JTL-Wawi Auftragsimport per XML

JTL-Wawi Auftragsimport per XML: Effiziente Automatisierung für Deinen Online-Handel

Die Verwaltung von Bestellungen ist ein zentraler Bestandteil eines erfolgreichen E-Commerce-Geschäfts. Besonders für Händler, die eine große Anzahl von Aufträgen bearbeiten, spielt eine automatisierte Verarbeitung eine entscheidende Rolle. Die JTL-Wawi bietet hierfür eine leistungsfähige Lösung: den Auftragsimport per XML. Mit dieser Funktion kannst Du Bestellungen aus externen Systemen effizient in die Warenwirtschaft übertragen – sei es von Marktplätzen, eigenen Webshops oder individuellen Schnittstellen.

In diesem Artikel erfährst Du, wie der XML-Auftragsimport in JTL-Wawi funktioniert, welche Möglichkeiten er bietet und wie Du ihn optimal einsetzt. Dabei gehen wir auch auf Themen wie den automatischen Import, die Anbindung per FTP und den Bestandsabgleich ein, um Dir eine umfassende Anleitung an die Hand zu geben.

Warum der XML-Auftragsimport in JTL-Wawi so wertvoll ist

JTL-Wawi ist eine leistungsfähige ERP-Software, die speziell für den Online-Handel entwickelt wurde. Während viele Shop-Betreiber bereits von der direkten Anbindung an JTL-Shop oder Marktplätze wie eBay und Amazon profitieren, gibt es oft die Notwendigkeit, externe Bestellungen in das System zu importieren. Das kann in verschiedenen Szenarien sinnvoll sein:

• Du nutzt einen Shop außerhalb des JTL-Ökosystems, z. B. WooCommerce, Magento oder Shopify.
• Deine Bestellungen kommen aus einem externen CRM- oder PIM-System.
• Du arbeitest mit einem Dropshipping-Lieferanten, der Dir Bestellungen in XML-Form bereitstellt.
• Du willst einen Datenabgleich mit einem ERP-System realisieren.

Der XML-Import ermöglicht Dir eine standardisierte Übertragung von Bestellungen, unabhängig davon, aus welchem System sie stammen. Damit sparst Du nicht nur Zeit, sondern reduzierst auch manuelle Eingabefehler.

Grundlagen des XML-Auftragsimports in JTL-Wawi

XML (Extensible Markup Language) ist ein weit verbreitetes Format zur strukturierten Datenübertragung. In JTL-Wawi lassen sich Bestellungen im XML-Format importieren und automatisch in das System einpflegen. Dabei kannst Du neue Aufträge erstellen oder bestehende Bestellungen aktualisieren.

Wichtige Funktionen des XML-Auftragsimports:

✔ Flexible Datenstruktur: Die XML-Datei kann verschiedene Informationen enthalten, darunter Kundendaten, Artikelpositionen, Zahlungsdetails und Versandarten.
✔ Automatische Verarbeitung: JTL-Wawi kann XML-Dateien in regelmäßigen Abständen aus einem Verzeichnis abrufen und einlesen.
✔ FTP-Anbindung: Die Dateien können per FTP-Server bereitgestellt und von dort automatisch in die JTL-Wawi importiert werden.
✔ Bestandsabgleich: Bereits vorhandene Aufträge können über die XML-Schnittstelle aktualisiert werden.

Damit der Import reibungslos funktioniert, muss das XML-Format den Spezifikationen von JTL-Wawi entsprechen. Eine fehlerhafte Struktur kann dazu führen, dass Aufträge nicht korrekt eingelesen werden.

So richtest Du den Auftragsimport in JTL-Wawi ein

Der Import von XML-Dateien in JTL-Wawi ist grundsätzlich auf zwei Wegen möglich:

1. Manueller Import: Du wählst eine XML-Datei aus und lädst sie direkt über die Benutzeroberfläche von JTL-Wawi hoch.
2. Automatischer Import: JTL-Wawi verarbeitet regelmäßig XML-Dateien aus einem definierten Verzeichnis – beispielsweise über eine FTP-Schnittstelle.

Schritt 1: XML-Dateien vorbereiten

Zunächst benötigst Du eine korrekt formatierte XML-Datei. Eine Beispielstruktur könnte folgendermaßen aussehen:

Diese Datei enthält alle wichtigen Informationen zur Bestellung: Kundendaten, Artikelpositionen, Preise, Zahlungsmethode und Versandart.

Schritt 2: Importoptionen in JTL-Wawi nutzen

Sobald Deine XML-Datei korrekt formatiert ist, kannst Du sie in JTL-Wawi importieren. Dafür gehst Du folgendermaßen vor:

1. Öffne JTL-Wawi und navigiere zu Verkauf > Auftragsimport.
2. Wähle die XML-Datei aus, die Du importieren möchtest.
3. Prüfe die Vorschau der importierten Daten.
4. Starte den Importvorgang.

Falls Du den automatischen Import nutzen möchtest, kannst Du ein Verzeichnis oder einen FTP-Server als Quelle definieren. JTL-Wawi prüft dann regelmäßig, ob neue Dateien vorliegen, und importiert sie automatisch.

Automatisierung des XML-Auftragsimports in JTL-Wawi

Die manuelle Verarbeitung von Aufträgen ist zeitaufwendig – besonders, wenn Du viele Bestellungen aus verschiedenen Quellen importieren musst. Glücklicherweise bietet JTL-Wawi die Möglichkeit, den Auftragsimport per XML zu automatisieren. Dies geschieht über ein sogenanntes AutoImport-Verzeichnis, in dem regelmäßig nach neuen XML-Dateien gesucht wird.

