Xentral Shopware Integration: So verbindest du Shopware 6 mit Xentral

Es ist Montagmorgen, 8:37 Uhr. Dein Wochenend-Sale war erfolgreich – 127 neue Bestellungen warten in Shopware. Gleichzeitig zeigt dein Lager im ERP einen völlig anderen Bestand. Du öffnest die erste Bestellung, kopierst Kundendaten, Artikelnummern und Mengen manuell ins ERP, wechselst zurück zu Shopware, zur nächsten Bestellung. Nach der fünften Bestellung merkst du: Das dauert Stunden. Genau hier setzt eine Shopware Agentur mit Xentral Shopware an – die Schnittstelle, die deinen Shopware-Shop und dein Xentral ERP nahtlos verbindet und dir das manuelle Chaos erspart.

In diesem Artikel zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du Xentral Shopware einrichtest, welche Daten synchronisiert werden, welche technischen Mechanismen dahinterstehen, welche Stolpersteine du vermeiden kannst und wie du sicher live gehst – ohne dass dein laufendes Geschäft darunter leidet.

Welche Probleme die Xentral Shopware Integration im Tagesgeschäft löst

Bevor wir in die technische Einrichtung einsteigen, klären wir, warum du überhaupt eine Xentral Shopware Integration brauchst. Jede Bestellung, die in Shopware eingeht, wird automatisch als Auftrag in Xentral angelegt – inklusive aller Kundendaten, Artikelpositionen und Zahlungsinformationen. Dein Lagerbestand in Xentral wird in Echtzeit an Shopware übermittelt, sodass deine Kunden immer sehen, was verfügbar ist. Sobald ein Auftrag kommissioniert und versendet ist, sendet Xentral den Versandstatus und die Trackingnummer automatisch zurück an Shopware – dein Kunde erhält eine Benachrichtigung, und dein Support wird entlastet.

Das Ergebnis: Weniger manuelle Arbeit, weniger Überverkäufe, weniger „Wo ist mein Paket?"-Anfragen und vor allem mehr Zeit für Wachstum und strategische Aufgaben. Die Xentral Shopware Schnittstelle ist kein Marketing-Gimmick, sondern ein echtes Arbeitswerkzeug für alle, die ihren E-Commerce-Alltag professionalisieren wollen.

Brauche ich Xentral und Shopware wirklich? Entscheidungshilfe und Abgrenzung

Nicht jedes Unternehmen braucht sofort eine ERP-Integration. Wenn du nur wenige Bestellungen pro Tag hast, ein sehr kleines Sortiment verwaltest und Versand sowie Retouren manuell abwickelst, reicht dir eventuell ein CSV-Export oder eine manuelle Pflege. Aber sobald eine oder mehrere der folgenden Situationen auf dich zutreffen, wird eine Integration sinnvoll:

• Du hast mehr als wenige Bestellungen pro Tag und der manuelle Aufwand wächst spürbar
• Du betreibst ein eigenes Lager oder mehrere Lager und musst Bestände konsistent halten
• Du verkaufst über mehrere Kanäle (Multichannel) und möchtest zentral steuern
• Dein Sortiment hat viele SKUs, Varianten oder komplexe Preislogiken
• Mehrere Teammitglieder arbeiten im Backoffice und brauchen klare, strukturierte Prozesse
• Du willst skalieren, ohne jedes Mal neues Personal für Datenpflege einzustellen

Wann reicht ein Plugin oder ein CSV-Export statt einer vollständigen Integration? Oft dann, wenn du nur einmal täglich Bestände oder Artikel exportieren musst, Versandstatus manuell okay sind und du kaum Varianten oder komplexe Preisstrukturen hast. Sobald du jedoch Echtzeit-Bestände brauchst, automatische Auftragsanlage, Status- und Tracking-Feedback oder Skalierung ohne zusätzliches Personal – dann ist die Xentral Shopware Integration die richtige Lösung.

Realistischer Aufwand und Kostenrahmen

Bevor du startest, solltest du wissen, wie viel Zeit und Ressourcen du einplanen musst. Der Aufwand hängt stark von deiner Setup-Komplexität ab:

• Basis-Setup (ein Sales Channel, Standardfelder, einfache Prozesse): meist 1–3 Tage inklusive Tests
• Mittel-Setup (mehrere Sales Channels, Varianten, Preisgruppen, Versandmapping): meist 3–10 Tage
• Komplex-Setup (B2B-Logik, Multi-Währung, Custom Fields, spezielle Steuern, mehrere Lager, individuelle Workflows): meist 2–6 Wochen oder länger

Wichtig: Der größte Zeitfresser ist nicht das „Connector installieren", sondern das Mapping, die Datenqualität und Customizing. Plane also genug Puffer ein und teste gründlich, bevor du live gehst.

