Shopware für KMU: Praxisleitfaden, Kostenanalyse & Checkliste

Es ist Montagmorgen, 9 Uhr. Im Besprechungsraum eines mittelständischen Unternehmens sitzen Marketing, IT und Geschäftsführung zusammen. Auf dem Tisch: steigende Anfragen aus dem Onlinebereich, stagnierende Conversions im bestehenden Shop und eine wachsende Abhängigkeit von Amazon und eBay. Die Geschäftsführerin bringt es auf den Punkt: „Wir brauchen einen eigenen Shop, der heute verkauft und morgen nicht im Weg steht – aber wie setzen wir das technisch und wirtschaftlich sinnvoll auf?"

Die IT-Leitung ergänzt: „Wir brauchen Stabilität, saubere Schnittstellen zu unserem ERP und ein System, das wir auch in drei Jahren noch updaten können." Das Marketing-Team nickt: „Und wir wollen endlich vernünftig SEO machen, Kampagnen fahren und nicht bei jeder Aktion Angst vor Serverausfällen haben."

Genau diese Situation ist typisch: Der Weg in den professionellen E-Commerce ist klar, aber welches System bietet die richtige Grundlage – für Wachstum, Skalierung und vor allem: für einen planbaren, wartbaren Betrieb?

In diesem Artikel erfährst du, wie Shopware als E-Commerce-Plattform funktioniert, für wen das System geeignet ist, wie es sich von Alternativen unterscheidet und worauf du bei Projektstart, Betrieb und Weiterentwicklung achten musst. Statt allgemeiner Theorie bekommst du einen strukturierten Entscheidungsleitfaden mit Quickcheck, Kostenrealität, Systemvergleich und konkreter RFP-Checkliste.

60-Sekunden-Quickcheck: Ist Shopware überhaupt eine Option für dich?

Bevor du dich in Details verlierst, solltest du prüfen, ob dein Unternehmen die Mindestvoraussetzungen für einen erfolgreichen Shopware-Einsatz erfüllt. Die Systemwahl ist auch eine Prozesswahl – und ohne klare Verantwortlichkeiten, Datenqualität und Betriebskonzept wird selbst die beste Plattform scheitern.

Shopware ist eine gute Wahl, wenn:

• Jemand intern verantwortlich ist: Product Owner oder Shop Manager pflegt regelmäßig Produkte, Inhalte und Aktionen.
• Deine Produktdaten mindestens „shopfähig" sind: saubere Attribute, Variantenlogik, Bilder, Preise, Versanddaten liegen vor oder können strukturiert aufbereitet werden.
• Budget und Zeit nicht nur für den Launch, sondern auch für laufenden Betrieb, Wartung, Updates und Weiterentwicklung vorhanden sind.
• Du Wachstum planst: mehr Produkte, mehr Traffic, vielleicht Internationalisierung oder B2B-Funktionen.
• Content und SEO für dich wichtig sind: Du willst Kategorien, Ratgeber, Landingpages und interne Verlinkung strategisch nutzen.
• Integrationen nötig sind: ERP, PIM, CRM, Versanddienstleister, Payment-Provider sollen sauber angebunden werden.

Shopware ist eher nicht die richtige Wahl, wenn:

• Der Shop laufen soll, aber niemand ihn pflegt – ohne interne Verantwortung und Ressourcen stagniert jeder Shop.
• Deine Produktdaten chaotisch sind und keine „Quelle der Wahrheit" existiert: Excel-Chaos, inkonsistente ERP-Daten ohne klaren Prozess.
• Es nur um eine minimale Ein-Produkt-Landingpage ohne Wachstumsbedarf geht – dafür sind einfachere Systeme oft passender.
• Du extrem individuelle Anforderungen hast, die jedes Standard-Shopsystem sprengen würden – hier kann eine Eigenentwicklung sinnvoller sein.

Drei typische Unternehmensprofile und ihre ideale Shopware-Konfiguration

Um die Entscheidung greifbarer zu machen, hier drei realistische Szenarien mit konkreten Empfehlungen:

Profil 1: Wachsender B2C-Händler (200–1.000 Produkte, 50–200 Bestellungen pro Monat)

Typisch: Kleiner Onlineshop will von Marktplatz-Abhängigkeit wegkommen, erste eigene Markenbildung, wachsende SEO-Ambitionen.

