eGECKO Shopware Integration: ERP-Anbindung für E-Commerce

Es ist Montagmorgen, 9:15 Uhr. Eine Kundenbestellung ist über Nacht eingegangen – ein wichtiger B2B-Kunde, der regelmäßig größere Mengen abnimmt. Dein Mitarbeiter im Kundenservice öffnet Shopware, sieht die Bestellung und will den Lieferstatus prüfen. Doch die Informationen stimmen nicht: Der im Shop angezeigte Lagerbestand passt nicht zu dem, was die Kollegin in der Lagerverwaltung meldet. Die Rechnung muss manuell angepasst werden, weil die Preise für diesen Kunden individuell vereinbart wurden – aber das steht nirgendwo zentral hinterlegt. Spätestens hier zeigt sich, warum eine erfahrene Shopware Agentur bei der sauberen System- und Prozessarchitektur den Unterschied machen kann.

Das Finance-Team fragt nach aktuellen Umsatzzahlen für das Monatsreporting, doch die Daten aus Shopware müssen erst aufwendig exportiert, bereinigt und mit den Buchhaltungsdaten abgeglichen werden. Am Ende des Tages hat das Team mehrere Stunden mit manuellen, fehleranfälligen Aufgaben verbracht – Zeit, die für strategische Arbeit fehlt.

Dieses Szenario kennst du vielleicht aus deinem eigenen Alltag. Dein Onlineshop läuft technisch einwandfrei, die Bestellungen kommen rein, die Kunden sind zufrieden. Doch im Hintergrund herrscht Chaos: Daten werden doppelt gepflegt, Bestände stimmen nicht, Rechnungen müssen nachträglich korrigiert werden, und niemand hat einen echten Überblick über die aktuelle finanzielle Lage.

Genau hier setzt die Integration von eGECKO mit Shopware an: Sie verbindet deinen Onlineshop mit deinem ERP-System und schafft durchgängige, automatisierte Prozesse – von der Bestellung bis zur Bilanz.

Shopware als Shop-Plattform: Einordnung und Entscheidungsgrundlage

Bevor wir tiefer in die eGECKO-Integration einsteigen, lass uns kurz klären, warum Shopware als Shop-System überhaupt relevant ist – und wann du vielleicht besser zu einer Alternative greifst.

Shopware ist eine deutsche E-Commerce-Plattform, die in drei Hauptvarianten verfügbar ist:

• Shopware Community Edition: Open Source, kostenlos, selbst gehostet
• Shopware Professional: SaaS-Modell, monatliche Lizenz ab ca. 600 Euro, weniger Aufwand für Hosting und Updates
• Shopware Enterprise: Individuelle Lizenz, ab ca. 2.000 Euro/Monat, erweiterte Features und SLAs

Shopware eignet sich besonders für Unternehmen, die Wert auf Flexibilität, deutsches Recht, DSGVO-Konformität und eine starke Community legen. Die Plattform bietet umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten, ein modernes Plugin-System und ist sowohl für B2C- als auch B2B-Szenarien geeignet. Im Vergleich zu anderen Systemen punktet Shopware mit guter Skalierbarkeit und einem durchdachten Template-System. Allerdings ist der Einstieg technisch anspruchsvoller als bei Baukastensystemen wie Shopify.

Wann passt Shopware – und wann nicht?

Shopware ist ideal, wenn du ein mittelständisches Unternehmen führst, das schnell wächst oder plant, international zu expandieren. Die Plattform bietet starke Multichannel-Funktionen, ist gut dokumentiert und hat ein breites Ökosystem an Agenturen und Entwicklern.

Wenn du hingegen einen sehr kleinen Shop mit wenig Budget und wenig technischem Know-how startest, kann ein einfacheres System wie Shopify oder WooCommerce sinnvoller sein – zumindest am Anfang. Auch wenn du stark auf Marktplatz-Integration setzt und vor allem über Amazon oder eBay verkaufst, gibt es spezialisierte Warenwirtschaftssysteme wie JTL, die sich stärker auf diese Kanäle fokussieren.

