JTL Mahnung

JTL Mahnung: Das Mahnwesen in JTL-Wawi optimal nutzen

Das Mahnwesen gehört zu den wichtigsten Prozessen im Forderungsmanagement eines JTL-Shop-Betreibers. Pünktliche Zahlungen von Kunden sind entscheidend für eine gesunde Liquidität, und die Warenwirtschaft von JTL bietet dir dafür eine leistungsstarke Lösung, um offene Forderungen effizient zu verwalten und Mahnungen zu erstellen.

In diesem Artikel zeige ich dir, wie du das Mahnwesen in JTL-Wawi einrichtest, Mahngruppen und Mahnstufen anlegst, Mahnläufe durchführst, Vorlagen für Mahnungen und Zahlungserinnerungen erstellst und sogar den gesamten Mahnprozess automatisierst. So holst du das Beste aus deinem JTL-System heraus.

Warum ist das Mahnwesen wichtig?

Unbezahlte Rechnungen können deinem Geschäft schaden, da sie deinen Cashflow beeinträchtigen. Mahnungen helfen dir dabei, Kunden rechtzeitig an ihre Zahlungen zu erinnern und eine Eskalation zu vermeiden. Ein gut durchdachter Mahnprozess sorgt dafür, dass du professionell und rechtlich korrekt vorgehst, ohne die Beziehung zu deinen Kunden zu belasten.

Das Warenwirtschaftssystem JTL-WaWi bietet dir alle Werkzeuge, die du brauchst, um diesen Prozess reibungslos und effektiv zu gestalten – vom Erstellen einfacher Zahlungserinnerungen bis hin zur Verwaltung komplexer Mahnläufe.

Einrichtung des Mahnwesens in JTL-Wawi

Mahngruppen und Mahnstufen anlegen

In JTL-Wawi kannst du Mahngruppen und Mahnstufen individuell einrichten, um den Mahnprozess an die Bedürfnisse deines Unternehmens anzupassen. Eine Mahngruppe dient dazu, Mahnstufen zu bündeln und für bestimmte Kundengruppen oder Unternehmen anzuwenden.

So funktioniert die Einrichtung:

1. Navigieren zu Mahngruppen: Öffne in JTL-Wawi den Bereich Admin > Firmen-/Kundendaten > Mahngruppen.
2. Neue Mahngruppe erstellen: Klicke auf Mahngruppe anlegen und gib der Gruppe einen Namen.
3. Mahnstufen hinzufügen: Innerhalb einer Mahngruppe kannst du Mahnstufen definieren. Jede Stufe repräsentiert einen Eskalationsschritt (z. B. Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung).

Bei jeder Mahnstufe kannst du folgende Parameter einstellen:

• Frist in Tagen: Wie viele Tage nach Fälligkeit die Mahnstufe greift.
• Gebühren: Ob und in welcher Höhe Mahngebühren berechnet werden.
• Texte: Du kannst jeder Stufe eine eigene Vorlage zuweisen, um individuelle Nachrichten für die jeweilige Eskalationsstufe zu erstellen.

Vorlagen für Mahnungen und Zahlungserinnerungen

Vorlagen sind ein entscheidender Bestandteil eines professionellen Mahnwesens. In JTL-Wawi kannst du für jede Mahnstufe spezifische Vorlagen anlegen. Diese können als E-Mail oder im PDF-Format verwendet werden.

So legst du Vorlagen an:

1. Vorlagenbereich öffnen: Gehe zu Admin > Druck-/E-Mail-/Exportvorlagen.
2. Mahnungsvorlagen auswählen: Wähle im Bereich Vorlagensets das Set für Mahnungen.
3. Vorlagen anpassen: Bearbeite die Standardvorlage oder erstelle für jede Mahnstufe eine eigene Version. Hier kannst du Texte, Platzhalter (wie Kundenname, Rechnungsnummer oder Mahnstufen-Details) und Formatierungen individuell anpassen.

Eine gut formulierte Vorlage sollte Folgendes beinhalten:

• Höfliche, aber klare Sprache
• Exakte Informationen über die offenen Posten (Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit)
• Ein konkretes Zahlungsziel
• Deine Kontaktdaten für Rückfragen

Mahnlauf in JTL-Wawi durchführen

Sobald du die Einrichtung abgeschlossen hast, kannst du mit dem Mahnlauf beginnen. Der Mahnlauf ist der zentrale Prozess, bei dem du offene Posten prüfst, passende Mahnungen erstellst und diese an deine Kunden versendest.

