Shopware und Synapcus:360 – Wann die Integration wirklich Sinn macht

Dein Shopware-System läuft solide – Katalog, Warenkorb und Checkout funktionieren einwandfrei. Doch sobald es um die Vorbereitung und Abwicklung komplexer Aufträge geht, wird es chaotisch: Angebote werden in Excel erstellt, Projektstatus ist unklar, Leads gehen verloren oder liegen wochenlang in einem Toolmix. Zeiten und Spesen kommen verspätet an, die Marge wird erst „hinterher" sichtbar, Dokumente verteilen sich auf Mails und Netzlaufwerke. Versionschaos ist vorprogrammiert. Die Leitfrage, die sich viele Online-Händler stellen: Wie bringst du Vertrieb, Angebotsphase, Projektabwicklung, Ressourcen und Abrechnung so zusammen, dass dein Shopware-Business planbar wächst – ohne Doppelarbeit, idealerweise mit Unterstützung durch eine Shopware Agentur?

Genau hier kommt eine Lösung wie Synapcus:360 ins Spiel. Diese Plattform richtet sich gezielt an Unternehmen, die neben reinem Commerce auch Dienstleistungen, Projekte, Montage oder individuelle Services anbieten. Synapcus:360 bietet Workflow-Steuerung, Ressourcenplanung, Projektcontrolling, Zeiterfassung und Dokumentenmanagement – Funktionen, die in Shopware selbst nicht oder nur rudimentär vorhanden sind. In diesem Beitrag erfährst du, wann die Kombination aus Synapcus:360 und Shopware echte Engpässe löst, wie die Integration funktioniert, welche Aufwände realistisch auf dich zukommen und welche Stolpersteine du vermeiden solltest.

60-Sekunden-Check: Passt diese Kombination zu dir?

Bevor du weiterliest, hier ein schneller Orientierungsrahmen. Die Kombination aus Synapcus:360 und Shopware macht dann Sinn, wenn mindestens drei der folgenden Punkte auf dich zutreffen:

• Du verkaufst nicht nur Produkte, sondern auch Dienstleistungen, Montage, Konfiguration, Service oder Projekte
• Deine Angebote brauchen Kapazitätsprüfung, bevor du Zusagen machst
• Die Übergabe vom Vertrieb ins Projektteam ist heute manuell, fehleranfällig oder intransparent
• Zeiterfassung, Reisen und Spesen kommen verspätet, sind unvollständig oder liegen in verschiedenen Tools
• Du hast mehrere parallele Projekte, Teams oder Subunternehmer und brauchst Transparenz über Status und Auslastung
• Dokumente, Abnahmen und Änderungen müssen nachvollziehbar sein (Audit, Qualität, Haftung)
• Du willst schrittweise starten (1–2 Prozesse pilotieren) statt Big Bang

Wenn du weniger als drei Punkte mit „Ja" beantwortest, ist die Integration vermutlich zu viel Overhead. Dann reichen oft Shopware-Bordmittel, B2B-Plugins oder eine einfache ERP-Anbindung. Wenn du vier oder mehr Punkte bestätigst, lohnt sich ein tieferer Blick – und dieser Beitrag liefert dir die Grundlagen.

Drei Kern-Fragen für deine Entscheidung

Bevor du tiefer einsteigst, kläre diese drei Kern-Fragen:

• Welche Shopware-Basis hast du? Shopware 6 Professional oder Enterprise mit B2B Suite ist ideal. Ohne B2B Suite oder bei Shopware 5 ist der Aufwand höher. Falls du noch Shopware 5 nutzt, plane zuerst die Migration auf Shopware 6.
• Welche Prozesse verursachen heute die größten Schmerzpunkte? Wenn du primär ERP-Themen (Buchhaltung, Lager) hast, ist ein Order-to-Cash-ERP oft die bessere Wahl. Wenn Projekte, Kapazität und Marge im Vordergrund stehen, passt Synapcus:360.
• Hast du interne Verantwortliche für Prozesse und Daten? Ohne klare Ownership (wer pflegt Daten, wer ist Prozess-Owner) scheitert jede Integration – unabhängig vom Tool.

Empfehlung: Wenn du Shopware 6 Professional oder Enterprise mit B2B Suite hast, projektbasierte Schmerzpunkte siehst und interne Verantwortliche benennst, ist Synapcus:360 + Shopware eine valide Option. Andernfalls prüfe zuerst Alternativen.