Shopware vs. Alternativen: Schnelle Entscheidungsmatrix

Wenn du dich für Shopware entscheidest, wählst du ein System, das technisch anspruchsvoll, aber sehr flexibel ist. Die Integration mit einem ERP-System wie eGECKO macht besonders dann Sinn, wenn du kaufmännische Prozesse zentral steuern und alle Daten sauber in einem System zusammenführen willst.

Für wen lohnt sich eine eGECKO Shopware Integration wirklich?

Nicht jedes Unternehmen braucht sofort eine vollumfängliche ERP-Integration. Gerade kleinere Shops mit wenigen Bestellungen und einfachen Prozessen kommen oft noch gut mit manuellen Abläufen oder einer simplen Buchhaltungsanbindung zurecht. Doch ab einem bestimmten Punkt wird die manuelle Pflege zum Flaschenhals – und genau dann lohnt sich der Schritt zur Integration.

Die Integration lohnt sich typischerweise, wenn:

• Dein Ordervolumen stetig wächst und manuelle Prozesse nicht mehr skalieren – typischerweise ab etwa 30 bis 70 Bestellungen pro Tag, je nach Komplexität der Produkte und Prozesse
• Du viele Produktvarianten, mehrere Lager oder verschiedene Standorte verwaltest und der Überblick verloren geht
• Fehlerquoten und manuelle Nacharbeiten spürbar Zeit und Geld kosten – als Richtwert: mehr als 3 bis 5 Stunden pro Woche
• Du ins B2B-Geschäft einsteigst und kundenspezifische Preise, Freigaben und Konditionen benötigst, die sich nicht mehr in Excel-Listen pflegen lassen
• Du international expandierst und mehrere Währungen, Steuersysteme und rechtliche Anforderungen abbilden musst
• Dein Finance-Team verlässliche, tagesaktuelle Zahlen für Controlling und Reporting braucht und nicht mehr Tage mit manueller Datenzusammenstellung verbringen will
• Du Multichannel betreibst – etwa zusätzlich zu Shopware auch auf Marktplätzen oder im stationären Handel aktiv bist und eine zentrale Datenbasis brauchst

Die Integration lohnt sich oft noch nicht, wenn:

• Dein Durchsatz sehr gering ist – unter 20 bis 30 Bestellungen pro Tag – und sich Prozesse kaum ändern
• Stammdaten und Preise selten aktualisiert werden und der Bestand einfach zu führen ist
• Dir intern das Know-how fehlt und kein Integrationspartner zur Verfügung steht, der dich langfristig begleitet
• Du gerade erst mit dem E-Commerce startest und zunächst Erfahrungen sammeln möchtest, bevor du in größere Systeme investierst
• Dein Budget unter 10.000 bis 15.000 Euro liegt – dann sind einfachere Lösungen oder ein späterer Einstieg sinnvoller

In solchen Fällen kann es sinnvoll sein, zunächst mit einfacheren Lösungen zu starten – etwa einer reinen Warenwirtschaft oder einer Anbindung an dein Buchhaltungstool – und die ERP-Integration später nachzuziehen, wenn das Geschäft wächst. Wichtig ist, dass du realistisch einschätzt, wo du stehst und welche Investition aktuell wirklich nötig ist.

eGECKO vs. andere ERP-Systeme: Wann passt eGECKO zu Shopware?

eGECKO ist eine kaufmännische Komplettlösung für Rechnungswesen, Controlling, Personalwesen und CRM – typische Zielgruppe sind mittelständische Unternehmen mit 10 bis 500 Mitarbeitern, oft im produzierenden Gewerbe, Handel oder Dienstleistungssektor.

