Effiziente Inventur im JTL-Shop: So meisterst du die Bestandskontrolle mit JTL-Wawi und JTL-WMS

Als Betreiber eines JTL-Shops weißt du, wie wichtig es ist, eine präzise und regelmäßige Bestandskontrolle zu führen. Eine gut organisierte Inventur hilft nicht nur, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, sondern auch, Lagerkosten zu optimieren und die Kundenzufriedenheit durch genauere Lieferzeiten zu verbessern. In diesem Leitfaden zeigen wir dir, wie du die Inventur mit JTL-Wawi und JTL-WMS optimal durchführst, die Verwendung von Scannern, Mindesthaltbarkeitsdaten (MHD), Seriennummern und Gebinden berücksichtigst und deine Lagerbewertung effektiv gestaltest.

Warum ist eine Inventur im JTL-Shop entscheidend?

Inventuren sind nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch ein zentraler Bestandteil eines professionellen Lager- und Bestandsmanagements. Regelmäßige und sorgfältige Inventuren sorgen dafür, dass du stets aktuelle Bestandsdaten hast und vermeiden Fehler wie Fehlbestände, Überverkäufe oder unnötige Überbestände.

Hier sind einige wesentliche Vorteile einer gründlichen Inventur:

• Überverkäufe vermeiden: Wenn die Lagerbestände nicht stimmen, kann es zu Überverkäufen kommen, was zu Stornierungen und unzufriedenen Kunden führt. Eine aktuelle Bestandsführung ist essenziell, um jederzeit den tatsächlichen Lagerbestand zu kennen.
• Lagerkosten optimieren: Zu viele oder zu wenige Artikel auf Lager zu haben, kann teuer werden. Eine regelmäßige Inventur gibt dir präzise Bestandsdaten, mit denen du deine Bestände besser planen und somit Lagerkosten reduzieren kannst.
• Bessere Planung und Kontrolle: Mit genauen Daten zur Hand kannst du nicht nur schneller auf veränderte Nachfrage reagieren, sondern auch Lieferengpässe verhindern und saisonale Schwankungen besser bewältigen.
• Gesetzliche Anforderungen: In vielen Ländern sind Unternehmen dazu verpflichtet, eine jährliche Inventur durchzuführen und den Bestand genau zu dokumentieren. Dies ist wichtig für die steuerliche und buchhalterische Abrechnung.

Schritt 1: Vorbereitung auf die Inventur mit JTL-Wawi

Die Vorbereitung ist das A und O einer erfolgreichen Inventur. Ohne eine sorgfältige Organisation können schnell Fehler passieren, die den gesamten Inventurprozess beeinflussen. Die Inventurvorbereitung umfasst sowohl organisatorische als auch technische Aspekte:

1.1 Organisatorische Vorbereitung

Bevor die Zählung losgeht, sorge dafür, dass alle Lagerbereiche für die Inventur bereit sind und keine offenen Picklisten vorliegen. Es empfiehlt sich, die Inventur in ruhigen Zeiten durchzuführen, um den regulären Betrieb nicht zu stören und so fehlerfrei wie möglich arbeiten zu können.

1.2 Erstellung der Inventurliste

JTL-Wawi bietet eine komfortable Möglichkeit, eine umfassende Inventurliste zu erstellen. Diese Inventurliste enthält alle Artikel, die in deinem Lager geführt werden, und gibt dir die Möglichkeit, Soll- und Ist-Bestände zu vergleichen. Du kannst die Liste entweder drucken oder als PDF speichern, um sie digital zu nutzen.

Die Inventurliste dient als Grundlage für die gesamte Zählung und hilft dir, den Überblick zu behalten. Achte darauf, alle relevanten Informationen auf der Liste zu vermerken, um Fehler bei der Zählung zu vermeiden.

1.3 Nutzung eines Scanners für die Inventur

Besonders bei großen Lagern oder vielen Artikeln kann der Einsatz eines Scanners die Inventur erheblich beschleunigen. Mithilfe eines Barcodescanners kannst du Artikel und deren Mengen schnell erfassen und die Daten direkt in das System übertragen. Dies verringert die Fehlerquote und spart wertvolle Zeit.