Welche Daten werden synchronisiert – und in welche Richtung?

Eine der ersten Fragen, die du dir stellen solltest: Was wird eigentlich übertragen, und in welche Richtung? Die Xentral Shopware Schnittstelle synchronisiert typischerweise folgende Datentypen:

Die Richtung hängt davon ab, welches System deine „Single Source of Truth" ist – also wo du Stammdaten pflegst. Wenn du Artikel, Preise und Kategorien in Xentral verwaltest, sollten diese von Xentral nach Shopware gepusht werden. Bestände werden fast immer von Xentral nach Shopware übertragen, da das ERP die Lagerhaltung führt.

Single Source of Truth: Warum das so wichtig ist

Bevor du die Integration aktivierst, musst du eine zentrale Entscheidung treffen: Wo werden welche Stammdaten gepflegt? Wenn du Artikel sowohl in Xentral als auch in Shopware änderst, entstehen Konflikte – Daten überschreiben sich gegenseitig, und du verlierst den Überblick. Definiere daher klar:

• Artikelstammdaten (Titel, Beschreibung, Varianten): Xentral oder Shopware?
• Preise und Preisgruppen: Xentral oder Shopware?
• Bestände: In der Regel immer Xentral (führend)
• Kategorien und Artikelbaum: Xentral oder Shopware?

Nur eine Quelle pro Datentyp – das verhindert Chaos und spart dir später viel Ärger. Dokumentiere diese Entscheidungen schriftlich und kommuniziere sie im Team, damit niemand versehentlich doppelt pflegt.

Technische Grundlagen: Sync-Mechanik, Cron, Queue und Konfliktauflösung

Jetzt wird es technischer – aber keine Sorge, ich halte es praxisnah. Die Xentral Shopware Integration basiert auf der Shopware 6 Admin API (REST-basiert). Xentral agiert als Client und sendet HTTP-Requests an deine Shopware-Instanz oder holt Daten ab.

Sync-Mechanik: Push versus Pull

Es gibt zwei grundlegende Mechanismen:

• Push (Xentral → Shopware): Xentral sendet aktiv Daten an Shopware – zum Beispiel Artikel, Preise, Bestände. Vorteil: schnell, kontrolliert. Nachteil: Xentral muss wissen, wann etwas geändert wurde
• Pull (Shopware → Xentral): Xentral fragt regelmäßig bei Shopware nach neuen Daten – zum Beispiel Bestellungen. Vorteil: Xentral hat die Kontrolle. Nachteil: kann API-Limits belasten, wenn zu häufig gepullt wird

In der Praxis nutzt die Integration meist eine Kombination: Artikel, Preise und Bestände werden von Xentral gepusht, Bestellungen werden von Shopware gepullt (oder per Webhook übermittelt, sofern eingerichtet).

Cron und Queue: Wann und wie oft wird synchronisiert?

Xentral nutzt interne Cron-Jobs oder Queue-Worker, um regelmäßig Synchronisationsaufgaben auszuführen. Du kannst einstellen, wie oft zum Beispiel Bestände exportiert oder Bestellungen importiert werden – typische Intervalle sind 5, 10, 15 oder 30 Minuten. Wichtig: Je kürzer das Intervall, desto höher die API-Last. Prüfe die API-Rate-Limits deiner Shopware-Instanz (abhängig von Hosting und Plan) und plane entsprechend. Für kritische Bestände (zum Beispiel begrenzte Ware) empfiehlt sich ein kurzes Intervall (5–10 Min), für unkritische Artikel reicht 30 Min oder länger.

Konfliktauflösung: Was passiert bei Kollisionen?

Konflikte entstehen, wenn beide Systeme denselben Datensatz gleichzeitig ändern wollen. Beispiel: Ein Artikel wird in Xentral umbenannt, während in Shopware jemand den Preis ändert. Die Integration muss wissen, wer „gewinnt". Typische Strategien:

• Last Write Wins: Der letzte Schreibzugriff überschreibt den vorherigen – einfach, aber riskant bei parallelen Änderungen
• Führendes System: Das definierte Single-Source-System überschreibt immer das andere – empfohlen für klare Prozesse
• Manuelle Review: Bei kritischen Konflikten (zum Beispiel Bestellstornos) wird ein Fehler geloggt und manuelles Eingreifen nötig

Definiere vor Go-live, welche Strategie für welche Datentypen gilt, und dokumentiere sie.