Schritt 1: Offene Posten prüfen

Bevor du einen Mahnlauf startest, solltest du sicherstellen, dass alle relevanten Daten aktuell sind. So gehst du vor:

1. Offene Posten anzeigen: Gehe zu Zahlungen > Prüfen: Offene Posten.
2. Filter setzen: Du kannst nach Zahlungsziel, Kundennamen, Rechnungsnummern und anderen Kriterien filtern, um gezielt offene Rechnungen zu finden.
3. Überprüfung vornehmen: Stelle sicher, dass die Zahlungsziele korrekt hinterlegt sind und etwaige Teilzahlungen oder Gutschriften berücksichtigt wurden.

Schritt 2: Mahnlauf starten

1. Posten markieren: Wähle die Rechnungen aus, für die eine Mahnung erstellt werden soll.
2. Mahnungen generieren: Über das Kontextmenü oder die Schaltfläche Aktuelle Mahnung ausgeben kannst du die Mahnungen erstellen.
3. Ausgabeart wählen: Du kannst Mahnungen drucken, per E-Mail versenden oder als PDF speichern. JTL-Wawi unterstützt dich hier mit flexiblen Optionen.

Schritt 3: Mahnhistorie prüfen

Nach dem Mahnlauf ist es sinnvoll, die Mahnhistorie zu überprüfen. So siehst du, welche Schritte bereits erfolgt sind und kannst nachvollziehen, wann und welche Mahnung an den Kunden geschickt wurde. Dies ist besonders hilfreich, wenn Kunden Rückfragen haben.

Automatisierung des Mahnprozesses

Mit JTL-Workflows kannst du den Mahnprozess vollständig automatisieren. Das spart dir Zeit und stellt sicher, dass keine Mahnung vergessen wird. Ab JTL-Wawi Version 1.8 kannst du Workflows einrichten, die Mahnungen und Zahlungserinnerungen automatisch erstellen und versenden.

Beispiele für Workflows

• Automatische Zahlungserinnerung: Wenn eine Rechnung X Tage nach Fälligkeit unbezahlt bleibt, wird automatisch eine Zahlungserinnerung per E-Mail verschickt.
• Automatischer Mahnlauf: Ab der zweiten Mahnstufe wird automatisch eine PDF-Mahnung erstellt und an die Druckwarteschlange gesendet.
• Benachrichtigung für manuelle Aktionen: Du kannst dir eine Benachrichtigung senden lassen, wenn ein Kunde mehrfach gemahnt wurde, um gegebenenfalls telefonisch nachzufassen.

Einrichtung eines Workflows

1. Gehe zu Admin > Workflows und wähle den Bereich Zahlungen.
2. Erstelle einen neuen Workflow und definiere die Bedingungen (z. B. "Rechnungsstatus = überfällig").
3. Lege Aktionen fest, wie das automatische Versenden einer Mahnung per E-Mail.

Tipps für ein erfolgreiches Mahnwesen

Ein gut funktionierendes Mahnwesen erfordert mehr als nur technische Einstellungen. Hier sind einige zusätzliche Tipps:

1. Klare Zahlungsbedingungen festlegen

Stelle sicher, dass deine Kunden von Anfang an über Zahlungsfristen, Mahngebühren und Konsequenzen im Falle von Zahlungsverzug informiert sind. Diese Informationen sollten auf jeder Rechnung deutlich sichtbar sein.

2. Freundliche Kommunikation wahren

Eine Mahnung sollte sachlich und höflich formuliert sein, um die Beziehung zum Kunden nicht zu gefährden. Denke daran: Manchmal vergessen Kunden einfach, eine Rechnung zu begleichen.

3. Eskalation gezielt einsetzen

Nutze Mahnstufen sinnvoll, um den Druck auf den Kunden schrittweise zu erhöhen. Beginne mit einer Zahlungserinnerung, bevor du in spätere Eskalationsstufen übergehst.

4. Automatisierung und manuelle Kontrolle kombinieren

Auch wenn du Workflows zur Automatisierung nutzt, solltest du regelmäßig überprüfen, ob alle Prozesse wie gewünscht laufen und ob es Fälle gibt, die manuelle Aufmerksamkeit erfordern.

Fazit: Effizientes Mahnwesen mit JTL-Wawi

Das Mahnwesen in JTL-Wawi ist ein mächtiges Werkzeug, das dir hilft, offene Forderungen professionell zu verwalten. Von der Einrichtung individueller Mahngruppen und Mahnstufen über das Erstellen von Vorlagen bis hin zur Automatisierung des gesamten Prozesses bietet dir JTL-Wawi alle Möglichkeiten, die du brauchst.

Nutze die hier vorgestellten Tipps und Funktionen, um deine Liquidität zu sichern, deinen Kundenservice zu verbessern und den administrativen Aufwand zu reduzieren. Mit einem gut organisierten Mahnprozess bist du auf der sicheren Seite – finanziell und organisatorisch.

Falls du noch offene Fragen oder spezifische Herausforderungen hast, hinterlasse gerne einen Kommentar oder kontaktiere uns für individuelle Unterstützung bei der Einrichtung deines JTL-Mahnwesens.