Wann macht die Integration wirklich Sinn?

Bevor du dich in eine Integration stürzt, solltest du klären, ob diese Kombination zu deinem Geschäftsmodell passt. Shopware deckt den Commerce-Bereich ab: Katalog, Warenkorb, Checkout, Kundenkonto, B2B-Regeln und Marketing. Synapcus:360 ergänzt Prozess- und Projektsteuerung: Workflows, Aufgaben, Ressourcen, DMS, CRM und Leads, Zeiten und projektnahe Finanzen. Ein ERP wiederum übernimmt Order-to-Cash, Einkauf, Lager und Buchhaltung. Diese klare Rollenverteilung ist entscheidend: Shopware ist kein ERP, und eine Integration ersetzt nicht automatisch alle Tools – Prozesse, Ownership und Datenqualität bleiben deine Verantwortung.

Die Integration macht besonders dann Sinn, wenn dein Geschäftsmodell über reinen Handel hinausgeht: Montage, Service, individuelle Fertigung, Konfiguration, B2B-Projekte, Wartung oder Planungsleistungen sind typische Trigger. Wenn du mehrere Stakeholder, Subunternehmer, parallele Projekte, Angebotsvarianten oder eine komplexe Kapazitätsplanung managen musst, wird die Kombination aus Shopware und Synapcus:360 zu einem wertvollen Werkzeug. Weitere Trigger sind Wachstum, Teamgröße, Reportingpflichten, fehlende Transparenz oder Druck auf Margen und Lieferzeiten.

Die fünf Kern-Use-Cases: So löst Synapcus:360 echte Engpässe

Statt eines Feature-Katalogs konzentrieren wir uns auf die fünf zentralen Anwendungsfälle, in denen Synapcus:360 konkrete Probleme löst.

Lead zu qualifiziertem Angebot ohne Medienbruch

Eine Anfrage über dein Shopware-B2B-Portal wird automatisch als strukturierter Lead in Synapcus:360 angelegt. Dort durchläuft sie einen transparenten Angebotsprozess: Qualifizierung, Kapazitätsprüfung, Kalkulation und Freigabe. Sobald das Angebot akzeptiert wird, startet das Projekt automatisch mit definierten Aufgabenpaketen, Verantwortlichkeiten und Meilensteinen. Der Medienbruch – früher Excel, E-Mail, Telefon – entfällt. Dein Vertriebsteam hat jederzeit Überblick über den Status, und die Übergabe ins Projektteam ist standardisiert und nachvollziehbar.

Kapazitäts- und Ressourcenplanung schon in der Angebotsphase

Bevor du einem Kunden eine Lieferzusage gibst, prüfst du in Synapcus:360 die Verfügbarkeit deiner Ressourcen. Spezialisierte Fachkräfte, Maschinen oder Subunternehmer werden für jede Leistungsphase mit spezifischen Kapazitätskontingenten geplant. Das Ergebnis: realistische Liefer- und Leistungszusagen, weniger Überlast, höhere Termintreue und zufriedenere Kunden. Gerade in Peak-Zeiten – etwa saisonale Shop-Peaks kombiniert mit laufenden Projekten – ermöglicht die Verfügbarkeitsmatrix Priorisierung, Glättung und eine klare Sicht auf Auslastung, Durchlaufzeit und Deckungsbeitrag.

Projektabwicklung inklusive Dokumentation und Nachkalkulation

Sobald ein Projekt startet, wird es in Synapcus:360 in Kanban-Boards oder Gantt-Diagrammen visualisiert. Status, Verantwortlichkeiten, Dokumente und Entscheidungen sind jederzeit nachvollziehbar. Das integrierte DMS (Dokumentenmanagement) sorgt für zentrale Ablage, Versionierung und rollenbasierte Zugriffe. Abnahmen, Änderungsanträge und Eskalationen laufen über definierte Workflows. Am Ende steht eine fundierte Nachkalkulation: Budget versus Ist, Forecast-Abweichungen und projektbezogene Kennzahlen liefern dir die Basis für kontinuierliche Verbesserung.