Idempotenz: Doppelte Importe vermeiden

Idempotenz bedeutet: Dieselbe Operation mehrmals auszuführen, hat dasselbe Ergebnis wie einmal. Wichtig bei Bestellungen: Wenn ein Auftrag aus Shopware geholt wird, darf er nicht doppelt in Xentral angelegt werden, wenn der Import-Job zweimal läuft. Xentral nutzt dafür eindeutige IDs (zum Beispiel Shopware-Order-ID) und prüft vor jedem Import, ob der Auftrag schon existiert. Stelle sicher, dass diese Duplikatprüfung aktiv ist.

Xentral Shopware einrichten: Vorbereitung in Shopware 6

Jetzt wird es konkret. Bevor du die Verbindung in Xentral anlegst, musst du Shopware 6 vorbereiten. Das klingt technischer, als es ist – folge einfach diesen Schritten:

Schritt 1: Admin-Nutzer in Shopware 6 anlegen

Xentral benötigt Zugriff auf deine Shopware-API. Dafür legst du einen technischen Nutzer mit API-Zugang an:

1. Öffne dein Shopware 6 Backend
2. Gehe zu Einstellungen → System → Integrationen
3. Klicke auf Integration hinzufügen
4. Vergib einen aussagekräftigen Namen, zum Beispiel „Xentral API"
5. Stelle sicher, dass die nötigen Berechtigungen gesetzt sind: Produkte (Lesen und Schreiben), Bestellungen (Lesen und Schreiben), Kategorien (Lesen und Schreiben), Kunden (Lesen), Eigenschaften (Lesen und Schreiben). Gib nur die Rechte, die wirklich nötig sind – Prinzip der minimalen Berechtigung für maximale Sicherheit
6. Speichere die Integration und notiere dir Access Key ID und Secret Access Key – diese brauchst du gleich in Xentral

Tipp: Verwende niemals deinen persönlichen Admin-Account für die API-Integration. Ein separater technischer Nutzer ist sicherer und lässt sich bei Bedarf einfacher widerrufen oder anpassen.

Schritt 2: API-Endpoint und Sales Channels prüfen

Deine Shopware-API-URL lautet in der Regel: https://deinshop.de/api

Prüfe außerdem, welche Sales Channels (Verkaufskanäle) du in Shopware hast. Sales Channels repräsentieren zum Beispiel deinen B2C-Shop, einen B2B-Bereich, verschiedene Sprachen oder Länder. Notiere dir die Namen oder IDs – du wirst sie später in Xentral zuordnen. Gehe dazu in Shopware zu Verkaufskanäle und liste alle aktiven Channels auf.

Xentral Shopware verbinden: Einrichtung in Xentral und Testmodus

Jetzt kommt der spannende Teil: Du verbindest Xentral mit Shopware. Logge dich in dein Xentral ERP ein und folge diesen Schritten:

Schritt 1: Neuen Onlineshop in Xentral anlegen

1. Gehe in Xentral zu Administration → Onlineshops & Marktplätze
2. Klicke auf Neuer Eintrag und wähle Shopware 6 aus der Liste
3. Trage die API-Daten aus Shopware ein: API URL (zum Beispiel https://deinshop.de/api), Access Key ID und Secret Access Key aus Shopware
4. Gib einen internen Namen für den Shop an, zum Beispiel „Hauptshop B2C"

Schritt 2: Verbindung testen

Klicke auf Verbindung testen. Wenn alles korrekt eingerichtet ist, zeigt Xentral dir eine Erfolgsmeldung und listet die erkannten Sales Channels auf. Falls nicht, prüfe:

• API-URL korrekt (inkl. /api am Ende)?
• Access Keys richtig kopiert (keine Leerzeichen)?
• Firewall oder IP-Whitelist blockiert Xentral?
• Berechtigungen in Shopware korrekt gesetzt?

Schritt 3: Demo- oder Testmodus aktivieren (sehr wichtig!)

Wenn du einen bestehenden, laufenden Shop hast, aktiviere nicht sofort „Automatisch Aufträge abholen" oder „Automatisch Artikel exportieren". Nutze stattdessen den Testmodus oder deaktiviere die Automatik und führe die ersten Synchronisationen manuell durch. Sonst riskierst du, dass Bestände, Preise oder Bestellungen ungewollt überschrieben oder mehrfach importiert werden.