Im Gegensatz zu spezialisierten Warenwirtschaftssystemen deckt eGECKO den gesamten kaufmännischen Bereich ab, ist aber weniger stark auf reine E-Commerce-Prozesse optimiert als etwa Systeme wie JTL oder Xentral. Das bedeutet: Wenn du primär Finance, Controlling und Personalwesen zentral steuern willst und E-Commerce ein wichtiger, aber nicht der einzige Vertriebskanal ist, passt eGECKO gut. Wenn du hingegen einen reinen Online-Pure-Player betreibst und hauptsächlich Lager, Versand und Multichannel-Vertrieb brauchst, könnte eine spezialisierte Warenwirtschaft effizienter sein.

Welche Daten fließen zwischen eGECKO und Shopware – und in welche Richtung?

Eine der wichtigsten Fragen bei jeder Integration lautet: Welche Daten sollen überhaupt synchronisiert werden, und welches System ist jeweils führend? Die Antwort hängt stark von deinen individuellen Prozessen ab. Typischerweise werden folgende Datenobjekte zwischen eGECKO und Shopware ausgetauscht:

Wichtig: Nicht alles muss oder sollte synchronisiert werden. Volatile UI-Daten, interne Logs oder rein technische Informationen haben im jeweils anderen System oft nichts zu suchen. Stattdessen solltest du dich auf die geschäftskritischen Daten konzentrieren und überflüssigen Datenaustausch vermeiden – das spart Ressourcen und reduziert Fehlerquellen.

Datenhoheit klären: Welches System ist führend – und warum das so wichtig ist

Eine der häufigsten Ursachen für Probleme in Integrationsprojekten ist eine unklare Datenhoheit. Wenn nicht eindeutig festgelegt ist, welches System für welches Datenobjekt die maßgebliche Quelle darstellt, entstehen Konflikte: Bestände stimmen nicht, Preise widersprechen sich, Kundendaten sind inkonsistent.

Deshalb ist es entscheidend, dass du für jedes Datenobjekt klar definierst, welches System führend ist und welche Systeme nur lesend oder schreibend zugreifen dürfen.

In der Regel gilt:

• Produktstammdaten: ERP oder PIM als führendes System, Shopware als Empfänger
• Preise und Bestände: ERP führend, Shopware erhält Updates
• Bestellungen: Shopware ist die Quelle, ERP verarbeitet weiter
• Kundendaten: Je nach Prozess – oft Shopware führend für B2C, ERP für B2B
• Zahlungen: Payment-Provider ist Quelle, ERP verarbeitet für Buchhaltung
• Belege: ERP erstellt und archiviert, Shopware stellt ggf. für Kunden bereit

Zusätzlich musst du Regeln für Konfliktfälle definieren: Was passiert, wenn ein Datensatz in beiden Systemen gleichzeitig geändert wird? Wer gewinnt? Wie werden Dubletten erkannt und aufgelöst? Diese Fragen solltest du in einem Datenhoheitskonzept dokumentieren, bevor du mit der technischen Umsetzung beginnst.

Integrationsarchitektur: Welche technischen Ansätze gibt es?

Wenn die fachlichen Anforderungen klar sind, geht es an die technische Umsetzung. Hier gibt es verschiedene Ansätze, die jeweils Vor- und Nachteile haben. Die Wahl hängt von deinen Anforderungen, deiner IT-Landschaft und deinen Ressourcen ab.

Technische Grundbegriffe einfach erklärt

• API (Application Programming Interface): Eine Schnittstelle, über die zwei Systeme miteinander kommunizieren können. Stell dir das wie eine Tür vor, durch die Daten in beide Richtungen fließen können.
• Webhook: Eine automatische Benachrichtigung, die ein System verschickt, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt – zum Beispiel wenn eine neue Bestellung eingeht. Das System ruft dann von sich aus eine definierte Adresse auf.
• Middleware: Ein Vermittler zwischen zwei Systemen, der dafür sorgt, dass Daten sauber übersetzt und übertragen werden, auch wenn beide Systeme unterschiedlich funktionieren.
• Sync vs. Async: Synchron bedeutet, dass eine Aktion sofort abgeschlossen werden muss, bevor es weitergeht. Asynchron bedeutet, dass die Aktion im Hintergrund läuft und das System parallel weiterarbeiten kann.
• Idempotenz: Eine Eigenschaft, die sicherstellt, dass eine Aktion mehrfach ausgeführt werden kann, ohne dass sich das Ergebnis verändert – wichtig, damit bei Fehlern keine Duplikate entstehen.