Schritt 2: Durchführung der Inventur mit JTL-Wawi – Der praktische Ablauf

Die Inventur gliedert sich in verschiedene Schritte, die alle sorgfältig beachtet werden sollten, um genaue Ergebnisse zu erzielen.

2.1 Zählung der Bestände

Mit der Inventurliste gehst du nun durch das Lager und zählst die Bestände jedes Artikels. Dies kann manuell oder, wie bereits erwähnt, mithilfe eines Scanners erfolgen. Wichtig ist, dass du jeden Artikel einzeln überprüfst und die gezählten Mengen gewissenhaft notierst.

Für eine noch präzisere Inventur kannst du in JTL-Wawi nach Lagerplätzen sortieren und gezielt Artikel in einzelnen Lagerbereichen inventarisieren.

2.2 Erfassung der Ist-Bestände in JTL-Wawi

Nach Abschluss der Zählung ist es Zeit, die Ist-Bestände in JTL-Wawi einzugeben. Dazu öffnest du das Dialogfenster „Inventur durchführen“ und gibst dort die gezählten Werte ein. Solltest du Produkte mit Mindesthaltbarkeitsdatum oder Seriennummern haben, öffnet sich ein spezielles Fenster, in dem du diese Informationen zusätzlich eintragen kannst.

Eine präzise Erfassung der Ist-Bestände ist wichtig, da diese Daten die Grundlage für den neuen Lagerbestand darstellen und Differenzen gegenüber den Soll-Beständen aufzeigen.

2.3 Buchung der Inventur und Differenzliste

Nach der Eingabe aller Bestände kannst du die Inventur abschließen und in JTL-Wawi buchen. JTL-Wawi übernimmt dann die erfassten Ist-Bestände als neue Lagerbestände. Es erscheint eine Differenzliste, die alle Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Beständen darstellt. Diese Liste ist besonders hilfreich, um Diskrepanzen zu erkennen und eventuelle Fehlerquellen ausfindig zu machen.

Schritt 3: Erweiterte Funktionen und besondere Anforderungen bei der Inventur

In einigen Fällen reicht eine einfache Zählung der Artikel nicht aus, da es zusätzliche Anforderungen gibt, wie z. B. Mindesthaltbarkeitsdaten oder Seriennummern.

3.1 Erfassung von Mindesthaltbarkeitsdaten (MHD)

Wenn du Produkte verkaufst, die ein Mindesthaltbarkeitsdatum besitzen, wie etwa Lebensmittel oder Kosmetika, ist es wichtig, diese Daten während der Inventur zu erfassen. So hast du immer den Überblick, welche Produkte zuerst verkauft werden sollten, um Verlust durch Ablauf zu verhindern.

JTL-Wawi ermöglicht dir, MHD-Artikel während der Inventur separat zu erfassen und diese entsprechend im System zu markieren. So bleibt dein Lagerbestand jederzeit aktuell und MHD-Artikel lassen sich problemlos identifizieren.

3.2 Verwaltung von Seriennummern

Für Produkte mit Seriennummern ist es notwendig, diese Daten bei der Inventur genau zu dokumentieren. Seriennummern helfen dir, jeden Artikel eindeutig zu identifizieren und die Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten – ein wichtiger Punkt in Branchen mit hohem Qualitätsanspruch oder Garantieanforderungen.

In JTL-Wawi kannst du während der Inventur Seriennummern erfassen und diesen Seriennummern spezifische Lagerbestände zuordnen. Damit hast du jederzeit den Überblick über die verfügbaren Seriennummern und kannst Kunden genaue Informationen zu gekauften Produkten bieten.

3.3 Gebindeverwaltung

Einige Artikel werden in Gebinden verkauft, das heißt in Packungseinheiten oder Paletten. JTL-Wawi bietet dir die Möglichkeit, Gebinde bei der Inventur zu erfassen. Du kannst Gebindegrößen anlegen und direkt bei der Bestandsaufnahme berücksichtigen, was vor allem für große Lagermengen oder für die Lagerbewertung hilfreich ist.