Der Testmodus erlaubt dir, die Integration schrittweise zu konfigurieren, ohne dass live Daten beeinflusst werden. Das ist Gold wert, wenn du noch am Mapping oder an Einstellungen feilst.

Mapping und Datenmodell: Steuern, Versandarten, Zahlungsarten, Währungen

Einer der wichtigsten (und oft unterschätzten) Schritte ist das Mapping – also die Zuordnung, welche Daten aus Xentral auf welche Felder in Shopware (und umgekehrt) gemappt werden. Hier entscheidet sich, ob deine Integration sauber läuft oder ob du ständig Inkonsistenzen hast.

Steuern und Mehrwertsteuer

Shopware 6 arbeitet mit Tax Rules – du definierst Steuersätze (zum Beispiel 19 Prozent, 7 Prozent, 0 Prozent) und ordnest sie Produkten zu. Xentral hat ebenfalls Steuersätze pro Artikel. Wichtig: Stelle sicher, dass beide Systeme dieselben Steuersätze verwenden und dass das Mapping korrekt ist. Beispiel: Artikel in Xentral hat Steuersatz „19 Prozent" – dieser muss auf die Shopware Tax Rule „Standardsteuersatz 19 Prozent" gemappt werden. Bei B2B-Kunden (Netto-Preise, gegebenenfalls Reverse Charge) musst du prüfen, ob Xentral den Steuersatz korrekt übermittelt oder ob Shopware ihn selbst berechnet (abhängig von Kundenland und USt-IdNr.).

Versandarten

Shopware kennt verschiedene Versandarten (zum Beispiel DHL, UPS, Hermes, Express). Xentral hat ebenfalls Versandarten. Du musst diese manuell mappen: Welche Shopware-Versandart entspricht welcher Xentral-Versandart? Gehe dazu in Xentral in die Shop-Einstellungen und lege ein Versandarten-Mapping an. Beispiel: Shopware „DHL Standard" → Xentral „DHL Paket". Nur so weiß Xentral, welchen Versanddienstleister es für den Auftrag nutzen soll. Wenn du hier tiefer einsteigen willst, hilft dir auch ein Überblick zum Versand in Shopware, um typische Versand-Setups und Stolpersteine zu vermeiden.

Zahlungsarten

Gleiches gilt für Zahlungsarten. Shopware kennt zum Beispiel Vorkasse, PayPal, Rechnung, Lastschrift. Xentral hat eigene Zahlungsarten-Stammdaten. Mappe diese korrekt, damit in Xentral klar ist, ob ein Auftrag bezahlt ist oder nicht. Wichtig: Der Zahlungsstatus aus Shopware (zum Beispiel „paid", „open", „pending") muss ebenfalls übertragen werden – nur so kannst du in Xentral zwischen bezahlten und unbezahlten Aufträgen unterscheiden.

Währungen und Multi-Währung

Wenn du mehrere Währungen nutzt (zum Beispiel EUR, USD, CHF), muss das Mapping ebenfalls stimmen. Shopware überträgt die Währung pro Bestellung. Xentral muss diese Währung kennen und korrekt zuordnen können. Prüfe, ob alle Währungen in Xentral angelegt sind und ob Wechselkurse (falls relevant) aktuell sind. Rounding: Achte auf Rundungsregeln – manche Währungen runden auf 2 Nachkommastellen, andere auf 0. Definiere, wo gerundet wird (Shopware oder Xentral) und ob Cent-Differenzen akzeptabel sind (meist ja, aber dokumentiere es).

Custom Fields und Eigenschaften

Shopware 6 erlaubt Custom Fields (benutzerdefinierte Felder) pro Produkt, Kunde, Bestellung. Wenn du diese nutzt, musst du sie explizit mappen. Beispiel: Du hast in Shopware ein Custom Field „Liefertermin" – dieses soll in Xentral im Feld „Wunschliefertermin" landen. Definiere diese Zuordnung in den Xentral-Einstellungen unter „Feldmapping" oder „Custom Fields". Nicht alle Custom Fields müssen übertragen werden – fokussiere auf die geschäftskritischen. Gerade bei Produktdaten lohnt sich außerdem ein genauer Blick auf Shopware-Eigenschaften, damit Varianten, Merkmale und Filter später sauber funktionieren.