Empfohlene Edition: Shopware Professional – niedrigere Lizenzkosten, ausreichend für Standard-B2C.

Setup: Standard-Theme mit leichten Anpassungen, Basis-Payment wie PayPal, Kreditkarte, Kauf auf Rechnung, Standard-Versandintegration wie DHL oder DPD, einfache ERP-Anbindung über REST-API oder CSV-Import.

Kosten initial: 20.000–40.000 Euro für Setup, Theme und Basisintegrationen.

Kosten laufend: 8.000–15.000 Euro pro Jahr für Hosting, Wartung und kleinere Updates.

Erfolgsfaktoren: Klarer Product Owner intern, saubere Produktdaten von Anfang an, strukturierte Content-Pflege wie Kategorien und Produktbeschreibungen, einfache aber saubere SEO-Grundlagen mit URL-Struktur, Meta-Daten und Sitemap.

Profil 2: Etablierter B2C/B2B-Hybrid (1.000–5.000 Produkte, 200–1.000 Bestellungen pro Monat)

Typisch: Mittelständler mit gewachsenem Geschäft, ERP bereits im Einsatz, erste B2B-Kunden mit individuellen Preisen, Internationalisierung angedacht.

Empfohlene Edition: Shopware Enterprise oder Beyond – je nach B2B-Anforderungen wie kundenspezifische Preise, Freigabeprozesse und Rollen.

Setup: Individuelles Theme, bidirektionale ERP-Integration mit Bestellungen, Beständen, Preisen und Kundendaten, erweiterte Suche mit Elasticsearch oder OpenSearch, mehrstufiger Checkout, erweiterte Zahlungsoptionen, erste Internationalisierung mit 2–3 Ländern und Sprachen.

Kosten initial: 60.000–120.000 Euro für individuelles Theme, komplexe Integration, Testing und Migration von Altshop.

Kosten laufend: 20.000–40.000 Euro pro Jahr für höheres Hosting, regelmäßige Updates, erweiterte Wartung und Content-Team.

Erfolgsfaktoren: Dediziertes Team mit Product Owner, IT-Schnittstelle zu ERP und Marketing/Content, klare Datenverantwortung für die Pflege, strukturiertes Change Management für Updates, SEO-Roadmap mit kontinuierlicher Optimierung.

Profil 3: Komplexer B2B-Player oder Multi-Brand-Setup (5.000+ Produkte, 1.000+ Bestellungen pro Monat)

Typisch: Großer B2B-Händler oder Hersteller mit direktem Endkundengeschäft, komplexe Preislogik, mehrere Marken oder Shops, PIM im Einsatz, hohe Performance-Anforderungen.

Empfohlene Edition: Shopware Beyond oder Enterprise mit individuellen SLAs.

Setup: Headless oder API-First-Architektur möglich, hochperformante Infrastruktur mit CDN, Redis, Elasticsearch oder OpenSearch, Varnish oder HTTP-Cache, PIM-Integration, komplexe Rollen und Freigaben, Multi-Store-Setup, erweiterte B2B-Features wie Angebotsprozess, Rahmenverträge und Budgets.

Kosten initial: 150.000–300.000+ Euro für Custom Development, High-Performance-Architektur, umfangreiche Integrationen und Change Management.

Kosten laufend: 40.000–80.000+ Euro pro Jahr für Managed Hosting mit SLA, dedizierter Support, kontinuierliche Weiterentwicklung, A/B-Testing und Conversion-Optimierung.

Erfolgsfaktoren: Vollständiges internes E-Commerce-Team, klare IT-Governance, strukturiertes Release Management, datengetriebene Optimierung mit Analytics, Heatmaps und User Testing, enge Zusammenarbeit mit spezialisierten Dienstleistern.

