Digitale Dokumentenarchivierung: JTL und ecoDMS im Praxiseinsatz

Papierchaos war gestern: In einer zunehmend digitalisierten Handelswelt wird eine zuverlässige, gesetzeskonforme und gleichzeitig flexible Dokumentenarchivierung immer wichtiger. Vor allem für Online-Händler, die mit JTL-Wawi arbeiten, stellt sich früher oder später die Frage: Wie archiviere ich meine Rechnungen und Belege rechtssicher – ohne manuelles Suchen, Sortieren oder Ablegen?

Genau hier kommt die Kombination aus JTL und ecoDMS ins Spiel. ecoDMS ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), das sich perfekt mit JTL-Software integrieren lässt und Dir dabei hilft, Deine Geschäftsunterlagen revisionssicher und effizient zu verwalten. Der erste Teil dieses Artikels zeigt Dir, wie die Integration funktioniert, welche Vorteile sie bietet und wie Du den Archivierungsprozess in der Praxis umsetzt.

Warum eine rechtssichere Archivierung im E-Commerce unverzichtbar ist

Wenn Du JTL-Wawi nutzt, kennst Du das: Mit jeder Bestellung entstehen automatisch Dokumente – Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften oder Versandnachweise. Diese Unterlagen müssen laut GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) für mehrere Jahre revisionssicher archiviert werden. Das heißt:

• Sie müssen unveränderbar gespeichert werden

• Jeder Zugriff und jede Änderung muss dokumentiert sein

• Die Unterlagen müssen jederzeit auffindbar und lesbar sein

Ein normales Dateiablagesystem auf dem Server oder in der Cloud reicht dafür nicht aus. Genau deshalb setzen viele Händler auf ein DMS wie ecoDMS, das speziell für solche Anforderungen entwickelt wurde.

JTL und ecoDMS – ein starkes Duo

Die Verbindung von JTL-Wawi und ecoDMS bringt gleich mehrere Vorteile mit sich – vor allem dann, wenn Du nach einer Lösung suchst, die einfach zu bedienen, kosteneffizient und GoBD-konform ist. Sobald Du ecoDMS mit Deiner JTL-Warenwirtschaft verbunden hast, kannst Du automatisch:

• Rechnungen und Lieferscheine direkt beim Erstellen archivieren

• Belege verschlagworten und so schneller wiederfinden

• Dokumente workflowbasiert bearbeiten und freigeben

• Zugriffsrechte für verschiedene Benutzer festlegen

Du arbeitest in JTL wie gewohnt weiter – ecoDMS läuft im Hintergrund mit und sorgt dafür, dass alle relevanten Dokumente sicher und strukturiert abgelegt werden.

Der Weg zum digitalen Archiv: So richtest Du die Verbindung ein

Die Integration von JTL-Wawi mit ecoDMS ist technisch überschaubar, erfordert aber ein paar vorbereitende Schritte. Die wichtigsten Punkte sind:

1. Installiere ecoDMS auf Deinem Server oder in der Cloud.
   Dabei solltest Du darauf achten, dass sowohl ecoDMS als auch die JTL-Umgebung auf dem gleichen System oder über das Netzwerk erreichbar sind.

2. Richte in ecoDMS passende Dokumentenarten und Klassifizierungen ein.
   Damit Rechnungen aus JTL automatisch richtig zugeordnet werden, solltest Du vorher z. B. Kategorien wie „Rechnung“, „Lieferschein“, „Gutschrift“ usw. anlegen.

3. Stelle den Speicherpfad in JTL-Wawi korrekt ein.
   Das ist einer der wichtigsten Schritte: In JTL-Wawi kannst Du unter Admin > Firmen > Druck-/E-Mail-/Exportvorlagen festlegen, wo Rechnungen gespeichert werden. Dieser Pfad sollte exakt mit dem überwachten Ordner von ecoDMS übereinstimmen.

4. Nutze Automatisierung über Druckvorlagen oder Tools.
   In JTL-Wawi hast Du die Möglichkeit, beim Druck oder Export automatisch PDF-Dokumente in einen bestimmten Ordner abzulegen. ecoDMS kann diesen Ordner überwachen und die Dateien direkt ins Archiv übernehmen – inklusive OCR-Erkennung und automatischer Verschlagwortung.

Praxisbeispiel: Rechnung speichern und automatisch archivieren

Ein typischer Anwendungsfall sieht so aus:

• Ein Kunde bestellt ein Produkt in Deinem Shop.

• Du erstellst in JTL-Wawi die Rechnung, die automatisch als PDF im definierten Speicherpfad abgelegt wird.

• ecoDMS erkennt das neue Dokument, liest relevante Informationen aus (z. B. Kundennummer, Rechnungsdatum) und archiviert es in der passenden Kategorie.

• Du oder Dein Team könnt die Rechnung später ganz einfach über die ecoDMS-Oberfläche suchen – z. B. per Stichwort oder Volltextsuche.

Das spart Zeit, sorgt für Klarheit und reduziert die Fehleranfälligkeit im Vergleich zu manuellen Ablageprozessen erheblich.

