JTL
Im Zentrum jeder erfolgreichen E-Commerce-Strategie steht der Kunde – und genau deshalb ist ein professionelles Kundenmanagement in JTL-Wawi und JTL-Shop so entscheidend. Ob Du gerade erst mit JTL startest oder Deine Prozesse optimieren willst: Die richtige Verwaltung von Kundendaten ist der Schlüssel zu einer besseren Kundenbindung, effizienteren Abläufen und mehr Umsatz.
Doch was genau bedeutet das in der Praxis? Wie legst Du neue Kunden an, verwaltest Kundengruppen, verbindest Kundendaten zwischen JTL-Wawi und JTL-Shop – und worauf solltest Du dabei achten? In diesem zweiteiligen Artikel bekommst Du praxisnahe Einblicke in die Arbeit mit JTL-Kunden, verständlich erklärt und gespickt mit Tipps aus dem Alltag.
Im ersten Teil schauen wir uns an, wie Kunden in JTL-Wawi angelegt und verwaltet werden, welche Rolle die JTL-Kundennummer spielt und wie Du Onlineshop-Kunden sauber in Dein System integrierst. Im zweiten Teil gehen wir dann auf das Zusammenführen von Kundendaten, das Sperren von Kunden und das Arbeiten mit Kundengruppen ein – inklusive einem praxisorientierten Fazit.
Kunden anlegen in JTL-Wawi: Der erste Schritt zu sauberen Daten
Die Grundlage jeder Kundenverwaltung ist ein korrekt gepflegter Datensatz – und genau da beginnt Deine Arbeit in JTL-Wawi. Du kannst Kunden manuell anlegen, automatisch aus dem Onlineshop übernehmen oder über Importe einpflegen. Dabei hast Du von Anfang an die Möglichkeit, viele wichtige Details zu hinterlegen: Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail, Zahlungsbedingungen, Preiskategorien – alles, was Du brauchst, um sauber zu arbeiten.
Manuelle Kundenanlage leicht gemacht
Wenn Du einen Kunden manuell anlegen willst, öffnest Du in JTL-Wawi den Bereich „Kunden“ und klickst auf „Neuer Kunde“. Hier kannst Du alle relevanten Informationen eingeben – von Stammdaten über Liefer- und Rechnungsadressen bis hin zu individuellen Notizen. Besonders hilfreich ist das Feld „vorgang.kundentext“: Es erlaubt Dir, kundenbezogene Hinweise zu hinterlegen, die bei Aufträgen oder Lieferscheinen automatisch mit angezeigt werden. Das ist zum Beispiel praktisch, wenn ein Kunde immer nur zu bestimmten Zeiten beliefert werden möchte oder regelmäßig Sonderkonditionen erhält.
Die Bedeutung der JTL-Kundennummer
Jeder Kunde erhält beim Anlegen eine eindeutige JTL-Kundennummer. Diese spielt eine zentrale Rolle, denn sie dient als Referenz für alle zukünftigen Prozesse – von der Auftragsbearbeitung über den Versand bis hin zur Buchhaltung. Besonders wichtig: Diese Nummer sollte niemals geändert oder doppelt vergeben werden. Sie ist Dein Ankerpunkt, um Kunden eindeutig zu identifizieren, etwa wenn mehrere Datensätze ähnlich aussehen oder ein Kunde sich mit leicht abweichenden Daten mehrfach registriert.
Auch beim Datenexport und der Integration in externe Systeme (z. B. für Marketing oder Buchhaltung) ist die Kundennummer entscheidend. Sie hilft Dir, Daten sauber zuzuordnen und Fehler zu vermeiden – ein kleiner Punkt mit großer Wirkung.
Kunden aus dem Onlineshop aktivieren
Viele JTL-Nutzer betreiben einen oder mehrere Onlineshops, die mit JTL-Wawi verbunden sind. Wenn sich ein Kunde in Deinem Shop registriert und eine Bestellung auslöst, wird sein Datensatz automatisch an JTL-Wawi übertragen – allerdings zunächst als nicht aktivierter Kunde.
Warum das so ist? Um Dir Kontrolle darüber zu geben, welche Shop-Kunden wirklich in Deinen zentralen Kundenstamm aufgenommen werden sollen. Gerade bei Gastbestellungen, Testkäufen oder doppelten Accounts willst Du vielleicht nicht jeden Datensatz sofort als „echten Kunden“ in Deiner Wawi haben.