Systemvergleich kompakt: Shopware vs. Shopify vs. WooCommerce vs. Magento

Die Entscheidung für ein Shopsystem ist keine Geschmacksfrage, sondern eine strategische Weichenstellung. Hier die wichtigsten Alternativen im direkten Vergleich – mit klarer Einordnung zu typischen Missverständnissen:

Einordnung zu typischen Fehleinschätzungen

• Shopify vs. ERP-Integration: Shopify ist nicht per se schlecht für ERP-Integration – aber viele Standard-Connectoren sind limitiert oder erfordern kostenpflichtige Apps. Bei komplexen Anforderungen wie bidirektionale Synchronisation, kundenspezifische Preise oder mehrstufige Freigaben stößt man schneller an Grenzen als bei API-First-Systemen wie Shopware.
• Transaktionsgebühren bei Shopify: Nur relevant, wenn du nicht Shopify Payments nutzt – dann 0,5–2 Prozent Gebühr. Bei Nutzung von Shopify Payments entfallen diese, aber du bist an deren Payment-Anbieter gebunden.
• Lock-in-Risiko: Bei SaaS-Systemen wie Shopify oder BigCommerce ist Migration aufwendig – Daten, Prozesse und Templates sind systemspezifisch. Bei Self-Hosted-Systemen wie Shopware, Magento oder WooCommerce behältst du mehr Kontrolle, aber auch mehr Verantwortung.

Entscheidungsmatrix: Welches System für welchen Bedarf?

Shopware verstehen: Was ist Shopware und warum ist es relevant?

Shopware ist eines der führenden E-Commerce-Systeme in Deutschland und hat sich als flexible, skalierbare Plattform für KMU bis große Händler etabliert. Anders als starre Baukastensysteme bietet Shopware ein modulares Ökosystem: Du kannst mit einem schlanken Setup starten und später Funktionen, Integrationen und individuelle Anpassungen ergänzen – ohne das System komplett neu bauen zu müssen.

Grundprinzip von Shopware

• Modular: Funktionen werden über Plugins oder Apps ergänzt – Schnittstellen, Checkout-Optimierungen, B2B-Logik, SEO-Tools.
• Anpassbar: Themes ermöglichen individuelle Designs, die responsive und performant sind.
• Skalierbar: Die Architektur, besonders Shopware 6, ist API-First und kann mit wachsenden Anforderungen mitwachsen – mehr Traffic, mehr Produkte, mehr Länder.

Shopware 6 vs. Shopware 5: Welche Version ist heute relevant?

Shopware 6 ist der aktuelle Standard und wird aktiv weiterentwickelt. Die Architektur basiert auf Symfony, bietet eine moderne Admin-Oberfläche und ist API-First konzipiert – alle Shop-Funktionen können über Schnittstellen angesteuert werden. Das macht Shopware 6 zukunftsfähig für Headless-Commerce, Mobile Apps und komplexe Integrationen.

Shopware 5 ist technisch veraltet und läuft in vielen Unternehmen noch als Altbestand. Typische Gründe für eine Migration: veraltete Technologie, fehlende Update-Sicherheit, schrumpfendes Plugin-Ökosystem, eingeschränkte Skalierbarkeit. Wenn du heute noch auf Shopware 5 läufst, solltest du zeitnah eine Migration planen.

Migrationsrealität: Eine Migration von Shopware 5 zu Shopware 6 ist kein Knopfdruck, sondern ein strukturiertes Projekt. Du musst Daten wie Produkte, Kunden und Bestellhistorie, URLs für SEO, Plugins – viele müssen neu entwickelt oder ersetzt werden – und Prozesse sauber überführen. Ein durchdachter Redirect-Plan, strukturierte Content-Migration und Test-Indexierung sind essenziell.

Kostenrealität: Was kostet Shopware wirklich – und wo liegen die versteckten Budgettreiber?

Die Frage nach den Kosten ist berechtigt – und die Antwort ist differenziert. Shopware bietet verschiedene Editionen, aber die Gesamtkosten setzen sich aus Projekt-, Betriebs- und Weiterentwicklungskosten zusammen.

Editionen und Lizenzlogik

Shopware bietet unterschiedliche Editionen – von Community, kostenlos aber ohne Support und mit funktionalen Einschränkungen, bis zu Professional, Enterprise und Beyond mit erweiterten B2B-Funktionen, Premium-Support und SLA. Welche Edition passt, hängt von deinem Geschäftsmodell ab: B2C-Händler mit Standardbedarf kommen oft mit günstigeren Editionen aus, B2B-Unternehmen mit kundenspezifischen Preisen, Rollen und Freigabeprozessen brauchen mehr Funktionstiefe.

