Dein Shopware-System läuft solide – Katalog, Warenkorb und Checkout funktionieren einwandfrei. Doch sobald es um die Vorbereitung und Abwicklung komplexer Aufträge geht, wird es chaotisch: Angebote werden in Excel erstellt, Projektstatus ist unklar, Leads gehen verloren oder liegen wochenlang in einem Toolmix. Zeiten und Spesen kommen verspätet an, die Marge wird erst „hinterher" sichtbar, Dokumente verteilen sich auf Mails und Netzlaufwerke. Versionschaos ist vorprogrammiert. Die Leitfrage, die sich viele Online-Händler stellen: Wie bringst du Vertrieb, Angebotsphase, Projektabwicklung, Ressourcen und Abrechnung so zusammen, dass dein Shopware-Business planbar wächst – ohne Doppelarbeit, idealerweise mit Unterstützung durch eine Shopware Agentur?
Genau hier kommt eine Lösung wie Synapcus:360 ins Spiel. Diese Plattform richtet sich gezielt an Unternehmen, die neben reinem Commerce auch Dienstleistungen, Projekte, Montage oder individuelle Services anbieten. Synapcus:360 bietet Workflow-Steuerung, Ressourcenplanung, Projektcontrolling, Zeiterfassung und Dokumentenmanagement – Funktionen, die in Shopware selbst nicht oder nur rudimentär vorhanden sind. In diesem Beitrag erfährst du, wann die Kombination aus Synapcus:360 und Shopware echte Engpässe löst, wie die Integration funktioniert, welche Aufwände realistisch auf dich zukommen und welche Stolpersteine du vermeiden solltest.
Bevor du weiterliest, hier ein schneller Orientierungsrahmen. Die Kombination aus Synapcus:360 und Shopware macht dann Sinn, wenn mindestens drei der folgenden Punkte auf dich zutreffen:
Wenn du weniger als drei Punkte mit „Ja" beantwortest, ist die Integration vermutlich zu viel Overhead. Dann reichen oft Shopware-Bordmittel, B2B-Plugins oder eine einfache ERP-Anbindung. Wenn du vier oder mehr Punkte bestätigst, lohnt sich ein tieferer Blick – und dieser Beitrag liefert dir die Grundlagen.
Bevor du tiefer einsteigst, kläre diese drei Kern-Fragen:
Empfehlung: Wenn du Shopware 6 Professional oder Enterprise mit B2B Suite hast, projektbasierte Schmerzpunkte siehst und interne Verantwortliche benennst, ist Synapcus:360 + Shopware eine valide Option. Andernfalls prüfe zuerst Alternativen.
Bevor du dich in eine Integration stürzt, solltest du klären, ob diese Kombination zu deinem Geschäftsmodell passt. Shopware deckt den Commerce-Bereich ab: Katalog, Warenkorb, Checkout, Kundenkonto, B2B-Regeln und Marketing. Synapcus:360 ergänzt Prozess- und Projektsteuerung: Workflows, Aufgaben, Ressourcen, DMS, CRM und Leads, Zeiten und projektnahe Finanzen. Ein ERP wiederum übernimmt Order-to-Cash, Einkauf, Lager und Buchhaltung. Diese klare Rollenverteilung ist entscheidend: Shopware ist kein ERP, und eine Integration ersetzt nicht automatisch alle Tools – Prozesse, Ownership und Datenqualität bleiben deine Verantwortung.
Die Integration macht besonders dann Sinn, wenn dein Geschäftsmodell über reinen Handel hinausgeht: Montage, Service, individuelle Fertigung, Konfiguration, B2B-Projekte, Wartung oder Planungsleistungen sind typische Trigger. Wenn du mehrere Stakeholder, Subunternehmer, parallele Projekte, Angebotsvarianten oder eine komplexe Kapazitätsplanung managen musst, wird die Kombination aus Shopware und Synapcus:360 zu einem wertvollen Werkzeug. Weitere Trigger sind Wachstum, Teamgröße, Reportingpflichten, fehlende Transparenz oder Druck auf Margen und Lieferzeiten.
Statt eines Feature-Katalogs konzentrieren wir uns auf die fünf zentralen Anwendungsfälle, in denen Synapcus:360 konkrete Probleme löst.