Direkte API-Integration

Shopware bietet eine umfangreiche Admin API, über die du nahezu alle Entitäten lesen und schreiben kannst. Eine direkte Integration bedeutet, dass eGECKO oder ein Integrationsmodul diese API direkt aufruft, um Daten auszutauschen. Das ist technisch relativ einfach und transparent, eignet sich aber vor allem für kleinere Datenvolumina und einfache Synchronisationsszenarien.

Vorteile: Einfache Architektur, geringe Komplexität, schnelle Umsetzung, keine zusätzlichen Komponenten.

Nachteile: Enge Kopplung, wenig Entkopplung bei Fehlern, Performanceprobleme bei hohen Datenmengen, schwierige Fehlerbehandlung.

Middleware / Integrationsplattform

Eine Middleware sitzt zwischen eGECKO und Shopware und übernimmt die Orchestrierung des Datenaustauschs. Sie empfängt Daten aus einem System, transformiert sie bei Bedarf, legt sie in einer Queue (Warteschlange) ab und überträgt sie zeitversetzt oder ereignisgesteuert an das Zielsystem. Dieser Ansatz entkoppelt die Systeme und bietet mehr Flexibilität, Fehlertoleranz und Skalierbarkeit.

Vorteile: Entkopplung, besseres Fehlerhandling, Wiederholungsmechanismen, bessere Performance, zentrales Monitoring, Transformation und Mapping an einem Ort.

Nachteile: Höhere Komplexität, zusätzliche Komponente, die betrieben werden muss, höhere initiale Kosten.

Standard-Connector vs. Individualentwicklung

Für eGECKO und Shopware gibt es am Markt verschiedene Ansätze: Entweder setzt du auf einen fertigen Standard-Connector (falls verfügbar) oder du lässt eine Individualintegration entwickeln. Standard-Connectoren sind schneller und günstiger, bieten aber weniger Flexibilität. Individuelle Lösungen passen exakt zu deinen Prozessen, sind aber teurer und wartungsintensiver.

Empfehlung: Starte mit einem MVP auf Basis verfügbarer Standard-Module oder einer schlanken individuellen Lösung. Erweitere dann schrittweise um spezifische Anforderungen. Dokumentiere alle Anpassungen sauber, damit Wartung und Updates nicht zum Problem werden.

eGECKO-spezifische Schnittstellen und Mechaniken

Konkret zu eGECKO: Das System bietet typischerweise Web-Services oder API-Endpunkte, über die externe Systeme Daten abrufen oder schreiben können. Die genaue Ausprägung hängt von der eGECKO-Version und dem Lizenzmodell ab.

Wichtige Punkte:

• Authentifizierung: Meist über API-Keys (eindeutige Zugangsschlüssel) oder OAuth2-Token – stelle sicher, dass diese sicher gespeichert und regelmäßig rotiert werden.
• Beleglogik: eGECKO erzeugt Rechnungen, Lieferscheine und Gutschriften nach deutschen GoBD-Standards (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern). Diese Belege müssen revisionssicher archiviert werden – plane Speicherort und Zugriff entsprechend.
• Buchungslogik: Bestellungen aus Shopware müssen korrekt auf Konten gebucht werden (Erlöse, Forderungen, Verbindlichkeiten). Kläre mit deinem Steuerberater, welche Kontierungsregeln gelten.
• Stammdatenpflege: Artikel, Kunden und Lieferanten werden in eGECKO zentral verwaltet. Ändere diese nur im führenden System, um Konflikte zu vermeiden.
• Performance: eGECKO ist primär für transaktionale Prozesse optimiert, nicht für Bulk-Operationen (Massenverarbeitung). Plane große Datenmengen (z. B. initiale Katalogübertragung) außerhalb der Stoßzeiten und in Batches (Stapeln).