Inventur mit JTL-WMS und JTL-WMS Mobile – Ideal für große Lager

Wenn dein Lager größer oder besonders komplex aufgebaut ist, lohnt sich der Einsatz von JTL-WMS. Das Warehouse Management System von JTL erweitert die Inventur-Funktion und bietet zusätzliche Features für die Bestandskontrolle:

4.1 Vorteile von JTL-WMS

JTL-WMS ermöglicht dir, Inventuren gezielt nach Lagerplätzen durchzuführen, sodass du spezifische Bereiche deines Lagers genauer unter die Lupe nehmen kannst. In JTL-WMS findest du die Inventurfunktion im Hauptmenü unter Intern > Inventur, wo du genau bestimmen kannst, welche Lagerplätze inventarisiert werden sollen.

4.2 Nutzung von JTL-WMS Mobile für die Inventur

Mit JTL-WMS Mobile kannst du Zählungen direkt am Lagerplatz vornehmen und die Bestände sofort in JTL-WMS aktualisieren. Das mobile Gerät erlaubt es dir, die Inventur vor Ort und in Echtzeit durchzuführen, was die Effizienz erheblich steigert und Fehler reduziert. Besonders bei großen Lagern ist der Einsatz von JTL-WMS Mobile eine große Hilfe.

4.3 Echtzeitübertragung der Inventurdaten

Durch die Echtzeitübertragung der Daten in JTL-WMS hast du während der gesamten Inventur Zugriff auf den aktuellen Stand und kannst jederzeit eingreifen, falls Unstimmigkeiten auftreten. Dies spart Zeit und gibt dir die Kontrolle über den gesamten Prozess.

Nachbereitung der Inventur: Lagerbewertung und Bestandsanalyse

Nach der Inventur ist es wichtig, die erfassten Daten zu analysieren und eine Lagerbewertung durchzuführen. JTL-Wawi bietet dir hier umfassende Möglichkeiten, um den Lagerwert zu berechnen und die wirtschaftliche Bedeutung deiner Bestände zu verstehen.

5.1 Lagerbewertung und Bestandsanalyse in JTL-Wawi

In JTL-Wawi kannst du den aktuellen Lagerwert ermitteln und diese Daten für die Finanzbuchhaltung nutzen. Diese Informationen sind wichtig, um den Wert deiner Bestände zu kennen und fundierte Entscheidungen über Lagerhaltung und Bestandsoptimierung zu treffen.

5.2 Rückwirkende Lagerbewertung

Falls du eine Lagerbewertung für einen bestimmten Stichtag benötigst, bietet JTL-Wawi die Möglichkeit, eine rückwirkende Bewertung der Lagerbestände vorzunehmen. So kannst du den Lagerwert zu einem früheren Zeitpunkt nachvollziehen und für Steuer- oder Prüfzwecke dokumentieren.

Tipps und Best Practices für eine erfolgreiche Inventur

Zum Schluss noch einige bewährte Praktiken, die dir helfen, die Inventur noch effizienter zu gestalten:

• Plane den richtigen Zeitpunkt: Wähle einen Zeitpunkt, an dem wenig Betrieb herrscht, um ungestört arbeiten zu können.
• Schule dein Team: Achte darauf, dass alle beteiligten Mitarbeiter gut vorbereitet sind und das System beherrschen.
• Nutze die Differenzliste: Mit der Differenzliste kannst du direkt nach der Zählung Diskrepanzen aufdecken und eventuelle Korrekturen vornehmen.
• Dokumentiere jeden Schritt: Dokumentation ist der Schlüssel zu einer nachvollziehbaren und überprüfbaren Inventur. Halte alles schriftlich fest und speichere Berichte ab.

Fazit

Mit den Inventurfunktionen von JTL-Wawi und JTL-WMS steht dir eine Vielzahl von Tools zur Verfügung, die dir helfen, deine Bestände effizient zu verwalten und den Lagerwert korrekt zu erfassen. Egal, ob es um MHD, Seriennummern, Gebinde oder mobile Scanner geht – JTL bietet Lösungen, die den Inventurprozess optimieren und dir Zeit sparen. Nutze die Möglichkeiten und Best Practices aus diesem Leitfaden, um deine Inventur effizient und präzise zu gestalten.

So stellst du sicher, dass deine Bestände jederzeit auf dem aktuellen Stand sind und du den Anforderungen deines Shops gerecht wirst.