Zeiten, Reisen und Spesen: Erfassung bis Auswertung

Mitarbeiter vor Ort, im Homeoffice oder auf der Baustelle erfassen ihre Arbeits- und Fahrzeiten mobil über die App oder das Web. Reisen, Spesen und Abwesenheiten werden ebenfalls digital erfasst und durchlaufen einen Self-Service-Workflow: Antrag, Prüfung, Genehmigung. Das Ergebnis: weniger Nachlaufen, pünktliche Daten, bessere Marge und verlässliche Grundlagen für dein Controlling. Verspätete Meldungen und fehlende Transparenz – zwei der größten Schmerzpunkte in projektbasierten Geschäftsmodellen – gehören der Vergangenheit an.

Management-Transparenz: Dashboards und KPIs pro Rolle

Konfigurierbare Dashboards in Synapcus:360 liefern dir rollenbasierte Echtzeit-Einblicke. Konkret bedeutet das:

• Geschäftsführung: Auslastung nach Teams und Standorten, Durchlaufzeiten Lead zu Angebot zu Projekt, Forecast-Abweichungen, Deckungsbeitrag pro Projekt
• Projektleitung: Work in Progress pro Phase, Meilenstein-Status, offene Aufgaben, Budget versus Ist
• Vertrieb: Pipeline-Aging, Conversion-Rates Anfrage zu Angebot zu Auftrag, Durchlaufzeit Angebot
• Controlling: Kosten je Ressource, Stundensätze versus Ist-Aufwand, verspätete Zeiterfassungen

Diese rollenspezifischen Sichten schaffen Steuerbarkeit, ermöglichen rechtzeitiges Gegensteuern und fördern datenbasierte Entscheidungen – ohne Excel-Hopping.

Synapcus:360 – Funktionsbausteine im Überblick

Synapcus:360 ist modular aufgebaut. Du aktivierst nur die Bausteine, die deine Use-Cases tragen. Hier ein kompakter Überblick:

• Projekt- und Aufgabensteuerung: Kanban-Boards, optional Gantt-Diagramme, Abhängigkeiten und Meilensteine
• Ressourcenplanung: Verfügbarkeits- und Kapazitätsmatrix für Mitarbeiter, Maschinen, Subunternehmer
• CRM, Lead- und Pipeline-Management: Qualifizierung, Status-Tracking, Übergabe ins Projekt
• DMS und Dateiverwaltung: zentrale Ablage, Versionierung, Zugriff und Rechte
• Workflow-Automation: Genehmigungen, Übergaben, Erinnerungen, Eskalationen
• Projektcontrolling: Budget versus Ist, Forecast-nahe Sicht, Projektkennzahlen
• HR-nahe Prozesse: Zeiterfassung, Urlaub, Reisen, Freigaben
• Reporting und Dashboards: rollenbasiert, konfigurierbar, KPI-orientiert

Diese Funktionen sind besonders dann relevant, wenn du neben Commerce auch Montage, Service, individuelle Fertigung, Konfiguration, B2B-Projekte, Wartung oder Planungsleistungen anbietest. Synapcus:360 schließt die Lücken, die Shopware „vorn" (Commerce) offen lässt, und bietet eine Single Source of Truth je Prozessschritt.

Shopware-Bezug: Konkrete Hebel für die Integration

Shopware bringt mächtige Funktionen mit, die du für die Integration mit Synapcus:360 nutzen kannst. Hier die wichtigsten Hebel – kompakt erklärt:

B2B-Funktionen

Shopware bietet umfassende B2B-Features: Rollen und Rechte, kundenspezifische Preise, Freigabeprozesse und Angebots- sowie Anfrage-Logik. Diese Funktionen sind die Basis, um Anfragen strukturiert zu erfassen und als Lead in Synapcus:360 zu übergeben. Voraussetzung: Shopware 6 mit B2B Suite (Professional oder Enterprise) oder entsprechende B2B-Plugins.

Workflows und Automatisierung

Mit dem Flow Builder in Shopware kannst du Event-basierte Automationen definieren: „Formular abgeschickt", „Kunde registriert", „Bestellung eingegangen" – jedes dieser Events kann als Trigger für Aktionen in Synapcus:360 dienen, etwa das Anlegen eines Leads oder das Starten eines Workflows. Wenn du tiefer einsteigen willst, findest du praxisnahe Beispiele im Beitrag zum Flow Builder in Shopware 6. Das funktioniert ohne Programmierung und ist auch für Shop-Manager zugänglich.