So aktivierst Du Onlineshop-Kunden richtig
Um Shop-Kunden zu aktivieren, öffnest Du den Bereich „Kunden“ in JTL-Wawi und filterst nach nicht aktivierten Kunden. Anschließend kannst Du prüfen, ob der Kunde bereits im System vorhanden ist – beispielsweise durch Vergleich von Name, Adresse oder E-Mail. Falls ja, kannst Du die Datensätze zusammenführen (dazu mehr in Teil 2). Wenn nicht, aktivierst Du den Kunden und ordnest ihn ggf. einer passenden Kundengruppe zu.
Auch hier ist die Kundennummer wichtig: Beim Aktivieren eines Shop-Kunden wird automatisch eine neue Nummer vergeben – es sei denn, Du führst den Datensatz mit einem bestehenden Kunden zusammen. Achte darauf, dass keine Dubletten entstehen, denn diese können im späteren Verlauf zu Verwirrung bei der Auftragsbearbeitung führen.
Die JTL-Wawi Kundenkarte: Alle Infos auf einen Blick
Sobald ein Kunde angelegt oder aktiviert wurde, findest Du alle wichtigen Infos in der JTL-Kundenkarte. Dieses zentrale Dashboard bietet Dir Zugriff auf:
- Persönliche Daten (Name, Adresse, Kontaktdaten)
- Umsatzstatistiken und Bestellhistorie
- Offene Posten und Mahnungen
- Zugewiesene Kundengruppe
- Zahlungs- und Versandbedingungen
- Kommentare und Notizen
- Verknüpfte Vorgänge wie Aufträge, Rechnungen, Retouren
Hier läuft alles zusammen – und genau deshalb lohnt es sich, die Kundenkarte regelmäßig zu nutzen. Sie hilft Dir nicht nur bei der Kommunikation mit dem Kunden, sondern auch beim internen Abgleich von Informationen, z. B. wenn mehrere Kollegen mit dem gleichen Kunden arbeiten.
Ein Tipp aus der Praxis: Nutze die Kommentar- und Textfelder aktiv, um Besonderheiten oder Absprachen zu dokumentieren. Diese Infos können bei wiederholten Bestellungen viel Zeit sparen und den Kundenservice deutlich verbessern.
Kundendaten konsolidieren: Dubletten vermeiden und Kunden zusammenführen
Im hektischen Alltag eines Onlineshops kann es schnell passieren: Ein und derselbe Kunde legt mehrere Accounts an – einmal mit Vor- und Nachname, einmal nur mit Initialen. Oder es kommen Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammen – etwa durch Importe, Shop-Bestellungen oder manuelle Anlage. Das Ergebnis: Doppelte Kundensätze, die nicht nur unübersichtlich sind, sondern im schlimmsten Fall zu fehlerhaften Zuordnungen bei Bestellungen oder Rechnungen führen.
Warum das Zusammenführen von Kunden so wichtig ist
Wenn Du zwei (oder mehr) Datensätze für denselben Kunden in JTL-Wawi hast, bedeutet das:
- Umsätze werden auf mehrere Konten verteilt
- Gutschriften und Mahnungen sind schwer nachvollziehbar
- Kundenhistorien sind unvollständig
- Kundenservice wird fehleranfällig
Die gute Nachricht: Mit der Funktion „Kunden zusammenführen“ kannst Du diese Dubletten sauber auf einen Datensatz konsolidieren – inklusive aller verbundenen Vorgänge. Dabei bleiben Aufträge, Rechnungen und Rückgaben vollständig erhalten und werden dem übergeordneten Kunden zugeordnet.
So funktioniert das Kunden-Zusammenführen in JTL-Wawi
- Öffne in JTL-Wawi den Bereich „Kunden“.
- Wähle beide Datensätze aus, die Du zusammenführen möchtest.
- Klicke mit Rechtsklick auf die Auswahl und wähle „Kunden zusammenführen“.
- Jetzt bestimmst Du, welcher Datensatz erhalten bleiben soll – der andere wird aufgelöst.
- Anschließend werden alle Vorgänge automatisch auf den Hauptkunden übertragen.
Ein wichtiger Hinweis: Achte vor dem Zusammenführen genau auf abweichende Daten – etwa unterschiedliche E-Mail-Adressen oder Zahlungsarten. Es empfiehlt sich, vorab einen Export der Datensätze zu machen, damit Du im Zweifel einen Stand zur Nachverfolgung hast.
Kunden sperren: Wenn Geschäftsbeziehungen ein Ende finden
Es gibt Situationen, in denen Du Kunden nicht weiter beliefern möchtest oder darfst – sei es wegen unbezahlter Rechnungen, betrügerischem Verhalten oder anderer Gründe. Statt den Datensatz zu löschen, ist es oft sinnvoller, den Kunden einfach zu sperren.
