Effiziente Dokumentenverwaltung und Archivierung in JTL-Wawi

Eine gut strukturierte Dokumentenverwaltung und Archivierung ist das Rückgrat jedes erfolgreichen E-Commerce-Unternehmens. Für JTL-Shop-Besitzer ist die Nutzung der Funktionen von JTL-Wawi entscheidend, um nicht nur gesetzliche Anforderungen wie die GoBD zu erfüllen, sondern auch die Effizienz und Transparenz der internen Prozesse zu steigern.

In diesem Leitfaden zeigen wir dir, wie du die Dokumentenverwaltung in JTL-Wawi einrichtest, Rechnungen automatisiert speicherst und gegebenenfalls ein Dokumentenmanagement-System (DMS) wie ecoDMS integrierst. Darüber hinaus erfährst du, welche Best Practices du beachten solltest, um deine Archivierung optimal zu gestalten.

Warum ist die Dokumentenverwaltung in JTL-Wawi so wichtig?

Eine effektive Dokumentenverwaltung erfüllt gleich mehrere zentrale Anforderungen:

• Rechtliche Vorgaben erfüllen: In Deutschland gelten strenge Regeln für die Aufbewahrung von Dokumenten, wie sie durch die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) definiert sind. Rechnungen, Lieferscheine und ähnliche Dokumente müssen revisionssicher und unveränderbar archiviert werden.
• Effizienz steigern: Eine strukturierte Ablage von Dokumenten spart Zeit und erleichtert den Zugriff auf Informationen, insbesondere bei Kundenanfragen, Retouren oder Steuerprüfungen.
• Datenintegrität sicherstellen: Durch die zentrale Speicherung und Pflege von Dokumenten wird die Konsistenz deiner Geschäftsdaten gewährleistet.
• Platz schaffen: Regelmäßiges Archivieren von Alt-Daten und nicht mehr benötigten Unterlagen reduziert die Belastung der JTL-Wawi-Datenbank und verbessert die Performance.

Einrichtung der Dokumentenverwaltung in JTL-Wawi

JTL-Wawi bietet zahlreiche integrierte Funktionen zur Verwaltung und Speicherung von Dokumenten. Mit der richtigen Konfiguration kannst du alle deine Geschäftsunterlagen digital und strukturiert ablegen.

Schritt 1: Vorlagenverwaltung anpassen

Die Vorlagenverwaltung in JTL-Wawi ist das zentrale Werkzeug, um Dokumente zu speichern und zu organisieren. Hier kannst du für jede Dokumentenart, wie Rechnungen oder Lieferscheine, festlegen, wie und wo sie gespeichert werden.

Vorlagen öffnen: Gehe in JTL-Wawi zu Admin > Druck-/E-Mail-/Exportvorlagen. Hier siehst du eine Übersicht aller Vorlagen.

Dokumentart auswählen: Wähle die gewünschte Vorlage, z. B. Rechnungen.

Speicherort definieren: Im Reiter Speichern kannst du festlegen, wo die Dokumente abgelegt werden sollen.

Automatische Speicherung aktivieren: Setze einen Haken bei Speichern, um sicherzustellen, dass Dokumente beim Drucken automatisch abgelegt werden.

Rechnungen automatisiert speichern

Die Automatisierung des Rechnungsspeicherns ist besonders wichtig, da sie sicherstellt, dass keine Dokumente verloren gehen und alles korrekt abgelegt wird.

Vorteile der automatisierten Speicherung

• Zeitersparnis: Manuelles Speichern entfällt, da der Prozess automatisch abläuft.
• Fehlerreduktion: Durch die vordefinierten Speicherpfade werden Dokumente immer an der richtigen Stelle abgelegt.
• Strukturierte Ablage: Dank der automatischen Ordnerstruktur bleibt deine Dokumentenverwaltung übersichtlich.

Integration mit einem PDF-Drucker

Ein PDF-Drucker wie PDF24 Creator kann hilfreich sein, wenn du zusätzliche Flexibilität benötigst. Dieser Drucker legt Dokumente automatisch in einem definierten Verzeichnis ab und ist besonders nützlich, wenn du Dokumente außerhalb von JTL-Wawi weiterverarbeiten möchtest.