Go-live ohne Chaos: Aktivierung, Tests, typische Stolpersteine

Du hast die Verbindung eingerichtet, jetzt geht es ans Eingemachte: Wie bringst du die Integration sicher live, ohne dass dein Tagesgeschäft leidet?

Empfohlene Aktivierungsreihenfolge (Step-by-Step)

Hier ist ein bewährter Plan, den du Schritt für Schritt abarbeiten kannst:

1. Kategorien und Artikelbaum übertragen: Starte damit, den Artikelbaum (Kategorien) von Xentral nach Shopware zu übertragen. Damit existieren die Strukturen schon, bevor du Artikel überträgst
2. Einen Testartikel übertragen: Wähle einen einzelnen, einfachen Artikel aus und übertrage ihn manuell. Prüfe in Shopware, ob Titel, Preis, Beschreibung, Bild und Kategorie korrekt ankommen
3. Einen Variantenartikel übertragen: Teste als nächstes einen Artikel mit Varianten (zum Beispiel T-Shirt in Größe S, M, L). Stelle sicher, dass die Variantenübertragung in den Einstellungen aktiviert ist und das Mapping stimmt
4. Testbestellung durchführen: Lege in Shopware eine Testbestellung an (am besten mit echten Daten, die du später leicht erkennst). Importiere die Bestellung manuell in Xentral und prüfe, ob Kundendaten, Positionen, Preise und Steuern korrekt übernommen wurden
5. Versandstatus und Tracking testen: Kommissioniere den Testauftrag in Xentral, erstelle ein Versandlabel und setze den Status auf „versendet". Prüfe, ob Shopware den Status und die Trackingnummer erhält und ob der Kunde eine E-Mail bekommt
6. Bestände synchronisieren: Aktiviere die Bestandssynchronisation für einen kleinen Teil deines Sortiments und prüfe, ob die Lagerzahlen in Shopware korrekt ankommen
7. Schrittweise Automatisierung: Erst wenn alle Tests erfolgreich waren, aktiviere die Automatik – zum Beispiel „Neue Aufträge automatisch abholen" und „Geänderte Artikel automatisch exportieren"

Testplan: 10 Must-Have-Testbestellungen

Bevor du live gehst, solltest du verschiedene Szenarien testen. Hier eine Checkliste:

Arbeite diese Testfälle nacheinander ab und dokumentiere die Ergebnisse. Nur so stellst du sicher, dass auch Sonderfälle im Live-Betrieb funktionieren.

Grenzen der Standard-Integration: Retouren, Stornos, Partial Shipments, Payment Handling

Kein System kann alles out-of-the-box – auch die Xentral-Shopware-Integration hat Grenzen. Hier sind die wichtigsten Einschränkungen, die du kennen solltest:

Retouren und RMA (Return Merchandise Authorization)

Die Standard-Integration unterstützt typischerweise keine vollautomatische Rückführung von Retouren aus Shopware nach Xentral. Wenn ein Kunde in Shopware eine Retoure anlegt, musst du diese meist manuell in Xentral erfassen. Workaround: Nutze Shopware-Plugins für Retourenmanagement und synchronisiere via CSV oder stelle sicher, dass dein Team klare Prozesse hat (zum Beispiel täglicher Check der Retouren in Shopware, manuelle Anlage in Xentral). Für größere Volumina kann ein Custom-Entwicklungsprojekt sinnvoll sein.

Stornos und Cancellations

Ähnlich bei Stornos: Wenn ein Auftrag in Shopware storniert wird, wird dieser Status oft nicht automatisch an Xentral übermittelt. Definiere einen manuellen Prozess (zum Beispiel tägliche Kontrolle der stornierten Aufträge in Shopware, manuelle Stornierung in Xentral) oder nutze Webhooks, um Stornos zu erkennen. Wichtig: Dokumentiere diesen Prozess, damit dein Team weiß, was zu tun ist.

Partial Shipments (Teillieferungen)

Teillieferungen – also wenn ein Auftrag in mehreren Paketen versendet wird – sind technisch möglich, aber das Mapping ist komplex. Xentral kann mehrere Lieferscheine pro Auftrag erstellen und jeweils einen Tracking-Code zurückmelden. Shopware muss diese mehrfachen Status-Updates verarbeiten. Teste Teillieferungen gründlich im Testmodus und prüfe, ob der Kunde alle Tracking-Codes erhält. Gegebenenfalls musst du hier Custom-Logik bauen oder manuell nachsteuern.