So richtest Du den automatischen XML-Import ein

Damit der AutoImport funktioniert, musst Du in JTL-Wawi ein Überwachungsverzeichnis festlegen. Dazu gehst Du wie folgt vor:

1. Verzeichnis für den Import festlegen:

   • Öffne in JTL-Wawi den Bereich Verkauf > Erweiterter Auftragsimport.
   • Klicke auf Einstellungen und wähle ein Verzeichnis, in dem die XML-Dateien gespeichert werden sollen.
   • Alternativ kannst Du einen FTP-Server als Quelle einrichten.

2. Automatische Verarbeitung aktivieren:

   • Aktiviere die Option, dass JTL-Wawi regelmäßig nach neuen Dateien sucht.
   • Definiere das Intervall, in dem neue Dateien importiert werden sollen.

3. Import-Regeln festlegen:

   • Wähle aus, ob JTL-Wawi neue Aufträge erstellen oder bestehende aktualisieren soll.
   • Definiere, welche Daten aus der XML-Datei übernommen werden sollen (z. B. Kundendaten, Artikel, Zahlungsinformationen).

Sobald der AutoImport aktiv ist, werden neue XML-Dateien automatisch erkannt und verarbeitet – ganz ohne manuellen Eingriff.

Fehlermanagement: Häufige Probleme und deren Lösungen

Auch wenn der XML-Auftragsimport in JTL-Wawi grundsätzlich zuverlässig arbeitet, können Fehler auftreten, die den Import blockieren. Hier sind einige häufige Probleme und Tipps zur Lösung:

1. XML-Datei wird nicht erkannt

✅ Lösung: Überprüfe, ob die Datei das richtige Format hat. JTL-Wawi benötigt eine klar definierte XML-Struktur, sonst kann die Datei nicht verarbeitet werden. Ein Online-XML-Validator kann helfen, Fehler zu finden.

2. Aufträge werden nicht vollständig importiert

✅ Lösung: Stelle sicher, dass alle Pflichtfelder (z. B. Kundendaten, Artikelnummern) in der XML-Datei enthalten sind. Fehlende Werte können dazu führen, dass der Import abgebrochen wird.

3. Falsche Daten werden importiert

✅ Lösung: Prüfe, ob die Artikelnummern und Kundendaten in JTL-Wawi korrekt angelegt sind. Falls es Abweichungen gibt, kann JTL-Wawi die Aufträge nicht richtig zuordnen.

4. Import läuft sehr langsam

✅ Lösung: Falls viele Dateien gleichzeitig verarbeitet werden, kann JTL-Wawi länger brauchen. Eine Möglichkeit ist, die Importintervalle zu optimieren oder eine leistungsfähigere Serverumgebung zu nutzen.

Bestandsabgleich: Automatische Aktualisierung von Aufträgen

Neben dem reinen Import neuer Aufträge ist es auch möglich, bestehende Bestellungen zu aktualisieren. Das ist besonders dann nützlich, wenn sich Daten nachträglich ändern – etwa bei:

• Statusänderungen (z. B. Zahlungseingang, Versandstatus)
• Bestandsanpassungen (z. B. Artikel wurde storniert oder nachbestellt)
• Preisänderungen (z. B. Rabatt gewährt)

Für die Aktualisierung von bestehenden Aufträgen wird in der XML-Datei eine eindeutige Auftragsnummer mitgegeben. JTL-Wawi erkennt dann automatisch, dass es sich nicht um einen neuen, sondern um einen bereits vorhandenen Auftrag handelt und nimmt die Änderungen entsprechend vor.

💡 Tipp: Falls der automatische Abgleich nicht funktioniert, überprüfe, ob die Auftrags-ID in der XML-Datei exakt mit der ID in JTL-Wawi übereinstimmt.

PIM-Integration und JTL-Wawi: Wie passt das zusammen?

Falls Du zusätzlich ein PIM-System (Product Information Management) nutzt, kannst Du den XML-Import mit PIM-Daten kombinieren. So kannst Du:

• Automatisch aktuelle Produktinformationen in Bestellungen einfügen.
• Preise und Artikelbeschreibungen direkt aus dem PIM in den Auftrag übernehmen.
• Den Bestandsabgleich zwischen PIM und JTL-Wawi effizient durchführen.

Gerade bei umfangreichen Sortimentsänderungen kann eine Verknüpfung von JTL-PIM mit dem XML-Auftragsimport sinnvoll sein.

Fazit: XML-Auftragsimport in JTL-Wawi als Gamechanger für Deinen Shop

Der automatische Auftragsimport per XML ist eine enorme Erleichterung für Händler, die täglich mit vielen Bestellungen arbeiten. Durch die Anbindung an externe Systeme und die Nutzung eines AutoImport-Verzeichnisses kannst Du Deinen Arbeitsalltag massiv optimieren.

🔹 Schnellere Bearbeitung: Bestellungen werden ohne manuellen Aufwand eingepflegt.
🔹 Weniger Fehler: Automatische Prozesse reduzieren Tippfehler oder vergessene Aufträge.
🔹 Flexibilität: Du kannst Bestellungen aus verschiedenen Quellen in JTL-Wawi integrieren.

Wenn Du Deinen Import-Prozess noch weiter automatisieren möchtest, lohnt sich die Kombination mit einem FTP-Server oder PIM-System. So kannst Du JTL-Wawi noch effizienter nutzen und Dein Geschäft weiter skalieren. 🚀