Es ist Montagmorgen, 8:15 Uhr. Du öffnest JTL Wawi, bereit für eine neue Handelswoche. Noch während der Kaffee dampft, treffen die ersten Bestellungen aus Deinem Shop und einem marktplatzbasierten Geschäftsmodell ein – beide laufen unter unterschiedlichen Marken, mit eigenen Artikeln, Kundengruppen und individuellen Preisen. Eigentlich willst Du jetzt nicht zwischen verschiedenen Systemen oder Datenbanken wechseln müssen, sondern dieses Szenario zentral und clever steuern. Genau hier kommt der Multi-Mandanten-Betrieb in JTL Wawi ins Spiel – und damit die Frage: Wie lassen sich mit JTL Wawi 2 Mandanten effizient verwalten, ohne Chaos und unnötigen Mehraufwand?
Vielleicht betreibst Du unterschiedliche Online-Shops, arbeitest mit verschiedenen Marken oder hast Spezialbereiche und Lagerstandorte, die sich sauber voneinander abgrenzen sollen. Mandanten sind die Antwort auf den Wunsch nach Struktur: Jeder Mandant ist ein autarkes, eigenständiges Unternehmen im System – mit individuellen Artikeln, Kundendaten, Belegen, Nummernkreisen und Einstellungen.
Typische Szenarien, bei denen die Verwaltung von zwei Mandanten einen echten Vorteil bietet:
Der Betrieb von 2 Mandanten in JTL Wawi sorgt so für Ordnung, Rechtssicherheit und flexible Skalierbarkeit.
Jeder Mandant entspricht einer eigenständigen Datenbank innerhalb der JTL Wawi Installation. Das bedeutet: Artikel, Kunden, Bestellungen, Buchhaltungsdaten, Konfigurationen etc. werden strikt getrennt voneinander gespeichert. So kommt es nicht zu Überschneidungen und Fehlern, die bei einer bloßen Artikelnummerntrennung oder Namensänderungen schnell passieren könnten.
Aber wie sieht das konkret in der Anwendung aus?
Die Anlage des zweiten Mandanten ist in JTL Wawi recht intuitiv gelöst. Hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:
Nach Abschluss dieser Schritte steht Dein Zweitmandant einsatzbereit zur Verfügung. Das wechselnde Arbeiten zwischen den Mandanten läuft komfortabel über einen Mandantenswitch im Hauptmenü ab.
| Datenbereich | Mandantgetrennt? | Bemerkung |
|---|---|---|
| Artikel und Sortimente | Ja | Jedem Mandanten können eigene Artikel, Preise, Lagerbestände zugewiesen werden |
| Kunden & Kundengruppen | Ja | Kundendaten werden separat geführt, Überschneidungen verhindert |
| Belege (Rechnung, Angebote...) | Ja | Eigener Abrechnungs- und Belegdurchlauf je Mandant |
| Benutzereinstellungen | Teilweise | Rollen können für Mandanten individuell vergeben werden |
| Grundeinstellungen (Zahlungsarten, Versandarten) | Ja | Jeder Mandant kann bspw. eigene Zahlarten aktivieren |
| Shop-Anbindung | Ja | Mehrere Shops für verschiedene Mandanten möglich |
| Reports, Statistiken | Ja | Jeder Mandant hat separate Auswertungstools |
Nehmen wir an, Du betreibst einen Mandanten für ein lokales Geschäft und einen zweiten für einen reinen Online-Shop. Mandant 1 beinhaltet dabei alle Artikel, die auch im physischen Laden verkauft werden, während Mandant 2 ausschließlich E-Commerce-Angebote verwaltet.
Im Arbeitsalltag steigerst Du Deine Effizienz, indem Du gezielt und schnell zwischen den Mandanten wechselst. Aktionen wie Preisaktionen, Rechnungsstellungen, Bestandskontrollen oder Kundenmanagement passen sich immer exakt dem gewählten Mandanten an. Dadurch kannst Du administrative Tätigkeiten und Shop-Steuerung ohne Systembrüche ausführen.