Payment Handling und Zahlungsstatus

Der Zahlungsstatus (zum Beispiel „paid", „pending", „refunded") wird zwar übertragen, aber nicht immer vollständig bidirektional. Beispiel: Wenn du in Xentral eine Rückerstattung anlegen möchtest, wird diese nicht automatisch in Shopware als „refunded" markiert. Du musst den Status manuell in Shopware setzen oder sicherstellen, dass dein Payment-Provider (zum Beispiel PayPal, Stripe) den Status automatisch updated. Definiere klare Prozesse für Rückerstattungen und dokumentiere, wer was wo einträgt.

Troubleshooting: Häufige Fehlerbilder und schnelle Checks

Auch bei sorgfältiger Vorbereitung können Fehler auftreten. Hier sind die häufigsten Probleme und wie du sie schnell behebst:

Typische API-Fehler verstehen

Wenn du eine Fehlermeldung wie „Error Code 400" siehst, bedeutet das meist: Irgendetwas stimmt mit dem Format oder den Pflichtfeldern nicht. Prüfe:

• Sind alle Pflichtfelder (zum Beispiel Artikelnummer, Preis, Kategorie) befüllt?
• Stimmt das Datenformat (zum Beispiel Dezimaltrennzeichen, Datumsformat)?
• Sind die Rechte korrekt gesetzt?

Error Code 401 bedeutet: Authentifizierung fehlgeschlagen – prüfe Access Keys und Rechte. Error Code 404: Endpoint nicht gefunden – prüfe API-URL. Error Code 429: Rate Limit erreicht – du fragst zu oft die API ab, reduziere die Cron-Frequenz oder optimiere die Requests.

Betrieb, Monitoring und Skalierung (Fortgeschritten)

Du bist live – herzlichen Glückwunsch! Jetzt geht es darum, den Betrieb stabil zu halten und die Integration langfristig zu optimieren.

Monitoring: So behältst du den Überblick

Richte dir eine tägliche Routine ein (dauert 5–10 Minuten):

• Prüfe das Journal in Xentral auf Sync-Fehler
• Kontrolliere, ob neue Bestellungen korrekt importiert wurden
• Checke stichprobenartig Bestände in Shopware versus Xentral
• Achte auf auffällige Fehlermeldungen oder Duplikate

Bei Peak-Zeiten (zum Beispiel Black Friday, Weihnachten) solltest du häufiger prüfen – am besten mehrmals täglich. Definiere intern einen Owner für die Integration: Wer ist verantwortlich, wer reagiert bei Problemen, welche Priorität haben Sync-Fehler?

Alerting und Benachrichtigungen

Richte dir E-Mail-Alerts oder Slack-Benachrichtigungen ein, wenn kritische Fehler auftreten (zum Beispiel API-Verbindung abbricht, Bestellungen nicht importiert werden, Bestände nicht synchronisiert werden). Viele ERPs (inkl. Xentral) bieten solche Benachrichtigungen – aktiviere sie und definiere Empfänger.

KPIs und Kennzahlen

Tracke regelmäßig folgende Kennzahlen:

• Anzahl importierter Bestellungen pro Tag oder Woche
• Anzahl fehlgeschlagener Sync-Versuche
• Durchschnittliche Sync-Dauer (zum Beispiel Zeit von Bestellung in Shopware bis Auftrag in Xentral)
• Anzahl manueller Eingriffe oder Korrekturen
• Überverkäufe (Artikel mit negativem Bestand in Shopware)

Diese KPIs helfen dir, Probleme frühzeitig zu erkennen und die Integration zu optimieren.

Änderungen nur in Wartungsfenstern

Ändere niemals Mapping, Preisgruppen oder Artikelzuordnungen während des laufenden Betriebs – schon gar nicht vor oder während einer großen Aktion. Plane Änderungen in ruhigen Phasen (zum Beispiel nachts, am Wochenende) und kommuniziere sie intern.

Interne Dokumentation

Dokumentiere für dein Team:

• Welches System ist führend für welche Daten?
• Wie ist das Mapping (zum Beispiel welche Shopware-Eigenschaften auf welche Xentral-Felder)?
• Welche Sonderregeln gibt es (zum Beispiel bestimmte Artikel nicht synchronisieren)?
• Welche Testfälle wurden durchgeführt?
• Wer ist Owner der Integration?
• Wie reagiert man auf häufige Fehler?

Eine saubere Doku spart dir (und deinem Nachfolger) Wochen an Recherche.