Schnittstellen für Integrationen

Shopware 6 stellt saubere, update-sichere Integrationsoberflächen bereit, die eine robuste Anbindung an Synapcus:360 ermöglichen. Details zur technischen Umsetzung sind für den IT-Dienstleister relevant – für dich als Entscheider ist wichtig zu wissen: Die Integration ist standardisiert, wartbar und bleibt auch nach Shopware-Updates stabil.

MVP-Integrationspfad: So startest du konkret

Ein typischer MVP (Minimum Viable Product) für die Integration sieht so aus:

Schritt 1: Prozess und Ownership klären

Definiere einen Prozess, den du zuerst automatisieren willst, zum Beispiel „Anfrage über Shopware zu Lead in Synapcus:360 zu Angebot zu Projektstart". Kläre, wer Prozess-Owner ist (Sales oder PM) und welche Daten Master wo sind (Shopware = Kundenstamm, Synapcus = Projektstatus).

Schritt 2: Scope festlegen

Für den MVP reichen oft ein bis zwei Trigger und drei bis vier Datentypen, zum Beispiel:

• Trigger: Kontaktformular abgeschickt, Neukunde registriert
• Daten: Firma oder Kunde, Ansprechpartner, Lead, Projekt

Schritt 3: Workflow bauen

In Shopware: Nutze den Flow Builder, um bei Event „Kontaktformular abgeschickt" automatisch einen Lead in Synapcus:360 anzulegen. In Synapcus:360: Empfange die Daten, lege einen Lead an, setze Status „Neu", weise ihn automatisch einem Vertriebler zu (zum Beispiel nach Region).

Schritt 4: Fehlerfälle und Fallback

Was passiert, wenn die Integration ausfällt? Definiere einen Fallback-Prozess:

• Shopware bleibt nutzbar (Kunde kann weiter bestellen oder anfragen)
• Anfragen landen in einer Warteschlange und werden später synchronisiert
• Benachrichtigung an Admin, wenn Sync länger als X Minuten fehlschlägt
• Manuelle Nacherfassung als Notlösung dokumentiert

Schritt 5: Test und Pilot

Teste auf einem Staging-System: Lege eine Testanfrage in Shopware an, prüfe, ob Lead in Synapcus:360 korrekt angelegt wird (alle Felder, Status, Owner), simuliere Fehlerfälle. Starte dann einen Pilot mit einem kleinen Team (zum Beispiel 2–3 Vertriebsmitarbeiter) für 2–4 Wochen. Sammle Feedback: Was funktioniert? Wo hakt es? Was fehlt?

Schritt 6: Monitoring und KPIs

Definiere, was du messen willst, zum Beispiel:

• Anzahl übertragener Leads pro Tag
• Fehlerquote (fehlgeschlagene Syncs / Gesamt)
• Durchschnittliche Latenz (Event zu Lead angelegt)
• Anteil verspäteter Zeiterfassungen (nach Rollout Use-Case 4)

Aufwand, Kostenlogik und Budget-Orientierung

Damit du eine realistische Erwartung hast, hier eine Übersicht über typische Projektphasen, Aufwände und Kosten.

Typische Projektphasen

1. Prozessaufnahme (Ist/Soll) + Erfolgskriterien: Was soll besser werden? Welche Prozesse sind betroffen? (ca. 1 Woche)
2. Datenmodell und Ownership: Masterdaten, IDs, Dubletten-Strategie klären (ca. 1 Woche)
3. MVP-Integration: 1 Prozesskette, 1–2 Trigger, 1 Dashboard – schnell live gehen (ca. 2–4 Wochen)
4. Pilot: kleines Team, echter Betrieb, Feedback einholen (ca. 2–4 Wochen)
5. Rollout und Skalierung: weitere Workflows, Teams, Reports (ca. 4–8 Wochen, je nach Umfang)

Aufwands- und Budget-Einordnung

„Light"-Setup (1 Use-Case, wenige Entitäten, Standardfelder, einfache Workflows):

• Aufwand: ca. 40–80 Stunden (Agentur/Freelancer)
• Dauer: 3–6 Wochen
• Budget: ca. 5.000–10.000 € (Integrationsdienstleistung, ohne Lizenzen)