Eine Anfrage über dein Shopware-B2B-Portal wird automatisch als strukturierter Lead in Synapcus:360 angelegt. Dort durchläuft sie einen transparenten Angebotsprozess: Qualifizierung, Kapazitätsprüfung, Kalkulation und Freigabe. Sobald das Angebot akzeptiert wird, startet das Projekt automatisch mit definierten Aufgabenpaketen, Verantwortlichkeiten und Meilensteinen. Der Medienbruch – früher Excel, E-Mail, Telefon – entfällt. Dein Vertriebsteam hat jederzeit Überblick über den Status, und die Übergabe ins Projektteam ist standardisiert und nachvollziehbar.
Bevor du einem Kunden eine Lieferzusage gibst, prüfst du in Synapcus:360 die Verfügbarkeit deiner Ressourcen. Spezialisierte Fachkräfte, Maschinen oder Subunternehmer werden für jede Leistungsphase mit spezifischen Kapazitätskontingenten geplant. Das Ergebnis: realistische Liefer- und Leistungszusagen, weniger Überlast, höhere Termintreue und zufriedenere Kunden. Gerade in Peak-Zeiten – etwa saisonale Shop-Peaks kombiniert mit laufenden Projekten – ermöglicht die Verfügbarkeitsmatrix Priorisierung, Glättung und eine klare Sicht auf Auslastung, Durchlaufzeit und Deckungsbeitrag.
Sobald ein Projekt startet, wird es in Synapcus:360 in Kanban-Boards oder Gantt-Diagrammen visualisiert. Status, Verantwortlichkeiten, Dokumente und Entscheidungen sind jederzeit nachvollziehbar. Das integrierte DMS (Dokumentenmanagement) sorgt für zentrale Ablage, Versionierung und rollenbasierte Zugriffe. Abnahmen, Änderungsanträge und Eskalationen laufen über definierte Workflows. Am Ende steht eine fundierte Nachkalkulation: Budget versus Ist, Forecast-Abweichungen und projektbezogene Kennzahlen liefern dir die Basis für kontinuierliche Verbesserung.
Mitarbeiter vor Ort, im Homeoffice oder auf der Baustelle erfassen ihre Arbeits- und Fahrzeiten mobil über die App oder das Web. Reisen, Spesen und Abwesenheiten werden ebenfalls digital erfasst und durchlaufen einen Self-Service-Workflow: Antrag, Prüfung, Genehmigung. Das Ergebnis: weniger Nachlaufen, pünktliche Daten, bessere Marge und verlässliche Grundlagen für dein Controlling. Verspätete Meldungen und fehlende Transparenz – zwei der größten Schmerzpunkte in projektbasierten Geschäftsmodellen – gehören der Vergangenheit an.
Konfigurierbare Dashboards in Synapcus:360 liefern dir rollenbasierte Echtzeit-Einblicke. Konkret bedeutet das:
Diese rollenspezifischen Sichten schaffen Steuerbarkeit, ermöglichen rechtzeitiges Gegensteuern und fördern datenbasierte Entscheidungen – ohne Excel-Hopping.
Synapcus:360 ist modular aufgebaut. Du aktivierst nur die Bausteine, die deine Use-Cases tragen. Hier ein kompakter Überblick:
Diese Funktionen sind besonders dann relevant, wenn du neben Commerce auch Montage, Service, individuelle Fertigung, Konfiguration, B2B-Projekte, Wartung oder Planungsleistungen anbietest. Synapcus:360 schließt die Lücken, die Shopware „vorn" (Commerce) offen lässt, und bietet eine Single Source of Truth je Prozessschritt.
Shopware bringt mächtige Funktionen mit, die du für die Integration mit Synapcus:360 nutzen kannst. Hier die wichtigsten Hebel – kompakt erklärt:
Shopware bietet umfassende B2B-Features: Rollen und Rechte, kundenspezifische Preise, Freigabeprozesse und Angebots- sowie Anfrage-Logik. Diese Funktionen sind die Basis, um Anfragen strukturiert zu erfassen und als Lead in Synapcus:360 zu übergeben. Voraussetzung: Shopware 6 mit B2B Suite (Professional oder Enterprise) oder entsprechende B2B-Plugins.
Mit dem Flow Builder in Shopware kannst du Event-basierte Automationen definieren: „Formular abgeschickt", „Kunde registriert", „Bestellung eingegangen" – jedes dieser Events kann als Trigger für Aktionen in Synapcus:360 dienen, etwa das Anlegen eines Leads oder das Starten eines Workflows. Wenn du tiefer einsteigen willst, findest du praxisnahe Beispiele im Beitrag zum Flow Builder in Shopware 6. Das funktioniert ohne Programmierung und ist auch für Shop-Manager zugänglich.