Praxisbeispiele: Sarah (Starter) und Philipp (Profi)

Damit du dir den Ablauf besser vorstellen kannst, zeige ich dir zwei typische Szenarien:

Sarah (Shopware-Starter)

Sarah betreibt einen kleinen B2C-Onlineshop mit ca. 200 Artikeln und 20–50 Bestellungen pro Tag. Sie möchte Shopware Bestellungen importieren und Bestände automatisch synchronisieren, um Überverkäufe zu vermeiden. Sarah geht so vor:

1. Sie richtet die API in Shopware ein und verbindet Xentral im Testmodus
2. Sie überträgt zunächst den Artikelbaum (Kategorien)
3. Dann überträgt sie einen einzelnen Artikel manuell und prüft in Shopware: Titel, Preis, Bild, Kategorie – alles da
4. Sie legt eine Testbestellung in Shopware an und importiert sie manuell in Xentral. Kundendaten, Positionen, Steuer – alles korrekt
5. Sie kommissioniert die Testbestellung in Xentral, erstellt ein Versandlabel und setzt den Status auf „versendet". In Shopware taucht der Status und die Trackingnummer auf – perfekt!
6. Erst jetzt aktiviert Sarah „Neue Aufträge automatisch abholen" und „Bestände synchronisieren"
7. Sie beobachtet die ersten Tage intensiv und prüft das Journal täglich

Ergebnis: Nach 2 Tagen läuft alles stabil, Sarah spart täglich 1–2 Stunden manuelle Arbeit und ihre Kunden sind zufriedener, weil sie automatisch Tracking-Infos erhalten.

Philipp (Shopware-Profi)

Philipp betreibt einen B2B-Shop mit mehreren Sales Channels, Preisgruppen, Varianten und ca. 2.000 Artikeln. Er möchte Shopware externe Bestellungen automatisiert verarbeiten und komplexe Preis- und Variantenlogiken abbilden. Philipp geht strategisch vor:

1. Er definiert klar: Xentral ist führend für Artikel, Preise, Bestände und Kategorien. Shopware zeigt nur an, was Xentral vorgibt
2. Er überträgt zunächst den kompletten Kategoriebaum
3. Dann testet er die Variantenübertragung mit 5 komplexen Artikeln (zum Beispiel T-Shirts mit Größe, Farbe, Material)
4. Er richtet Preisgruppen für B2B-Kunden ein und testet, ob in Shopware die korrekten Preise angezeigt werden
5. Er führt 10 Testbestellungen durch (inkl. Rabatt, Gutschein, USt-IdNr., abweichende Lieferadresse, Multi-Währung)
6. Er aktiviert schrittweise die Automatisierung und überwacht die ersten Wochen intensiv
7. Er dokumentiert das Mapping, die Preisgruppen und Sonderregeln intern
8. Er definiert Alerting-Regeln und KPIs (zum Beispiel Anzahl fehlgeschlagener Syncs pro Tag)

Ergebnis: Nach 3 Wochen läuft die Integration stabil, Philipps Team spart täglich 4–5 Stunden, und die Fehlerquote (zum Beispiel falsche Preise, fehlende Artikel) ist nahezu null.

Kundendaten, Adressen und Datenschutz: Was du wissen musst

Ein wichtiger Punkt, den viele unterschätzen: Kundendaten und Adressen. Die gute Nachricht: Adressen werden zuverlässig über Bestellungen übertragen. Das heißt: Sobald ein Kunde eine Bestellung in Shopware aufgibt, landen die Adressdaten (Rechnungsadresse, Lieferadresse) automatisch im Auftrag in Xentral.

Was nicht automatisch passiert: Eine Vollsynchronisation aller Kundenstammdaten aus Shopware nach Xentral. Wenn du also bereits Kunden in Shopware hast und diese vorab in Xentral anlegen möchtest, hast du zwei Optionen:

• Null-Euro-Bestellung: Lege für ausgewählte Kunden eine Null-Euro-Bestellung an (zum Beispiel als Test oder „Willkommensgeschenk"). Dadurch wird die Adresse über die Bestellung übertragen
• CSV-Import: Exportiere die Kundendaten aus Shopware als CSV und importiere sie manuell in Xentral. Das ist sauberer und DSGVO-konformer, da du genau kontrollierst, welche Daten du überträgst

DSGVO und Datenschutz (kurze Checkliste)

• Übertrage nur die notwendigen Daten (Prinzip der Datenminimierung)
• Begrenze den API-Zugriff auf die nötigsten Rechte
• Speichere Zugangsdaten sicher (nicht im Klartext, nicht in E-Mails)
• Definiere, wer Zugriff auf die Integration hat (Rollen und Rechte)
• Dokumentiere den Import und Export von Kundendaten (für DSGVO-Nachweise)
• Plane regelmäßige Backups (vor allem vor Go-live und größeren Änderungen)
• Stelle sicher, dass Kundendaten nach Löschung in Shopware auch in Xentral gelöscht werden (manuell oder via Prozess)

Customizing und No-Code: Was geht ohne Entwickler?