So nutzt Du ecoDMS mit JTL-Wawi effizient im Alltag

Sobald die Grundintegration steht, entfaltet sich das volle Potenzial der Archivierungslösung im Tagesgeschäft. Denn ecoDMS ist mehr als ein reines Ablagetool – es hilft Dir, den Überblick über Deine Dokumente zu behalten, Abläufe zu beschleunigen und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern.

Intelligente Suchfunktionen für mehr Effizienz

Gerade wenn Du viele Kunden oder Lieferanten betreust, ist die schnelle Auffindbarkeit von Dokumenten entscheidend. Dank der integrierten OCR-Texterkennung liest ecoDMS automatisch Inhalte aus PDFs aus. Dadurch kannst Du:

• nach Kundennummern, Rechnungsbeträgen oder Artikelnummern suchen

• Dokumente über Schlagworte oder Zeiträume filtern

• auch E-Mails, gescannte Briefe oder sonstige Anhänge komfortabel durchsuchen

Das spart enorm viel Zeit, vor allem im Kundenservice oder bei Rückfragen durch das Finanzamt.

Zugriff und Sicherheit: Dokumente rollenbasiert verwalten

Ein häufig unterschätzter Vorteil von ecoDMS ist das Rechtemanagement. Du kannst exakt steuern, welcher Mitarbeiter auf welche Dokumentenarten Zugriff hat – zum Beispiel:

• Die Buchhaltung darf alle Rechnungen und Gutschriften einsehen.

• Der Kundenservice sieht nur Lieferscheine oder Korrespondenzen.

• Die Geschäftsführung hat vollen Zugriff auf alle Archivbereiche.

So stellst Du sicher, dass sensible Informationen nur dort landen, wo sie hingehören – und behältst dennoch jederzeit die Kontrolle.

Automatisierte Workflows: Weniger Handarbeit, mehr Überblick

Ein weiterer Pluspunkt ist die Möglichkeit, Workflows zu automatisieren. ecoDMS kann z. B. so eingestellt werden, dass:

• eingehende Belege automatisch einer bestimmten Kategorie zugeordnet werden

• Freigaben per Klick oder Zeitvorgabe erfolgen

• Aufgaben an bestimmte Teammitglieder delegiert werden

Das reduziert manuelle Arbeitsschritte auf ein Minimum – und sorgt dafür, dass kein Dokument verloren geht oder unbearbeitet bleibt.

Was Du beim Speichern von Rechnungen in JTL-Wawi beachten solltest

Ein häufiges Problem im Alltag: Rechnungen werden zwar erstellt, aber nicht am richtigen Ort gespeichert – oder werden durch manuelles Umbenennen unbrauchbar für die automatische Archivierung. Deshalb ist es wichtig, den Pfad zum Rechnungsspeicher in JTL-Wawi korrekt zu setzen. Hier einige Tipps:

• Verwende einen einheitlichen Ordner, der von ecoDMS überwacht wird – z. B. C:\Archivierung\Rechnungen.

• Stelle sicher, dass JTL-Wawi PDFs automatisch und mit festen Dateinamen ablegt (z. B. Rechnung_Kunde123_2025-04-03.pdf).

• Verzichte darauf, die PDFs manuell zu verschieben oder umzubenennen, bevor sie von ecoDMS verarbeitet wurden.

Wenn Du das beachtest, kannst Du Dir eine stabile und weitgehend wartungsfreie Archivlösung aufbauen, die problemlos mit Deinem JTL-Wachstum mithält.

Wie Du den Umstieg auf ecoDMS optimal vorbereitest

Wenn Du noch nicht mit ecoDMS arbeitest, aber darüber nachdenkst, umzusteigen, solltest Du folgende Punkte berücksichtigen:

1. Datenbestände analysieren: Welche Dokumente sollen archiviert werden? Nur neue oder auch historische?

2. Strukturen definieren: Welche Kategorien und Benutzerrechte brauchst Du?

3. Systemvoraussetzungen prüfen: Reichen Serverleistung, Speicherplatz und Netzwerk aus?

4. Mitarbeiter einbinden: Plane Schulungen ein, damit alle die Software sicher bedienen können.

Die Einführung sollte gut geplant sein – ist aber in der Regel innerhalb weniger Tage realisierbar, besonders wenn Du bereits mit JTL-Wawi arbeitest.

Fazit

Die Verbindung von JTL-Wawi und ecoDMS ist eine extrem hilfreiche Lösung für alle, die im E-Commerce tätig sind und ihre Dokumentenverwaltung auf ein neues Level heben wollen. Du profitierst von:

• automatischer und GoBD-konformer Archivierung,

• besserer Suchbarkeit und Nachvollziehbarkeit,

• reduzierter Fehleranfälligkeit,

• klar geregeltem Zugriff auf sensible Unterlagen,

• und einer effizienteren Teamarbeit.

Egal ob Du gerade erst in den E-Commerce startest oder bereits ein etabliertes Online-Business betreibst – mit ecoDMS und JTL-Wawi hast Du ein starkes Setup, das Dir nicht nur den Alltag erleichtert, sondern auch rechtlich auf der sicheren Seite steht.

Wenn Du Deine Dokumentenprozesse nachhaltig verbessern willst, ist jetzt der perfekte Zeitpunkt, um auf ein modernes Dokumentenmanagementsystem umzusteigen.