getrennt sein. Mit JTL Wawi 2 Mandanten löst sie das problemlos:
- Mandant 1: Fashion Store mit eigenem Sortiment, lokalen Lagerbeständen, spezifischen B2C-Konditionen.
- Mandant 2: Elektronikhandel, vollkommen andere Lieferanten, eigene Preise für B2B-Kunden, internationalem Versand.
Die tägliche Steuerung erfolgt via Mandantenswitch oben im Wawi-Hauptmenü. Ihre Mitarbeiter haben jeweils strikt geregelten Zugriff, Marketingautomation und Katalogpflege laufen unabhängig voneinander. Für die Geschäftsleitung aber ergibt sich der Vorteil: Reporting, Planung und Organisation lassen sich maßgeschneidert je Mandant vornehmen – und Du kannst flexibel wachsen, ohne immer gleich neue Software einführen zu müssen.
Häufige Stolperfallen und wie Du sie vermeidest
Im Umgang mit JTL Wawi und zwei Mandanten gibt es einige typische Fehlerquellen:
- Nummernkreise verwechselt: Wenn Rechnungen, Angebote oder Lieferscheine mit den falschen Nummernkreisen ausgestellt werden, kann das buchhalterisch und rechtlich zu Problemen führen.
- Datenbank-Backup vergessen: Die Sicherung aller Mandanten-Datenbanken ist Pflicht, sonst riskierst Du gravierende Datenverluste.
- Artikel- und Kundendaten ungewollt doppelt gepflegt: Nutze Im- und Exportfunktionen, falls zwischen Mandanten mal Daten synchronisiert werden müssen.
- Zugriffsrechte nicht konsequent umgesetzt: Zu großzügige Rechtevergabe führt schnell zu Datenschutzproblemen.
Eine strukturierte Dokumentation Deiner Einstellungen und regelmäßige Kontrollroutinen verhindern, dass solche Fehler ins System schleichen.
Tipps für fortgeschrittene Anwender mit mehreren Mandanten
Wenn Du schon Erfahrung mit JTL gesammelt hast und zwei Mandanten routiniert steuerst, kannst Du weitere Vorteile für Dein Unternehmen herausholen:
- APIs und Automatisierung: Über die JTL-Wawi-API sind individuell aufgesetzte Automatismen zur Synchronisation oder Auswertung mandantenübergreifender Daten möglich (z. B. Lagerbestände, Bestellimport).
- Schulungsunterlagen für Dein Team: Notiere spezifische Abläufe für jeden Mandanten, dann gibt es weniger Rückfragen und Fehler.
- Integration externer Tools: Nutze spezielle Tools für mandantenübergreifende Analysen, Buchhaltung oder Logistik.
Worauf Du bei Updates und Support im Multi-Mandanten-Betrieb achten solltest
Komplexe Strukturen verlangen besondere Sorgfalt beim Patchen und Updaten Deines Systems:
- Teste Updates immer zuerst in einer Testumgebung, insbesondere wenn mehrere Mandanten betroffen sind.
- Prüfe, ob Anpassungen an Templates, Workflows oder API-Funktionen mandantenübergreifend Auswirkungen haben.
- Ein zuverlässiger Partner oder IT-Dienstleister mit JTL-Erfahrung hilft bei größeren Änderungen oder Migrationen.
Schlussbild – Fazit: Klare Strukturen für Dein Wachstum
Die Verwaltung von 2 Mandanten in JTL Wawi schafft nicht nur Ordnung, sondern ist die Grundlage für echte Flexibilität und Skalierbarkeit. Egal ob Du verschiedene Marken separat steuern, internationale Märkte bespielen oder unterschiedliche Geschäftsbereiche rechtssicher verwalten willst – die Mehrmandantenfähigkeit in JTL Wawi bietet Dir das richtige Fundament.
Sorgfältige Planung, strukturiertes Anlegen und die konsequente Trennung von Daten und Prozessen sind der Schlüssel. Mit den richtigen Einstellungen und Verantwortlichkeiten wird die Handhabung im Alltag zum Vorteil – und aus administrativem Mehraufwand wird ein strukturierter, leistungsfähiger Workflow.
So behältst Du stets die Kontrolle, profitierst von klarer Übersicht und kannst flexibel wachsen – ohne Kompromisse bei Rechtssicherheit, Effizienz oder Transparenz. JTL Wawi 2 Mandanten: Die clevere Basis für Deinen unternehmerischen Erfolg im E-Commerce.