„Medium" (2–3 Use-Cases, Dublettenlogik, Rollen, mehrere Workflows, Reporting):

• Aufwand: ca. 80–160 Stunden
• Dauer: 6–12 Wochen
• Budget: ca. 10.000–25.000 €

„Complex" (viele Teams, tiefe Prozessautomatisierung, ERP-Anbindung, Compliance/Controlling):

• Aufwand: ca. 160–300+ Stunden
• Dauer: 3–6 Monate
• Budget: ca. 25.000–60.000+ €

Kostentreiber: Prozesskomplexität, Datenqualität (Bereinigung), Anzahl Systeme, Custom Entities, umfangreiches Reporting, feingliedrige Berechtigungen, Change-Management (Schulung, Dokumentation).

Laufende Kosten (Lizenz und Betrieb)

• Synapcus:360 Lizenz: abhängig von Nutzerzahl und Modulen, typischerweise monatliche SaaS-Gebühr (genaue Preise auf Anfrage beim Anbieter)
• Shopware-Lizenz: falls Commercial genutzt wird, monatliche Gebühr je nach Edition
• Hosting: für Shopware und ggf. Middleware (ca. 100–500 € pro Monat, je nach Last)
• Wartung/Support: ca. 10–20 % der Initialprojektkosten pro Jahr

Entscheidungsfragen vorab

• Was ist der erste Prozess, der messbar besser werden muss?
• Wer ist Prozess-Owner (Sales/PM/HR/Finance)?
• Welche Daten sind Master wo – und warum?
• Welche SLAs brauchen wir (Latenz, Verfügbarkeit, Support)?
• Was passiert, wenn Sync ausfällt (Fallback-Prozess)?
• Wie viel Budget steht zur Verfügung (initial und laufend)?
• Gibt es interne Ressourcen (Entwickler/Admin) oder wird alles extern gemacht?

Vergleich und Einordnung: Wo sitzt Synapcus:360 im Tool-Stack?

Synapcus:360 ist eine Plattform für Projekt- und Unternehmensprozesse: Workflows, Ressourcen, Doku, projektnahe Finanzen. Es ergänzt Shopware (Commerce) und ggf. ein ERP (Buchhaltung/Lager/Order-to-Cash). Die Frage, ob eher ERP, PSA/PM oder Plattform + Middleware die richtige Wahl ist, hängt von deinem Geschäftsmodell ab.

Typische Alternativen im Überblick

ERP-Lösungen: Wenn du komplexe Logistik, Lager, Produktion hast und buchhalterische Prozesse im Fokus stehen, ist ein starkes Order-to-Cash-ERP oft die Basis. Beispiele: Xentral ERP (cloudbasiert, wachstumsorientiert, starke E-Commerce-Integration) oder mks Goliath (ERP-Kontext für Bauunternehmen).

CRM-Lösungen: Wenn du einen langen Sales-Cycle, viele Touchpoints und Pipeline-Steuerung hast und Shopware nicht Lead-Master sein soll, kann ein spezialisiertes CRM (z. B. HubSpot, Pipedrive, Salesforce) die bessere Wahl sein.

Middleware/Integrationsplattformen: In einer Best-of-Breed-Landschaft mit hohem Integrations- und Automationsgrad ist eine Middleware oft sinnvoll. Beispiele: Synesty (Integration/Automatisierung, Low-Code) oder Syntona Logic (Middleware, orchestriert Datenflüsse zwischen Shopware, ERP, Warenwirtschaft).

Entscheidungsbaum: ERP-first versus PSA-first

Bewertungskriterien für Toolauswahl (Checkliste)

• Prozessfit (bildet es echte Abläufe ab?)
• Automatisierung und Workflow-Flexibilität
• Reporting und Dashboards (rollenbasiert)
• Mobilfähigkeit (Zeiten, Reisen, Abnahmen)
• Integrationsfähigkeit (APIs, Events, update-sicher)
• Skalierbarkeit (Teams, Projekte, Datenvolumen)
• Governance, Rollen, Rechte, Audit-Trail
• Lizenz- und Betriebskosten (transparent, planbar)
• Vendor-Lock-in (wie einfach ist ein Wechsel?)
• Support und Community (Reaktionszeit, Dokumentation)