Wie Du Kunden in JTL-Shop sperrst
Wenn Dein JTL-Shop mit JTL-Wawi verbunden ist, kannst Du Kunden sperren, sodass sie sich nicht mehr einloggen oder Bestellungen auslösen können. Dazu gehst Du wie folgt vor:
- Wechsle in JTL-Wawi zum betroffenen Kunden.
- Öffne die Kundenkarte und gehe in den Reiter „Zahlungs- & Versandbedingungen“.
- Aktiviere die Option „Kunde ist gesperrt“ oder trage einen entsprechenden Hinweis in das Kommentarfeld ein.
- Synchronisiere anschließend Deinen Shop mit JTL-Wawi, damit die Sperrung auch im Onlineshop greift.
Das Sperren ist besonders dann nützlich, wenn Du dem Kunden keine Möglichkeit geben möchtest, sich neu zu registrieren oder weiterhin über den Shop zu agieren – ohne gleich den Datensatz zu löschen und damit wichtige Historien zu verlieren.
Kundengruppen verwalten und löschen
In JTL-Wawi arbeitest Du mit sogenannten Kundengruppen, um verschiedene Preiskonditionen, Rabatte oder Versandarten zu steuern. Typische Beispiele sind:
- Endkunden (B2C)
- Händler (B2B)
- Stammkunden
- Testkunden
- Auslandskunden
Diese Gruppen helfen Dir dabei, unterschiedliche Zielgruppen gezielt anzusprechen – etwa mit speziellen Preislisten oder individualisierten Versandoptionen. Aber was passiert, wenn eine Kundengruppe nicht mehr benötigt wird?
JTL-Kundengruppe löschen – das solltest Du beachten
Das Entfernen einer Kundengruppe ist grundsätzlich möglich, allerdings nur dann, wenn keine aktiven Kunden mehr dieser Gruppe zugeordnet sind. Andernfalls blockiert JTL-Wawi die Löschung aus Sicherheitsgründen.
So gehst Du vor:
- Wechsle in den Bereich „Kundengruppen“.
- Prüfe, ob der Gruppe noch Kunden zugeordnet sind (Filterfunktion nutzen!).
- Ordne diese ggf. einer anderen Gruppe zu.
- Erst wenn die Gruppe leer ist, kannst Du sie endgültig löschen.
Die Pflege der Kundengruppen lohnt sich – nicht nur, um Ordnung zu halten, sondern auch für eine saubere Segmentierung in Marketingaktionen, Newsletter-Tools oder bei individuellen Preisstaffeln.
Praktische Tipps für den Umgang mit Kundendaten
Die Arbeit mit Kundendaten in JTL-Wawi und JTL-Shop wird oft unterschätzt – dabei ist sie die Basis für effiziente Prozesse und zufriedene Kunden. Hier ein paar bewährte Tipps aus dem Agenturalltag:
- Arbeite mit klaren Prozessen: Lege fest, wie Kunden angelegt, aktiviert und gepflegt werden.
- Nutze das Kommentarfeld aktiv: Kundenhinweise, Sonderkonditionen oder Kommunikationswünsche sollten dokumentiert werden.
- Halte Deine Datenstruktur sauber: Führe Dubletten regelmäßig zusammen und prüfe neue Kunden vor der Aktivierung.
- Segmentiere mit Bedacht: Nutze Kundengruppen gezielt für Preislogik, Versandoptionen und Marketing.
- Sperre statt löschen: Wenn ein Kunde problematisch ist, ist eine Sperrung oft der bessere Weg als eine vollständige Löschung.
- Kontrolliere regelmäßig: Führe in festen Abständen eine manuelle Sichtung oder einen Dublettencheck durch – besonders nach Importen oder Shop-Synchronisationen.
Fazit: Mit einem sauberen Kundenmanagement zur besseren Performance
Der Umgang mit Kundendaten ist in JTL-Wawi und JTL-Shop weit mehr als nur „Verwaltung“ – er ist ein strategisches Werkzeug. Wer hier strukturiert arbeitet, spart nicht nur Zeit im Tagesgeschäft, sondern schafft auch die Basis für besseren Kundenservice, rechtssichere Kommunikation und gezielte Verkaufsstrategien.
Ob durch die gezielte Nutzung der Kundenkarte, das Zusammenführen doppelter Datensätze, das Sperren von problematischen Accounts oder das Löschen nicht mehr benötigter Kundengruppen – jede Maßnahme bringt Dich ein Stück näher an ein performantes, aufgeräumtes System.
Und nicht zuletzt: Saubere Kundendaten zahlen direkt auf Deine Geschäftsziele ein – sei es in der Buchhaltung, im Marketing oder im Support. Deshalb lohnt sich der Blick auf die Details. Du musst nicht alles sofort perfektionieren, aber jeder Schritt in Richtung Struktur zahlt sich langfristig aus.
