JTL Kassenbuch: So führst du deine Buchhaltung korrekt mit JTL-POS

Als JTL-Shop-Besitzer ist es essenziell, die finanziellen Transaktionen deines Geschäfts präzise und nachvollziehbar zu dokumentieren. Das Kassenbuch spielt dabei eine zentrale Rolle, da es sämtliche Bargeldbewegungen erfasst und somit die Grundlage für eine ordnungsgemäße Buchführung bildet.

In diesem Artikel erfährst du, wie du das Kassenbuch in JTL-POS effektiv nutzt, den Tagesabschluss durchführst und gelöschte Artikel korrekt handhabst. Außerdem zeigen wir dir, wie du Buchungsdaten exportierst und worauf du achten musst, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen. Wir gehen detailliert auf die rechtlichen Anforderungen, die Vorteile eines digitalen Kassenbuchs und praktische Tipps für eine fehlerfreie Buchhaltung ein.

Warum ist ein Kassenbuch wichtig?

Ein Kassenbuch ist nicht nur für die interne Organisation deines Geschäfts von Bedeutung, sondern auch eine gesetzliche Pflicht für alle Unternehmen, die Bargeschäfte tätigen. Es hilft dir, den Überblick über deine Einnahmen und Ausgaben zu behalten und vermeidet Probleme mit dem Finanzamt. Eine lückenlose Dokumentation schützt dich vor Nachforderungen und sorgt für eine transparente Nachvollziehbarkeit aller Geschäftsvorgänge.

Gesetzliche Anforderungen an ein Kassenbuch

Laut GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung) muss dein Kassenbuch folgenden Anforderungen genügen:

1. Vollständigkeit: Jede Einnahme und Ausgabe muss erfasst werden.

2. Unveränderbarkeit: Einmal gespeicherte Einträge dürfen nicht nachträglich geändert werden.

3. Zeitgerechte Erfassung: Die Buchungen müssen täglich erfolgen.

4. Nachvollziehbarkeit: Jede Buchung muss durch Belege oder Quittungen belegt sein.

5. Richtigkeit: Es dürfen keine Schätzungen vorgenommen werden.

Das Kassenbuch in JTL-POS: Ein Überblick

Das Kassenbuch in JTL-POS bietet dir einen umfassenden Überblick über alle Bargeldeinnahmen und -ausgaben sowie den aktuellen Bargeldbestand deiner Kasse. Im Gegensatz zum Kassenbericht, der lediglich die Tagesumsätze abbildet, stellt das Kassenbuch ein vollständiges Protokoll aller Bargeldvorgänge dar. Dies ist besonders wichtig für die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und die Transparenz gegenüber dem Finanzamt.

Warum ist ein digitales Kassenbuch vorteilhaft?

Moderne Kassensysteme wie JTL-POS bieten die Möglichkeit, das Kassenbuch digital zu führen. Dies hat mehrere Vorteile:

1. Automatische Protokollierung: Alle Bargeldtransaktionen werden automatisch erfasst und können nicht manipuliert oder nachträglich geändert werden.

2. Zeitersparnis: Manuelle Aufzeichnungen sind fehleranfällig und zeitintensiv. Ein digitales System reduziert den administrativen Aufwand erheblich.

3. Gesetzeskonformität: Ein digitales Kassenbuch in JTL-POS erfüllt die Anforderungen der GoBD.

4. Einfache Datenübergabe: Steuerberater oder Finanzprüfer können die Daten einfach exportieren und weiterverarbeiten.

So erstellst du ein Kassenbuch in JTL-POS

Kassenbuch für Barzahlungen erstellen

Um ein Kassenbuch für Barzahlungen zu erstellen, gehe wie folgt vor:

1. Bereich "Kassenbuch" öffnen: Navigiere im Menü von JTL-POS zum Punkt "Kassenbuch".

2. Zeitraum auswählen: Wähle den gewünschten Zeitraum aus, für den du das Kassenbuch erstellen möchtest.

3. Ausgabeoption festlegen: Entscheide, ob du das Kassenbuch als Datei speichern oder per E-Mail versenden möchtest.

4. Kassenbuch erstellen: Tippe auf "Kassenbuch erstellen". Je nach gewählter Ausgabeoption wird die Datei als PDF in deinem Download-Ordner gespeichert oder per E-Mail an dich versendet.

Häufige Fehler beim Führen eines Kassenbuchs

Viele Shop-Besitzer machen Fehler bei der Kassenbuchführung. Hier sind einige der häufigsten Fehler und wie du sie vermeidest:

• Fehlende oder verspätete Buchungen: Alle Bargeldbewegungen müssen tagesgenau erfasst werden.

• Nicht dokumentierte Privatentnahmen: Jede Entnahme aus der Kasse muss dokumentiert werden.

• Fehlende Belege: Jedes Ereignis im Kassenbuch muss mit einem Beleg nachgewiesen werden.

Der Tagesabschluss in JTL-POS

Der Tagesabschluss ist ein wesentlicher Bestandteil des Kassenmanagements. Dabei wird der Ist-Betrag der Kasse, also der aktuelle Bargeldbestand, erfasst und mit dem Soll-Betrag abgeglichen. So können mögliche Differenzen identifiziert und dokumentiert werden. Nach Abschluss und Druck des Tagesabschlussberichts werden die Umsätze auf null zurückgesetzt, und die neuen Umsätze bis zum nächsten Tagesabschluss werden erfasst.

So führst du den Tagesabschluss korrekt durch

1. Menüpunkt "Tagesabschluss" öffnen

2. Geparkte Bons prüfen

3. Zählprotokoll eingeben

4. Tagesabschluss abschließen und Bericht speichern

Gelöschte Artikel in JTL-POS korrekt handhaben

In JTL-POS können Artikel gelöscht werden, jedoch bleibt die Historie dieser Artikel im System gespeichert. Das bedeutet, dass für steuerliche Zwecke gelöschte Artikel weiterhin nachvollziehbar bleiben. Falls du einen Artikel nicht mehr im Verkauf haben möchtest, ist es daher besser, ihn zu deaktivieren statt zu löschen.

Wie du gelöschte Artikel findest und verwaltest

• Gelöschte Artikel suchen: Über die Suchfunktion in JTL-POS kannst du nach gelöschten Artikeln filtern.

• Artikel deaktivieren statt löschen: Falls ein Artikel nicht mehr verkauft werden soll, deaktiviere ihn in der Artikelverwaltung.

• Belege archivieren: Falls ein gelöschter Artikel Rückfragen erzeugt, ist eine lückenlose Dokumentation essenziell.

Buchungsdaten exportieren

Mit JTL-POS kannst du Buchungsdaten exportieren, um diese für die Weiterverarbeitung in einer Buchhaltungssoftware oder für Steuerberater zu nutzen.

So exportierst du Buchungsdaten:

1. Gehe zum Bereich "Buchungsdaten"

2. Zeitraum auswählen

3. Exportformat auswählen

4. Export starten

Fazit

Ein gut geführtes Kassenbuch ist essenziell für die Buchhaltung und Steuerkonformität deines JTL-Shops. Mit JTL-POS kannst du dein Kassenbuch effizient verwalten, den Tagesabschluss korrekt durchführen und alle Buchungsdaten für die Buchhaltung exportieren.

Indem du die oben genannten Schritte befolgst, stellst du sicher, dass deine Kassenbuchführung den gesetzlichen Anforderungen entspricht und du bei einer Prüfung keine bösen Überraschungen erlebst.

Falls du weitere Fragen zur Nutzung von JTL-POS hast oder eine Beratung benötigst, lass es uns wissen!