Praxisbeispiele: So sieht die Kombination im Alltag aus

Beispiel 1: Angebotsprozess aus Shop-Anfrage

Ein B2B-Kunde sendet über dein Shopware-Portal eine Projektanfrage. Diese wird automatisch als Lead in Synapcus:360 angelegt und auf einem Kanban-Board „Angebot" sichtbar. Das Vertriebsteam prüft Kapazitäten, kalkuliert Zeit und Tarif und erstellt ein Angebot. Nach Akzeptanz wird das Projekt automatisch angelegt, inklusive Aufgabenpakete und Verantwortlichkeiten. Kein Excel, kein Statusraten – alles in einem System. Messbare Verbesserung: Durchlaufzeit Anfrage zu Angebot sinkt von 5 auf 2 Tage, Conversion-Rate steigt um 15 %, weil Angebote schneller und verlässlicher kommen.

Beispiel 2: Kapazitäten in Peak-Zeiten

Saison-Peaks im Shop kombiniert mit laufenden Projekten führen oft zu Überlast. Mit der Verfügbarkeitsmatrix in Synapcus:360 siehst du auf einen Blick, welche Ressourcen verfügbar sind, wo Engpässe drohen und wie du Projekte priorisieren oder glätten kannst. Ein Dashboard zeigt Auslastung, Durchlaufzeit und Deckungsbeitrag – in Echtzeit. Messbare Verbesserung: Überlast-Situationen sinken um 30 %, Termintreue steigt von 75 % auf 90 %, Kundenzufriedenheit (NPS) verbessert sich um 12 Punkte.

Beispiel 3: Zeiten und Reisen

Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten mobil über die App. Ein Freigabe-Workflow sorgt dafür, dass verspätete Meldungen sofort sichtbar werden. Das Reporting zeigt Budget versus Ist und ermöglicht eine bessere Nachkalkulation. Messbare Verbesserung: Anteil verspäteter Zeiterfassungen sinkt von 40 % auf unter 10 %, Nachkalkulation zeigt durchschnittlich 8 % bessere Marge, weil Zeitfresser und Nacharbeiten früher erkennbar werden.

Tabelle: Herausforderung zu Shopware zu Synapcus zu Ergebnis

KPIs und Messgrößen: Was du nach der Integration messen solltest

Eine Integration ist nur dann erfolgreich, wenn du die richtigen KPIs definierst und kontinuierlich misst. Hier eine Liste mit konkreten Definitionen:

• Lead-Conversion-Rate: Anfrage zu qualifiziert (Ziel: >60 %)
• Durchlaufzeit Angebot: Lead angelegt zu Angebot versendet (Ziel: <3 Tage)
• Angebots-Aging: durchschnittliche Verweildauer in Phasen „Entwurf", „Freigabe", „Versendet" (Ziel: <2 Tage pro Phase)
• Auslastung/Kapazitätsgrad: gebuchte Stunden / verfügbare Stunden pro Team/Rolle (Ziel: 70–85 %)
• Anteil verspäteter Zeit-/Reiseabrechnungen: Erfassung nach Frist / Gesamt (Ziel: <10 %)
• Budget versus Ist / Forecast-Abweichung: je Projekt (Ziel: Abweichung <10 %)
• WIP (Kanban): Anzahl offener Aufgaben pro Phase als Engpassindikator
• Sync-Qualität (Integration): Fehlerquote (Ziel: <1 %), durchschnittliche Latenz Event zu Datensatz angelegt (Ziel: <2 Minuten)

Definiere pro KPI einen Verantwortlichen und ein Review-Intervall (z. B. wöchentlich, monatlich).

Risiken und Stolpersteine: So vermeidest du typische Fehler

Auch die beste Integration birgt Risiken. Hier einige typische Stolpersteine – und wie du sie vermeidest:

• Tool ersetzt keine Prozessdefinition: Definiere erst Ownership und Soll-Prozess, bevor du integrierst. Dokumentiere, wer welchen Schritt verantwortet.
• Schlechte Datenqualität: Klär Dubletten- und ID-Strategie vor Go-live. Plane Zeit für Datenbereinigung ein (oft 20–30 % der Integrationsdauer).
• Zu viele Workflows auf einmal: Starte mit einem MVP und baue in Wellen aus. Jede Welle sollte messbare Verbesserungen bringen.
• Reporting ohne Ownership: Benenne KPI-Verantwortliche je Rolle. Ohne Ownership werden Dashboards nicht genutzt.
• Akzeptanzprobleme (Zeiten/Freigaben): Erkläre den Nutzen, ermögliche mobile Erfassung, definiere klare Regeln. Beteilige die Betroffenen früh (Pilotphase).
• Fehlende Governance: Definiere, wer Daten anlegen, ändern, löschen darf. Audit-Trail für kritische Entscheidungen ist Pflicht.
• Keine Fallback-Prozesse: Was passiert, wenn Sync ausfällt? Dokumentiere manuelle Notprozesse.
• Update-Unsicherheit: Stelle sicher, dass Integration update-sicher ist (keine Core-Hacks, API-Versionen nutzen). Teste nach jedem Shopware-Update.

Sicherheit, Rechte und Governance

Eine saubere Integration berücksichtigt auch Sicherheit und Governance:

• Rollen und Berechtigungen: Projekt, HR, Finance getrennt verwalten. Least-Privilege-Prinzip: Jeder sieht nur, was er braucht.
• Authentifizierung: OAuth 2.0 oder API-Tokens mit automatischer Rotation. Keine Passwörter im Code.
• Audit-Trail: über Freigaben/Entscheidungen (Workflow-Protokoll). Wer hat wann was genehmigt/geändert?
• Strukturierte Ablage und Versionierung: als Zielbild. DMS muss nachvollziehbar dokumentieren, wer welche Version wann hochgeladen hat.
• Minimalprinzip bei Daten: nur übertragen, was wirklich gebraucht wird (DSGVO-Konformität).
• Datenlöschung und Retention: Definiere, wie lange Daten gespeichert werden und wie Löschungen synchronisiert werden.

Für wen eher nicht? Ehrliche Einschätzung

Synapcus:360 ist nicht für jeden die richtige Lösung. Für wen eher nicht?

• Reiner Standardhandel ohne Projekt-/Serviceanteil, ohne Ressourcen-/Freigabeprozesse: Mehrwert oft gering, Shopware + einfaches ERP reicht meist.
• Etabliertes ERP/PSA/PM-System bildet Prozesse bereits sauber ab und ist akzeptiert: eher optimieren/integrieren statt wechseln. Ein Tool-Wechsel ist teuer und riskant.
• Keine internen Verantwortlichen für Prozesse/Daten: zuerst Grundlagen schaffen (Prozess-Owner, Datenqualität, Governance). Ohne diese Basis wird auch das beste Tool scheitern.
• Sehr kleine Teams (unter 5 Personen) mit einfachen Prozessen: oft reichen Spreadsheets, Trello oder einfache Projektmanagement-Tools.
• Kein Budget für Integration und Change-Management: die Integration kostet nicht nur Geld, sondern auch Zeit und Akzeptanz im Team.

Fazit: Vom Excel-Chaos zu planbarem Wachstum

Erinnerst du dich an den Einstieg? Shopware läuft, aber dahinter herrscht Chaos: Angebote in Excel, Status unklar, Leads verloren, Zeiten verspätet, Dokumente verstreut. Die Kombination aus Shopware und Synapcus:360 verwandelt diesen Zustand in einen klaren, messbaren Prozessfluss. Weniger Doppelarbeit, bessere Transparenz, planbare Auslastung, schnellere Angebote, sauberere Abrechnung – das sind die Ergebnisse.

Wichtig: Die Integration ist kein Selbstzweck. Sie lohnt sich nur, wenn dein Geschäftsmodell einen hohen Projekt-, Dienstleistungs- oder Serviceanteil hat und du bereit bist, Prozesse, Datenqualität und Ownership ernsthaft zu klären. Wenn du diese Voraussetzungen erfüllst, bietet die Kombination aus Shopware und Synapcus:360 echte Hebel für planbareres Wachstum.

Der konkrete nächste Schritt für dich: Mappe eine Prozesskette (Anfrage zu Angebot zu Projekt), definiere drei Automationen (Trigger, Verantwortliche, KPI) und pilotiere das in 2–4 Wochen. Für die technische Umsetzung und ein sauberes Setup lohnt sich oft ein Shopware-Check, damit Basis, Datenflüsse und Zuständigkeiten vor dem Rollout belastbar stehen.