Realistische Kostenspannen

Hier konkrete Orientierungswerte basierend auf typischen Projekten:

Laufende Kostenblöcke – oft unterschätzt

Nach dem Go-live fallen kontinuierlich Kosten an:

• Hosting und Infrastruktur: 200–2.000 Euro pro Monat, je nach Traffic, Performance-Anforderungen, Managed vs. Self-Hosted.
• Wartung und Updates: 500–2.500 Euro pro Monat für Core-, Plugin-, Infrastruktur-Updates inklusive Testing.
• Monitoring und Support: 300–1.500 Euro pro Monat für Uptime-Überwachung, Error-Tracking, Incident-Management.
• Plugin-Lizenzen: 500–3.000 Euro pro Jahr – viele Plugins kosten jährliche Gebühren.
• Weiterentwicklung: 1.000–5.000 Euro pro Monat für neue Features, A/B-Tests, Conversion-Optimierung.
• Content und SEO: 1.000–4.000 Euro pro Monat für regelmäßige Content-Pflege, Keyword-Monitoring, technisches SEO.

Wichtig: Die laufenden Kosten summieren sich oft auf 20.000–60.000 Euro pro Jahr – und sind entscheidend für langfristigen Erfolg. Unternehmen, die nur die initialen Projektkosten budgetieren, geraten nach Go-live schnell in Schwierigkeiten.

RFP-Checkliste: So holst du vergleichbare Angebote ein – und erkennst Red Flags

Wenn du Angebote von Agenturen oder Dienstleistern einholst, solltest du strukturiert vorgehen. Hier die wichtigsten Punkte für dein Request for Proposal:

Was ins RFP gehört

• Zielsetzung: Was willst du erreichen? Umsatzziele, KPIs, Zeitrahmen.
• Ist-Zustand: Bestehender Shop, Marktplätze, manuelle Prozesse? Welche Systeme existieren wie ERP, PIM, CRM?
• Zielgruppe: B2C, B2B oder hybrid? Internationalisierung geplant?
• Sortiment: Wie viele Produkte? Varianten? Komplexität wie Konfiguratoren oder kundenspezifische Preise?
• Integrationen: ERP, PIM, CRM, Versand, Payment – welche Systeme müssen angebunden werden?
• SEO-Anforderungen: Migration von Altshop? URL-Struktur? Content-Strategie?
• Hosting/Betrieb: Managed Hosting gewünscht? Self-Hosted? Wer übernimmt Updates, Monitoring, Support?
• Budget und Zeitrahmen: Realistisches Budget inklusive laufende Kosten? Go-live-Termin?

Fragen fürs Angebotsgespräch

• Wie stellt ihr Updatefähigkeit sicher für Core, Plugins und Custom Code?
• Wie testet ihr Updates mit Staging, automatisierten Tests und Rollback-Plan?
• Wie läuft Migration von Altshop mit Daten, URLs, SEO und Redirects?
• Wie messt und verbessert ihr Performance wie Core Web Vitals und Real User Monitoring?
• Welche Daten braucht ihr aus ERP oder PIM und wer verantwortet Datenqualität?
• Wie sieht euer Betriebskonzept aus mit Wartung, Monitoring und Incident-Prozess?
• Welche Erfahrung habt ihr mit ähnlichen Projekten – Referenzen, Branchen?

Red Flags bei Angeboten

• „Alles kein Problem, machen wir schnell": Komplexität wird unterschätzt, unrealistische Zeitpläne.
• Keine klare Unterscheidung zwischen Setup und laufendem Betrieb: Laufende Kosten werden verschwiegen oder verschleiert.
• Core-Hacks als Lösung: „Wir passen das direkt im Core an" – du verlierst Updatefähigkeit.
• Keine Staging-Umgebung vorgesehen: Updates direkt auf Live bedeutet hohes Risiko.
• Vage Antworten zu Datenqualität: Wenn niemand fragt, wer für saubere Produktdaten verantwortlich ist, wird es später teuer.
• „SEO machen wir dann später": SEO-Migration beim Relaunch vergessen führt zu Traffic-Verlust.
• „SEO machen wir dann später": SEO-Migration beim Relaunch vergessen führt zu Traffic-Verlust. Gerade bei der Planung hilft ein strukturierter Shopware-Check, damit Anforderungen, Risiken und Abhängigkeiten früh sichtbar werden.

Performance und Infrastruktur: Realistische Erwartungen setzen

Performance ist nicht nur „schneller Shop", sondern direkter Conversion-Hebel. Langsame Ladezeiten kosten Umsatz – aber was heißt „schnell" konkret?