Shopware-spezifische Integrationsmechanik

Auf Shopware-Seite sind folgende technische Details wichtig:

Admin API und Sync API

Shopware bietet zwei Hauptschnittstellen: Die Admin API für CRUD-Operationen (Create, Read, Update, Delete – also Anlegen, Lesen, Ändern, Löschen) auf Entitäten (Produkte, Kunden, Bestellungen usw.) und die Sync API für Bulk-Operationen.

Für die Integration von eGECKO mit Shopware wirst du hauptsächlich die Admin API nutzen – für größere Datenmengen (z. B. Preis- oder Bestandsupdates für viele Artikel) kann die Sync API deutlich effizienter sein, da sie mehrere Entitäten in einem Request verarbeitet.

Webhooks und Events

Shopware kann bei bestimmten Ereignissen (z. B. neue Bestellung, Statusänderung) automatisch eine HTTP-Anfrage an eine definierte URL senden. Das ist ideal, um eGECKO in Echtzeit über Änderungen zu informieren.

Wichtig: Implementiere eine Signaturprüfung, um sicherzustellen, dass die Anfrage wirklich von Shopware kommt, und stelle Idempotenz sicher, damit doppelte Webhook-Calls nicht zu Duplikaten führen.

Indexing und Caching

Nach größeren Datenimporten (z. B. Produktaktualisierungen) muss Shopware oft den Suchindex neu aufbauen, damit die Änderungen im Frontend sichtbar werden. Das kann je nach Kataloggröße einige Minuten dauern. Plane solche Prozesse außerhalb der Stoßzeiten (z. B. nachts) und informiere dein Team, dass Änderungen nicht sofort live sind.

Rate Limits und Performance

Die Admin API hat technische Limits (Begrenzungen), die du beachten musst. Bei zu vielen parallelen Anfragen kann es zu Verzögerungen oder Fehlern kommen. Setze auf Drosselung (Throttling, also kontrollierte Verlangsamung) und Bulk-Operationen, wo möglich. Auch die Datenbankperformance und der Elasticsearch-/OpenSearch-Index können Engpässe sein – insbesondere bei großen Produktkatalogen mit vielen Varianten.

Aufwand, Kosten und Timeline: Womit du rechnen musst

Die Frage nach dem Aufwand lässt sich nicht pauschal beantworten – sie hängt von vielen Faktoren ab. Hier einige realistische Orientierungswerte basierend auf Praxisprojekten, die du als Bandbreite verstehen solltest. Deine konkreten Kosten können je nach Agentur, Region, internen Ressourcen und Komplexität deutlich abweichen.

MVP (Minimum Viable Product)

Scope: Bestellungen und Bestände synchronisieren, ein Lager, ein Land, geringe Sonderlogik.

Aufwand: 20–40 Personentage (ca. 1–2 Monate Kalenderzeit bei Teilzeit-Ressourcen).

Kosten: 10.000–30.000 Euro (abhängig von Agentur/Freelancer-Sätzen, Lizenzen, Hosting).

Standard-Integration

Scope: Zusätzlich Preise, B2B-Logiken, Teillieferungen, Retouren, zwei bis drei Kanäle.

Aufwand: 40–80 Personentage (ca. 2–4 Monate).

Kosten: 30.000–70.000 Euro.

Enterprise-Integration

Scope: Internationalisierung, mehrere Lager/Standorte, komplexe Steuer-/Beleglogik, Multichannel, starkes Customizing, Performance-Optimierung.

Aufwand: 80–200+ Personentage (6–12+ Monate).

Kosten: 70.000–250.000+ Euro.