Shopware 6 stellt saubere, update-sichere Integrationsoberflächen bereit, die eine robuste Anbindung an Synapcus:360 ermöglichen. Details zur technischen Umsetzung sind für den IT-Dienstleister relevant – für dich als Entscheider ist wichtig zu wissen: Die Integration ist standardisiert, wartbar und bleibt auch nach Shopware-Updates stabil.
Ein typischer MVP (Minimum Viable Product) für die Integration sieht so aus:
Definiere einen Prozess, den du zuerst automatisieren willst, zum Beispiel „Anfrage über Shopware zu Lead in Synapcus:360 zu Angebot zu Projektstart". Kläre, wer Prozess-Owner ist (Sales oder PM) und welche Daten Master wo sind (Shopware = Kundenstamm, Synapcus = Projektstatus).
Für den MVP reichen oft ein bis zwei Trigger und drei bis vier Datentypen, zum Beispiel:
In Shopware: Nutze den Flow Builder, um bei Event „Kontaktformular abgeschickt" automatisch einen Lead in Synapcus:360 anzulegen. In Synapcus:360: Empfange die Daten, lege einen Lead an, setze Status „Neu", weise ihn automatisch einem Vertriebler zu (zum Beispiel nach Region).
Was passiert, wenn die Integration ausfällt? Definiere einen Fallback-Prozess:
Teste auf einem Staging-System: Lege eine Testanfrage in Shopware an, prüfe, ob Lead in Synapcus:360 korrekt angelegt wird (alle Felder, Status, Owner), simuliere Fehlerfälle. Starte dann einen Pilot mit einem kleinen Team (zum Beispiel 2–3 Vertriebsmitarbeiter) für 2–4 Wochen. Sammle Feedback: Was funktioniert? Wo hakt es? Was fehlt?
Definiere, was du messen willst, zum Beispiel:
Damit du eine realistische Erwartung hast, hier eine Übersicht über typische Projektphasen, Aufwände und Kosten.
„Light"-Setup (1 Use-Case, wenige Entitäten, Standardfelder, einfache Workflows):
„Medium" (2–3 Use-Cases, Dublettenlogik, Rollen, mehrere Workflows, Reporting):
„Complex" (viele Teams, tiefe Prozessautomatisierung, ERP-Anbindung, Compliance/Controlling):
Kostentreiber: Prozesskomplexität, Datenqualität (Bereinigung), Anzahl Systeme, Custom Entities, umfangreiches Reporting, feingliedrige Berechtigungen, Change-Management (Schulung, Dokumentation).
Synapcus:360 ist eine Plattform für Projekt- und Unternehmensprozesse: Workflows, Ressourcen, Doku, projektnahe Finanzen. Es ergänzt Shopware (Commerce) und ggf. ein ERP (Buchhaltung/Lager/Order-to-Cash). Die Frage, ob eher ERP, PSA/PM oder Plattform + Middleware die richtige Wahl ist, hängt von deinem Geschäftsmodell ab.
ERP-Lösungen: Wenn du komplexe Logistik, Lager, Produktion hast und buchhalterische Prozesse im Fokus stehen, ist ein starkes Order-to-Cash-ERP oft die Basis. Beispiele: Xentral ERP (cloudbasiert, wachstumsorientiert, starke E-Commerce-Integration) oder mks Goliath (ERP-Kontext für Bauunternehmen).
CRM-Lösungen: Wenn du einen langen Sales-Cycle, viele Touchpoints und Pipeline-Steuerung hast und Shopware nicht Lead-Master sein soll, kann ein spezialisiertes CRM (z. B. HubSpot, Pipedrive, Salesforce) die bessere Wahl sein.
Middleware/Integrationsplattformen: In einer Best-of-Breed-Landschaft mit hohem Integrations- und Automationsgrad ist eine Middleware oft sinnvoll. Beispiele: Synesty (Integration/Automatisierung, Low-Code) oder Syntona Logic (Middleware, orchestriert Datenflüsse zwischen Shopware, ERP, Warenwirtschaft).