Eine der häufigsten Fragen: Brauche ich einen Entwickler, um die Xentral Shopware Integration anzupassen? Die Antwort: Oft nicht. Xentral Connect bietet eine No-Code-basierte Oberfläche, mit der du viele Standard-Anpassungen selbst vornehmen kannst – zum Beispiel Feldzuordnungen, Mapping-Regeln, Formate.

Was oft ohne Code möglich ist:

• Felder zuordnen (zum Beispiel welches Xentral-Feld auf welches Shopware-Feld)
• Preisgruppen und Verkaufspreise definieren
• Kategorien und Artikelbaum-Mapping
• Standard-Eigenschaften und Custom Fields mappen

Wann brauchst du einen Entwickler?

• Komplexe Plugin-Daten (zum Beispiel spezielle Shopware-Plugins mit eigenen Datenstrukturen)
• Individuelle Preis- oder Steuerlogiken (zum Beispiel dynamische Preisberechnungen)
• Spezial-Workflows (zum Beispiel automatische Benachrichtigungen an externe Systeme)
• Hochkomplexe Variantenlogiken oder Sonder-Mappings
• Custom-Retouren- oder Stornierungsprozesse
• Integration mit Drittsystemen (zum Beispiel externe Lager, CRM, BI)

Tipp: Dokumentiere deine Anforderungen vorher genau (Felder, Regeln, Beispiele). So kannst du den Aufwand realistisch einschätzen und gegebenenfalls mit einem Implementierungspartner oder dem Xentral Consulting Team besprechen. Für einen strukturierten Vorab-Check eignet sich auch ein Shopware-Check, um Setup, Performance und typische Baustellen frühzeitig zu erkennen.

Fazit: Xentral Shopware Integration lohnt sich – wenn du es richtig angehst

Erinnern wir uns an den Montagmorgen vom Anfang: 127 Bestellungen, manuelles Kopieren, Chaos im Lager, gestresste Kunden. Mit der Xentral Shopware Schnittstelle gehört das der Vergangenheit an. Bestellungen laufen automatisch ins ERP, Bestände stimmen, Versandstatus und Tracking gehen automatisch zurück – und du hast Zeit für die Dinge, die wirklich zählen: Wachstum, Kundenbindung, neue Produkte.

Die wichtigsten Punkte, die du mitnehmen solltest:

• Definiere klar, welches System für welche Daten führend ist (Single Source of Truth)
• Bereite dich gründlich vor: API-Zugang, Sales Channels, Mapping (Steuern, Versandarten, Zahlungsarten, Währungen), Testplan
• Verstehe die technischen Grundlagen: Sync-Mechanik (Push und Pull), Cron und Queue, Konfliktauflösung, Idempotenz, Rate Limits
• Gehe schrittweise vor: erst Kategorien, dann Artikel, dann Bestellungen, dann Automatik
• Nutze den Testmodus und teste zehn oder mehr realistische Szenarien, bevor du live gehst
• Kenne die Grenzen der Standard-Integration: Retouren, Stornos, Partial Shipments, Payment Handling – und plane manuelle Prozesse oder Custom-Entwicklung ein
• Überwache die Integration täglich (vor allem in den ersten Wochen), richte Alerting ein und tracke KPIs
• Dokumentiere Mapping, Prozesse, Sonderregeln und Owner intern

Nimm dir 1–2 Stunden Zeit für den Testmodus, ein sauberes Mapping und 5–10 Testfälle. Das spart dir später Wochen an Nacharbeit, Supportanfragen und Fehlerbehebung. Die Xentral Shopware Integration ist kein Sprint, sondern ein kontrollierter, strukturierter Prozess – aber wenn du es richtig angehst, ist sie eine der besten Investitionen in die Zukunft deines E-Commerce-Business. Wenn du dabei Unterstützung möchtest, kann eine spezialisierte Shopware Agentur beim Mapping, Testing und Go-live erheblich Zeit (und Nerven) sparen.