Laufende Kosten (pro Monat)

• eGECKO-Lizenz: ca. 50–300 Euro/Monat (je nach Modulen und Nutzern)
• Shopware-Hosting: ca. 100–500 Euro/Monat (Professional/Enterprise höher)
• Middleware/Monitoring: ca. 50–200 Euro/Monat
• Support/Wartung: ca. 500–2.000 Euro/Monat (abhängig von SLA)

Aufwandstreiber

• Datenqualität (schlechte Altdaten = viel Bereinigungsaufwand)
• Sonderprozesse und Individualisierungen
• Anzahl der Systeme und Kanäle
• Echtzeit-Anforderungen (Webhooks, Event-Streaming)
• Testtiefe und Qualitätssicherung
• Interne Ressourcen und Know-how

Projektablauf: So läuft eine eGECKO Shopware Integration in der Praxis ab

Eine erfolgreiche Integration ist kein technisches Sprint-Projekt, sondern ein strukturierter Prozess, der fachliche, organisatorische und technische Themen vereint. Hier ein bewährter Ablauf:

Phase 1: Anforderungen und Scope (1–2 Wochen)

Beginne mit einem klaren MVP: Welche Prozesse sollen zuerst automatisiert werden? Oft macht es Sinn, mit Order-to-Cash (von der Bestellung bis zur Zahlung) zu starten und später Preise, Retouren oder B2B-Logiken nachzuziehen.

Dokumentiere deine aktuellen Abläufe: Wie kommt eine Bestellung ins System? Wer prüft sie? Wann wird gebucht, wann versendet, wann fakturiert? Wo gibt es manuelle Eingriffe?

Phase 2: Rollen und Datenhoheit (1 Woche)

Wer ist Product Owner? Wer liefert fachliche Anforderungen aus Finance, Logistik, Vertrieb? Wer ist für die technische Umsetzung verantwortlich? Wer testet? Wer betreut im Live-Betrieb? Dokumentiere das in einer RACI-Matrix (Responsible, Accountable, Consulted, Informed).

Lege für jedes Datenobjekt fest: Welches System ist führend? Wer darf schreiben, wer nur lesen? Wie werden Konflikte gelöst?

Phase 3: Datenbereinigung und Mapping (2–4 Wochen)

Vor der Integration solltest du Altdaten bereinigen: Dubletten entfernen, Artikelvarianten konsolidieren, Kundenstammdaten prüfen. Schlechte Daten zu migrieren verschärft nur die Probleme.

Definiere dann das Mapping: Wie werden Steuersätze, Versandarten, Rabatte, Währungen zwischen den Systemen abgebildet? Welche Rundungsregeln gelten? Dokumentiere das detailliert.

Phase 4: Technische Umsetzung (4–12 Wochen)

Jetzt geht es an die Entwicklung: API-Anbindung, Middleware-Konfiguration, Fehlerhandling, Security (Tokens, Rechte, Audit). Implementiere Schutzmechanismen gegen Duplikate, stelle Wiederholungsmechanismen sicher und baue Monitoring ein.

Phase 5: Testen mit realistischen Szenarien (2–4 Wochen)

Teste nicht nur den Happy Path (den idealen Ablauf), sondern auch Edge Cases (Sonderfälle): Teillieferungen, Stornierungen, Gutscheine, Retouren, Auslandsbestellungen, B2B-Rechnungen, Zahlungsabbrüche. Nur so findest du Fehler, bevor sie live gehen.

Phase 6: Go-Live und Stabilisierung (2–4 Wochen)

Plane den Cutover (Umstellung): Wann wird umgestellt? Gibt es eine Parallelphase? Welche Daten werden eingefroren? Wie läuft der Fallback, falls etwas schiefgeht?

Nach dem Go-Live folgt die Stabilisierungsphase: Fehlerlisten abarbeiten, Performance optimieren, Reconciliation-Jobs (Abgleichsläufe) einrichten.

Phase 7: Schulungen und Dokumentation (laufend)

Schule deine Mitarbeiter – nicht nur in der Bedienung, sondern auch in Fehlerszenarien: Was tun, wenn eine Bestellung hängt? Wie erkenne ich Synchronisationsfehler? Erstelle Runbooks (Handlungsanleitungen) für typische Probleme.