Integration eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS)

Für Unternehmen, die einen höheren Grad an Automatisierung und Sicherheit benötigen, kann ein DMS wie ecoDMS eine sinnvolle Ergänzung sein. JTL-Wawi lässt sich problemlos mit einem solchen System verbinden, um Dokumente revisionssicher zu archivieren.

Vorteile der DMS-Integration

1. Revisionssicherheit: Alle Dokumente werden gemäß den gesetzlichen Vorgaben unveränderbar gespeichert.
2. Erweiterte Suchfunktionen: Dokumente können nach Schlagwörtern, Erstellungsdatum oder anderen Kriterien durchsucht werden.
3. Automatisierte Archivierung: Dokumente werden automatisch aus JTL-Wawi in das DMS übertragen.
4. Langfristige Speicherung: Ein DMS ist ideal für die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrung von Dokumenten über viele Jahre.

Einrichtung der Integration

• Verbindung herstellen: Stelle sicher, dass das DMS über eine Schnittstelle oder einen Konnektor mit JTL-Wawi verbunden ist.
• Dokumentenexport einrichten: Lege fest, welche Dokumente automatisch übertragen werden sollen (z. B. Rechnungen oder Lieferscheine).
• Rechteverwaltung: Konfiguriere, wer Zugriff auf die archivierten Dokumente hat.

Datenbank- und Dokumentensicherung

Eine regelmäßige Sicherung deiner JTL-Wawi-Datenbank ist unerlässlich, um Datenverluste zu vermeiden. Zusätzlich solltest du sicherstellen, dass auch archivierte Dokumente regelmäßig gesichert werden.

Backups der JTL-Wawi-Datenbank

1. Manuelle Backups:

   • Öffne die Datenbankverwaltung in JTL-Wawi (Start > Datenbank).
   • Wähle den Mandanten aus und exportiere die Datenbank an einen sicheren Ort.

2. Automatisierte Backups:

   • Richte über das SQL Server Management Studio automatisierte Sicherungen ein.
   • Nutze externe Festplatten oder Cloud-Speicher, um die Sicherungen außerhalb deines Hauptsystems zu speichern.

Sicherung der Dokumentenarchive

Auch die Verzeichnisse, in denen deine Dokumente gespeichert sind, sollten regelmäßig gesichert werden. Nutze hierfür Tools wie Windows-Backup oder spezialisierte Softwarelösungen.

Tipps und Best Practices für die Dokumentenverwaltung

1. Regelmäßige Überprüfung: Kontrolliere, ob alle Dokumente korrekt gespeichert wurden und ob die Archivierung lückenlos ist.
2. Aufbewahrungsfristen beachten: Achte darauf, gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Rechnungen müssen beispielsweise zehn Jahre aufbewahrt werden.
3. Ordnung halten: Entferne regelmäßig überflüssige oder doppelte Dateien, um Speicherplatz zu sparen und die Übersichtlichkeit zu wahren.
4. Schulung der Mitarbeiter: Stelle sicher, dass alle Mitarbeiter die Prozesse der Dokumentenverwaltung verstehen und korrekt anwenden.
5. Zugriffsrechte festlegen: Begrenze den Zugriff auf sensible Dokumente, um Datenschutzrisiken zu minimieren.

Fazit

Die Dokumentenverwaltung und Archivierung in JTL-Wawi ist eine leistungsstarke Funktion, die dir nicht nur hilft, gesetzliche Vorgaben einzuhalten, sondern auch deine internen Prozesse effizienter zu gestalten. Mit der richtigen Einrichtung, der Nutzung automatisierter Speicheroptionen und der Integration eines Dokumentenmanagement-Systems kannst du deine Geschäftsunterlagen optimal organisieren.

Setze auf strukturierte Prozesse, regelmäßige Backups und eine klare Dokumentation, um jederzeit audit-ready zu sein. JTL-Wawi bietet dir die Werkzeuge – nutze sie, um deinen E-Commerce-Erfolg auf ein neues Level zu heben.