Ein praktischer Tipp: Überlege, ob bestimmte Prozesse – wie Buchhaltung oder Versandabwicklung – mandantenübergreifend, aber dennoch konsistent abgebildet werden sollen. Hier helfen die Rechteverwaltung und ggf. zentrale Dienstleister, die mit verschiedenen Mandanten in JTL Wawi umgehen können.
Beim Anlegen eines neuen Mandanten solltest Du Dir Gedanken über die Benennung machen. Wähle einen klaren, aussagekräftigen Namen, der im Alltag nicht verwechselt werden kann. Das Umbenennen eines Mandanten in JTL Wawi ist möglich, sollte aber mit Sorgfalt erfolgen.
Über die Mandantenverwaltung kannst Du im Nachgang den Namen und die Beschreibung anpassen:
Vorsicht beim Mandanten löschen: Prüfe vorher, ob alle Daten gesichert sind und ob der Mandant tatsächlich nicht mehr benötigt wird. Das Löschen ist endgültig und kann später nicht rückgängig gemacht werden.
Gelegentlich kommt es vor, dass ein Mandant nicht mehr gebraucht wird – etwa weil ein Shop geschlossen oder fusioniert wurde. In diesem Fall kannst Du in der Mandantenverwaltung den betreffenden Mandanten selektieren und mit „Löschen“ entfernen.
Achtung: Damit verbunden ist der unwiederbringliche Datenverlust des kompletten Mandanten! Prüfe also genau, ob eine Sicherung erforderlich ist oder ob vielleicht einzelne Daten noch erhalten bleiben sollen.
Im Tagesgeschäft erfordern zwei Mandanten ein konsequentes Arbeiten mit klaren Datenstrukturen. Folgende Best Practices helfen Dir, Stolperfallen zu vermeiden:
| Vorteile | Nachteile / Herausforderungen |
|---|---|
|
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Anna betreibt neben einem etablierten Mode-Store neuerdings einen Elektronik-Shop. Beide Marken, beide Zielgruppen – aber ihre Buchhaltung, Artikellogik und Kundenkommunikation müssen aus Compliance-Gründen strikt voneinander getrennt sein. Mit JTL Wawi 2 Mandanten löst sie das problemlos:
Die tägliche Steuerung erfolgt via Mandantenswitch oben im Wawi-Hauptmenü. Ihre Mitarbeiter haben jeweils strikt geregelten Zugriff, Marketingautomation und Katalogpflege laufen unabhängig voneinander. Für die Geschäftsleitung aber ergibt sich der Vorteil: Reporting, Planung und Organisation lassen sich maßgeschneidert je Mandant vornehmen – und Du kannst flexibel wachsen, ohne immer gleich neue Software einführen zu müssen.
Im Umgang mit JTL Wawi und zwei Mandanten gibt es einige typische Fehlerquellen:
Eine strukturierte Dokumentation Deiner Einstellungen und regelmäßige Kontrollroutinen verhindern, dass solche Fehler ins System schleichen.
Wenn Du schon Erfahrung mit JTL gesammelt hast und zwei Mandanten routiniert steuerst, kannst Du weitere Vorteile für Dein Unternehmen herausholen:
Komplexe Strukturen verlangen besondere Sorgfalt beim Patchen und Updaten Deines Systems:
Die Verwaltung von 2 Mandanten in JTL Wawi schafft nicht nur Ordnung, sondern ist die Grundlage für echte Flexibilität und Skalierbarkeit. Egal ob Du verschiedene Marken separat steuern, internationale Märkte bespielen oder unterschiedliche Geschäftsbereiche rechtssicher verwalten willst – die Mehrmandantenfähigkeit in JTL Wawi bietet Dir das richtige Fundament.
Sorgfältige Planung, strukturiertes Anlegen und die konsequente Trennung von Daten und Prozessen sind der Schlüssel. Mit den richtigen Einstellungen und Verantwortlichkeiten wird die Handhabung im Alltag zum Vorteil – und aus administrativem Mehraufwand wird ein strukturierter, leistungsfähiger Workflow.
So behältst Du stets die Kontrolle, profitierst von klarer Übersicht und kannst flexibel wachsen – ohne Kompromisse bei Rechtssicherheit, Effizienz oder Transparenz. JTL Wawi 2 Mandanten: Die clevere Basis für Deinen unternehmerischen Erfolg im E-Commerce.