Typische Fehler und wie du sie vermeidest

Auch die beste Planung schützt nicht vor allen Stolpersteinen. Hier sind die häufigsten Fehler in Integrationsprojekten – und wie du sie vermeiden kannst:

• Unklare Datenhoheit: Ohne klare Regeln entstehen widersprüchliche Daten. Definiere für jedes Objekt eindeutig das führende System.
• Zu großer Big-Bang-Scope: Wer alles auf einmal will, riskiert, dass das Projekt scheitert. Starte mit einem MVP und baue Schritt für Schritt aus.
• Altdatenübernahme unterschätzt: Varianten, Dubletten, historische Daten – die Migration ist oft komplexer als gedacht. Plane genug Zeit und Budget ein.
• Prozesse nicht definiert: Wenn du nicht weißt, wie deine Prozesse aussehen sollen, automatisierst du nur das Chaos. Dokumentiere erst, automatisiere dann.
• Steuer- und Beleglogiken falsch: Rundungsdifferenzen, falsche Steuersätze, OPOS-Fehler – hier lauern teure Fehler. Teste intensiv und lass dich im Zweifel beraten.
• Kein Duplicate-Schutz: Ohne Schutzmechanismen werden bei Wiederholungen Bestellungen oder Belege doppelt angelegt. Implementiere Idempotenz-Checks über eindeutige IDs.
• Keine saubere Fehlerbehandlung: Fehler passieren – plane Wiederholungen, Fehlerlisten, Alerting (Warnmeldungen) und manuelle Reconciliation ein.
• Unzureichende Tests: Nur den Happy Path zu testen reicht nicht. Edge Cases, Fehlerszenarien und Lastszenarien sind entscheidend.

Konkrete Praxisbeispiele: So hilft die Integration im Alltag

Beispiel A: Bestandsdifferenzen eliminiert

Ein mittelständischer Onlinehändler kämpfte mit ständigen Bestandsdifferenzen. Im Shop wurden Artikel angezeigt, die längst ausverkauft waren – oder umgekehrt. Ursache: Bestand wurde im Shop manuell gepflegt, im Lager aber in einem anderen System.

Nach der Integration mit eGECKO wird der Bestand zentral im ERP geführt und in Echtzeit an Shopware übermittelt. Reservierungen werden korrekt abgebildet, und ein nächtlicher Reconciliation-Job gleicht eventuelle Abweichungen ab. Ergebnis: Überverkäufe um 90 Prozent reduziert, Kundenzufriedenheit gestiegen.

Beispiel B: Rechnungsstellung beschleunigt

Ein B2B-Händler erstellte Rechnungen manuell – oft mit tagelanger Verzögerung. Das band Ressourcen und verschlechterte die Liquidität. Nach der Integration läuft der Prozess automatisch: Sobald die Ware versendet wird, erstellt eGECKO die Rechnung, verknüpft sie mit der Bestellung und stellt sie dem Kunden über Shopware bereit. Zahlungseingänge werden automatisch abgeglichen.

Ergebnis: Durchlaufzeit von 5 Tagen auf unter 24 Stunden gesenkt, Liquidität verbessert.

Beispiel C: Tagesaktuelle Margen für Controlling

Das Controlling eines wachsenden E-Commerce-Unternehmens musste Umsatz- und Margenreports mühsam aus verschiedenen Systemen zusammenklauben. Mit der Integration fließen alle Daten in eGECKO, wo das Controlling beliebige Auswertungen fahren kann: Umsatz nach Kanal, Deckungsbeitrag nach Produktgruppe, OPOS (offene Posten), Forecasts (Prognosen).

Ergebnis: Reporting von mehreren Tagen auf wenige Stunden verkürzt, bessere Entscheidungsgrundlagen.

Checkliste: Bin ich bereit für eine eGECKO Shopware Integration?

