JTL Servicedesk

JTL Servicedesk: Alles, was JTL-Shop-Besitzer zur Abkündigung wissen müssen und wie der Wechsel zu einer neuen Lösung gelingt

Als JTL-Shop-Betreiber weißt du, wie wichtig eine zentrale und gut organisierte Kommunikation mit deinen Kunden und Lieferanten ist. Der JTL-Servicedesk war für viele Unternehmen, die JTL-Wawi nutzen, ein zentrales Tool, das genau das ermöglichte. Mit ihm konntest du eingehende Anfragen einfach organisieren, automatisiert als Tickets erfassen und effizient bearbeiten. Doch am 31. Januar 2025 endet der Support für den JTL-Servicedesk. Es ist also wichtig, sich frühzeitig mit der Nachfolge und den möglichen Alternativen zu beschäftigen, um deinen Kundenservice und die internen Abläufe reibungslos weiterführen zu können. Hier erfährst du, was die Abkündigung für dich bedeutet und wie du den Übergang optimal gestalten kannst.

Was ist der JTL-Servicedesk und welche Funktionen bot er?

Der JTL-Servicedesk, eingebettet in die JTL-Wawi, ermöglichte es dir, alle eingehenden Anfragen deiner Kunden und Partner in einem System zu bündeln und effizient zu verwalten. Anfragen, die über unterschiedliche Kanäle wie E-Mail oder über Kontaktformulare eingehen, wurden hier automatisch als Tickets angelegt. Das bedeutet, dass du in deiner täglichen Arbeit nicht zwischen mehreren Plattformen springen musstest und der Überblick über offene Anfragen immer gewahrt blieb.

Hier einige der Hauptfunktionen des JTL-Servicedesks:

1. Automatisierte Ticketerstellung: Eingehende E-Mails wurden automatisch als Tickets erfasst und den richtigen Kategorien zugeordnet. So wurden auch große Anfragevolumen gut strukturiert und priorisiert.
2. Kategorisierung und Filterung durch Labels: Jedes Ticket konnte mit spezifischen Labels versehen werden, was die Kategorisierung erleichterte. Mit einem schnellen Blick wusstest du sofort, ob es sich um eine Anfrage aus dem Bereich Versand, Rückgabe oder eine allgemeine Kundenfrage handelte.
3. Benutzer- und Zugriffsverwaltung: Innerhalb des Teams konntest du festlegen, wer welche Tickets bearbeitet, weiterleitet oder einsehen darf. Dadurch behielten alle Mitarbeiter stets den Überblick und arbeiteten effizient zusammen.
4. Kunden- und Lieferanten-Management: Der Servicedesk war nicht nur für den Kundenservice gedacht, sondern auch für die Kommunikation mit Lieferanten und Partnern.

Durch diese Funktionen bot der JTL-Servicedesk eine umfassende Lösung für das Kunden- und Partner-Management. Gleichzeitig half er, die Antwortzeiten zu optimieren und Kundenanfragen strukturiert und zufriedenstellend zu bearbeiten. Für dich als JTL-Shop-Betreiber bedeutete das ein effizientes Kundenmanagement und eine Verbesserung der Servicequalität.

Warum wird der JTL-Servicedesk abgekündigt?

JTL hat die Entscheidung getroffen, den Servicedesk ab dem 31. Januar 2025 nicht mehr weiterzuführen und den Support einzustellen. Eine der Hauptbegründungen dafür ist der Fokus auf eine Partnerschaft mit GREYHOUND, einem Anbieter für Kommunikations- und Ticketlösungen. Statt eigene Ressourcen in die Weiterentwicklung des Servicedesks zu stecken, will JTL durch diese strategische Partnerschaft sicherstellen, dass JTL-Kunden weiterhin Zugang zu einer modernen, ausgereiften Kommunikationsplattform haben, die speziell für den Kundenservice entwickelt wurde.

Die Abkündigung betrifft alle JTL-Wawi-Nutzer, die den Servicedesk nutzen. Wenn du also bislang auf das Ticketsystem von JTL gesetzt hast, ist es ratsam, dich frühzeitig auf die Umstellung vorzubereiten und eine Alternative wie GREYHOUND oder eine andere geeignete Lösung in Betracht zu ziehen.

Was bedeutet die Abkündigung für deinen JTL-Shop?

Für JTL-Shop-Betreiber bedeutet die Abkündigung, dass du spätestens bis Januar 2025 eine neue Lösung für die Verwaltung deiner Kundenanfragen finden solltest. Ein nahtloser Übergang ist dabei wichtig, um die Effizienz im Kundenservice zu erhalten und einen reibungslosen Service für deine Kunden sicherzustellen.

Die folgenden Aspekte solltest du dabei im Blick haben:

• Analyse deiner bisherigen Nutzung: Überprüfe, welche Funktionen du im JTL-Servicedesk regelmäßig genutzt hast und welche Funktionen unverzichtbar sind.
• Ermittlung der neuen Anforderungen: Wenn du dich für eine andere Software entscheidest, prüfe, ob diese alle Funktionen abdeckt, die du brauchst. Dazu gehört auch die Möglichkeit, Anfragen automatisiert als Tickets zu erfassen und verschiedene Zugriffsrechte zu vergeben.
• Übertragung und Integration von Daten: Da im JTL-Servicedesk viele wertvolle Daten gespeichert sind, wie Kundenanfragen und Gesprächsverläufe, solltest du frühzeitig planen, wie du diese Daten sicher in eine neue Lösung überführen kannst.