| Kriterium | ERP-first | PSA-first (Synapcus) |
|---|---|---|
| Geschäftsmodell | Handel, Produktion, Lager | Dienstleistung, Projekte, Service |
| Hauptfokus | Order-to-Cash, Buchhaltung | Kapazität, Marge, Zeiterfassung |
| Ressourcenplanung | Oft nicht Kernfunktion | Zentral |
| Dokumentenmanagement | Begrenzt | Umfassend (DMS) |
| Projektcontrolling | Meist nachgelagert | Echtzeit |
| Typische Schwellenwerte | >50% Umsatz aus Handel | >50% Umsatz aus Projekten/Service |
Ein B2B-Kunde sendet über dein Shopware-Portal eine Projektanfrage. Diese wird automatisch als Lead in Synapcus:360 angelegt und auf einem Kanban-Board „Angebot" sichtbar. Das Vertriebsteam prüft Kapazitäten, kalkuliert Zeit und Tarif und erstellt ein Angebot. Nach Akzeptanz wird das Projekt automatisch angelegt, inklusive Aufgabenpakete und Verantwortlichkeiten. Kein Excel, kein Statusraten – alles in einem System. Messbare Verbesserung: Durchlaufzeit Anfrage zu Angebot sinkt von 5 auf 2 Tage, Conversion-Rate steigt um 15 %, weil Angebote schneller und verlässlicher kommen.
Saison-Peaks im Shop kombiniert mit laufenden Projekten führen oft zu Überlast. Mit der Verfügbarkeitsmatrix in Synapcus:360 siehst du auf einen Blick, welche Ressourcen verfügbar sind, wo Engpässe drohen und wie du Projekte priorisieren oder glätten kannst. Ein Dashboard zeigt Auslastung, Durchlaufzeit und Deckungsbeitrag – in Echtzeit. Messbare Verbesserung: Überlast-Situationen sinken um 30 %, Termintreue steigt von 75 % auf 90 %, Kundenzufriedenheit (NPS) verbessert sich um 12 Punkte.
Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten mobil über die App. Ein Freigabe-Workflow sorgt dafür, dass verspätete Meldungen sofort sichtbar werden. Das Reporting zeigt Budget versus Ist und ermöglicht eine bessere Nachkalkulation. Messbare Verbesserung: Anteil verspäteter Zeiterfassungen sinkt von 40 % auf unter 10 %, Nachkalkulation zeigt durchschnittlich 8 % bessere Marge, weil Zeitfresser und Nacharbeiten früher erkennbar werden.
| Herausforderung | Shopware | Synapcus ergänzt | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| Angebotsphase | Anfrage/Account | Angebotsworkflow/Übergabe | Schnellere, sauberere Angebote |
| Ressourcenplanung | Begrenzt | Kapazitätsplanung | Realistische Zusagen |
| Projektstatus | Nicht Kern | Projektboards/Gantt | Transparenz & Priorisierung |
| Doku/Dateien | Begrenzt | DMS/Versionierung | Weniger Chaos, auditierbar |
| Zeiten/Reisen | Nicht Kern | Mobile Erfassung & Freigabe | Bessere Marge |
| Reporting | Commerce-KPIs | Projekt-/Ressourcen-KPIs | Steuerbarkeit |
Eine Integration ist nur dann erfolgreich, wenn du die richtigen KPIs definierst und kontinuierlich misst. Hier eine Liste mit konkreten Definitionen:
Definiere pro KPI einen Verantwortlichen und ein Review-Intervall (z. B. wöchentlich, monatlich).
Auch die beste Integration birgt Risiken. Hier einige typische Stolpersteine – und wie du sie vermeidest:
Eine saubere Integration berücksichtigt auch Sicherheit und Governance:
Synapcus:360 ist nicht für jeden die richtige Lösung. Für wen eher nicht?
Erinnerst du dich an den Einstieg? Shopware läuft, aber dahinter herrscht Chaos: Angebote in Excel, Status unklar, Leads verloren, Zeiten verspätet, Dokumente verstreut. Die Kombination aus Shopware und Synapcus:360 verwandelt diesen Zustand in einen klaren, messbaren Prozessfluss. Weniger Doppelarbeit, bessere Transparenz, planbare Auslastung, schnellere Angebote, sauberere Abrechnung – das sind die Ergebnisse.
Wichtig: Die Integration ist kein Selbstzweck. Sie lohnt sich nur, wenn dein Geschäftsmodell einen hohen Projekt-, Dienstleistungs- oder Serviceanteil hat und du bereit bist, Prozesse, Datenqualität und Ownership ernsthaft zu klären. Wenn du diese Voraussetzungen erfüllst, bietet die Kombination aus Shopware und Synapcus:360 echte Hebel für planbareres Wachstum.
Der konkrete nächste Schritt für dich: Mappe eine Prozesskette (Anfrage zu Angebot zu Projekt), definiere drei Automationen (Trigger, Verantwortliche, KPI) und pilotiere das in 2–4 Wochen. Für die technische Umsetzung und ein sauberes Setup lohnt sich oft ein Shopware-Check, damit Basis, Datenflüsse und Zuständigkeiten vor dem Rollout belastbar stehen.