Nutze diese Checkliste, um zu prüfen, ob der richtige Zeitpunkt für eine Integration gekommen ist:

• Steigt mein Ordervolumen kontinuierlich über 30 bis 70 Bestellungen pro Tag (abhängig von Komplexität)?
• Verwalte ich mehr als 500 Artikel oder viele Varianten?
• Gibt es manuelle Tätigkeiten, die mehr als 3 bis 5 Stunden pro Woche kosten?
• Treten häufig Fehler auf (falsche Preise, Überverkäufe, inkonsistente Kundendaten)?
• Plane ich Wachstum (neue Kanäle, Internationalisierung, B2B)?
• Braucht mein Finance-Team belastbare, tagesaktuelle Zahlen?
• Betreibe ich bereits mehrere Kanäle (Marktplätze, POS)?
• Habe ich die nötigen Ressourcen (intern oder über Partner)?
• Liegt mein Budget über 10.000 bis 15.000 Euro?

Wenn du mindestens fünf Fragen mit Ja beantwortest, ist eine Integration wahrscheinlich sinnvoll.

Fazit: Von Chaos zu Klarheit mit eGECKO und Shopware

Erinnern wir uns an den Montagmorgen vom Anfang: Die Bestellung kommt rein, Lagerbestand stimmt nicht, Rechnung muss manuell korrigiert werden, Support kennt den Status nicht, Finance hat keine Zahlen.

Stell dir nun vor, wie derselbe Morgen mit der Integration abläuft: Die Bestellung wird automatisch ins ERP übertragen, der Bestand im Shop ist korrekt, die kundenspezifischen Preise sind hinterlegt, der Kundenservice sieht den vollständigen Bestellstatus, die Rechnung wird automatisch erstellt und der Zahlungseingang automatisch abgeglichen. Das Finance-Team ruft das Dashboard auf und sieht tagesaktuelle Umsätze, Margen und offene Forderungen – ohne manuelle Datenzusammenstellung.

Das gesamte Team arbeitet auf Basis derselben, aktuellen Daten und kann sich auf strategische Aufgaben konzentrieren. Das ist keine Zukunftsvision – das ist Realität, wenn eGECKO und Shopware richtig integriert sind.

Die Integration schafft nicht nur technische Verbindungen, sondern echte Prozessverbesserungen, die sich täglich auszahlen: in gesparter Zeit, reduzierten Fehlern, zufriedeneren Kunden und besseren Entscheidungen.

Wenn du jetzt den nächsten Schritt gehen möchtest, beginne mit einer klaren Anforderungsanalyse: Welche Prozesse bremsen dich aktuell aus? Wo entstehen Fehlerkosten? Welche Daten fehlen täglich? Ein strukturierter Shopware-Check hilft dabei oft, Prioritäten sauber zu setzen, bevor du in die Umsetzung gehst.

Dann plane einen Prozessworkshop mit den beteiligten Fachbereichen – Finance, Logistik, Vertrieb, IT – und legt gemeinsam fest, wie eure idealen Abläufe aussehen sollen. Wenn du dabei auch Shop-Features wie Varianten, Attribute und Filter sauber aufsetzen willst, lohnt sich vorab ein Blick auf Shopware-Eigenschaften, weil sie direkten Einfluss auf Stammdaten, Mapping und Datenqualität haben.

Mit diesem Fundament kannst du die technische Umsetzung angehen – entweder mit einem erfahrenen Integrationspartner oder, wenn die Ressourcen da sind, auch intern. Besonders bei Multichannel und Versandprozessen ist es hilfreich, frühzeitig zu klären, wie der Versand in Shopware abgebildet werden soll, damit Status- und Tracking-Logiken später nicht zu Nacharbeiten führen.

Wichtig ist: Starte klein, lerne schnell und baue Schritt für Schritt aus. Und wenn du parallel Plattformen vergleichst oder einen Wechsel evaluierst, kann eine Shopify Agentur eine gute Referenz für typische Aufwandstreiber und Migrationspfade liefern.