GREYHOUND als empfohlene Alternative

JTL empfiehlt GREYHOUND als Nachfolgelösung. GREYHOUND ist auf die Anforderungen des Kundenservice spezialisiert und bietet umfassende Funktionen, die dem JTL-Servicedesk ähneln, aber auch darüber hinausgehen. Für dich als JTL-Shop-Betreiber könnte ein Wechsel zu GREYHOUND besonders interessant sein, da es nahtlos in die JTL-Wawi integriert werden kann und eine Vielzahl von Kommunikationsmöglichkeiten bietet.

Die Hauptfunktionen von GREYHOUND im Überblick:

1. Multichannel-Kommunikation: GREYHOUND unterstützt die Kommunikation über verschiedene Kanäle – sei es per E-Mail, Social Media, Telefon oder Chat. Das erleichtert dir die Kundenbetreuung, da alle Anfragen zentral verwaltet werden können.
2. Automatisierungen und Workflows: GREYHOUND bietet viele Automatisierungsmöglichkeiten, sodass wiederkehrende Aufgaben und Prozesse automatisch ablaufen können. Dadurch sparst du Zeit und reduzierst potenzielle Fehlerquellen.
3. Erweiterte Filter- und Labelmöglichkeiten: GREYHOUND ermöglicht dir eine noch detailliertere Kategorisierung und Filterung der Tickets als der bisherige JTL-Servicedesk, sodass du und dein Team den Überblick behalten.
4. Datenanalyse und Reporting: Du kannst genau analysieren, wie viele Anfragen in welcher Zeit bearbeitet werden und wie die Kundenzufriedenheit sich entwickelt. Diese Daten helfen dir, den Kundenservice kontinuierlich zu verbessern.

Durch die umfassenden Funktionen und die Spezialisierung auf das Kundenmanagement stellt GREYHOUND eine leistungsstarke Alternative dar, die in der JTL-Umgebung nahtlos weitergeführt werden kann.

Vorbereitungen für den Wechsel

Um den Wechsel auf eine andere Plattform reibungslos zu gestalten, solltest du schrittweise vorgehen:

1. Planung und Auswahl der neuen Software: Vergleiche verschiedene Anbieter und deren Features. GREYHOUND ist eine Empfehlung von JTL, aber möglicherweise passen auch andere Ticketlösungen zu deinen Bedürfnissen.
2. Prozesse analysieren und dokumentieren: Dokumentiere, wie deine aktuellen Prozesse im JTL-Servicedesk ablaufen. Diese Dokumentation hilft dir dabei, die Abläufe in der neuen Software schnell wiederherzustellen.
3. Testen der neuen Lösung: Viele Anbieter bieten Testzugänge oder Demoversionen an. Nutze diese Möglichkeiten, um die Software auf Herz und Nieren zu testen und sicherzustellen, dass sie für deinen Anwendungsfall geeignet ist.
4. Datenmigration: Plane frühzeitig, welche Daten du übernehmen möchtest. Dabei solltest du dich informieren, ob der neue Anbieter Migrationstools oder Support für diesen Prozess anbietet.
5. Schulung und Onboarding deines Teams: Jedes neue System erfordert Schulungen. Plane also ausreichend Zeit ein, damit dein Team sich mit der neuen Software vertraut machen kann und alle Prozesse reibungslos ablaufen.

Kundenservice optimieren: Tipps für die Umstellung

Ein Wechsel des Ticketsystems kann auch eine Chance sein, den Kundenservice zu optimieren. Hier sind einige Tipps, wie du die Umstellung nutzen kannst, um die Servicequalität zu steigern:

• Verbesserte Kundeninteraktionen: Überlege, wie du die Kommunikation mit deinen Kunden noch persönlicher und effizienter gestalten kannst. Zum Beispiel durch die Nutzung von Automatisierungsfunktionen und durch zielgerichtete Follow-up-Nachrichten.
• Nutzerfreundliche Self-Service-Optionen: Viele moderne Ticketing-Systeme bieten Self-Service-Portale für Kunden an. Solche Optionen entlasten dein Team, indem Kunden Antworten auf häufige Fragen schnell selbst finden können.
• Feedback zur Kundenzufriedenheit: Nutze die Gelegenheit, dein Kundenfeedback systematisch zu erfassen und auszuwerten. Das gibt dir wertvolle Einblicke in die Zufriedenheit und Wünsche deiner Kunden.
• Berichte und KPI-Tracking: Mit detaillierten Berichten und KPI-Tracking kannst du wichtige Kennzahlen wie die Bearbeitungszeiten, die Ticketanzahl und die Kundenzufriedenheit im Blick behalten und gezielt verbessern.

Fazit

Die Abkündigung des JTL-Servicedesks ist für viele Shop-Betreiber ein bedeutender Schritt, da das Tool fester Bestandteil der täglichen Kundenkommunikation ist. Die frühzeitige Vorbereitung auf eine neue Lösung und die Auswahl einer geeigneten Alternative wie GREYHOUND kann jedoch eine echte Chance sein, den Kundenservice weiter zu professionalisieren und Prozesse zu optimieren.

Indem du die neuen Funktionen der Alternativen nutzt und deinen Wechsel sorgfältig planst, stellst du sicher, dass dein Kundenservice effizient bleibt und du weiterhin für deine Kunden erreichbar bist – und das in einer modernen, leistungsstarken Umgebung.