Core Web Vitals: Die wichtigsten Metriken

Google nutzt drei zentrale Metriken zur Bewertung der Nutzererfahrung:

• LCP (Largest Contentful Paint): Wie schnell wird das größte sichtbare Element geladen? Ziel: unter 2,5 Sekunden. Beeinflusst durch: Bildoptimierung wie WebP und Lazy Loading, Server-Performance, Caching.
• INP (Interaction to Next Paint, ersetzt FID): Wie schnell reagiert die Seite auf Nutzerinteraktionen? Ziel: unter 200 Millisekunden. Beeinflusst durch: JavaScript-Optimierung, Third-Party-Scripts reduzieren, effiziente Event-Handler.
• CLS (Cumulative Layout Shift): Wie stabil ist das Layout – verschiebt sich etwas während des Ladens? Ziel: unter 0,1. Beeinflusst durch: feste Dimensionen für Bilder und Ads, keine nachträglich geladenen Elemente ohne Platzhalter.

Wichtig: Diese Werte sind nicht absolut, sondern hängen stark von Kontext ab: Sortimentsgröße, Traffic-Muster, Hosting, Caching-Strategie, verwendete Plugins. Ein Shop mit 10.000 Produkten, komplexen Filtern und hohem Traffic braucht andere Infrastruktur als ein kleiner B2C-Shop mit 200 Produkten.

Typische Performance-Hebel für Nicht-Techniker

• CDN (Content Delivery Network): Statische Inhalte wie Bilder, CSS und JavaScript werden über geografisch verteilte Server ausgeliefert – reduziert Ladezeiten weltweit.
• Bildoptimierung: WebP statt JPEG oder PNG – bis 30 Prozent kleiner, Lazy Loading für Bilder die erst geladen werden wenn sichtbar, responsive Bilder mit verschiedenen Größen je nach Gerät.
• Caching: Seiten werden vorberechnet und gespeichert – statt bei jedem Aufruf neu zu generieren. Besonders wichtig bei hohem Traffic.
• Erweiterte Suche: Ab ca. 500–1.000 Produkten, je nach Filtertiefe, Attributen und Traffic, wird eine Suchlösung wie Elasticsearch oder OpenSearch empfohlen – Standard-MySQL-Suche wird langsam bei großen Sortimenten.

Einordnung: „Ab 1.000 Produkten Elasticsearch Pflicht" ist keine harte Regel, sondern Faustregel. Entscheidend sind: Filtertiefe mit vielen Attributen, Sortiment-Komplexität mit Varianten, Traffic-Muster mit vielen parallelen Nutzern, Cache-Hit-Rate für gecachte Anfragen. Ein gut optimierter Shop mit 1.500 Produkten kann mit MySQL performant laufen – ein schlecht optimierter Shop mit 800 Produkten und komplexen Filtern braucht Elasticsearch.

SEO mit Shopware: Sichtbarkeit technisch und inhaltlich aufbauen

SEO ist mehr als Meta-Tags. Es geht um Informationsarchitektur, indexierbare Inhalte, interne Verlinkung und technische Performance.

Technisches SEO: Shopware-spezifische To-dos

• URL-Struktur: Sprechende URLs wie /kategorie/produkt, keine Parameter, Canonicals für Filter und Facetten.
• Duplicate Content steuern: Filter, Facetten und Sortierungen erzeugen oft Duplicate Content. Nutze Canonical Tags, noindex für Filter-URLs, Meta-Robots.
• Strukturierte Daten (JSON-LD): Product, Offer, AggregateRating, Breadcrumb – nutze Schema.org für Rich Snippets.
• Core Web Vitals: LCP mit Lazy Loading und WebP-Bildern, INP mit JavaScript-Optimierung und reduzierten Third-Party-Scripts, CLS mit festen Dimensionen für Bilder und Ads.
• Indexierungssteuerung: Robots.txt, XML-Sitemap mit Prioritäten, Meta-Robots für interne Suchen und Filter.

Inhaltliches SEO: Keyword-Cluster und Content-Architektur

• Keyword-Research: Welche Suchbegriffe sind für deine Kategorien und Produkte relevant? Tools wie Ahrefs, SEMrush oder Google Search Console nutzen.
• Kategoriestruktur: Klare Hierarchie von Hauptkategorie zu Subkategorie zu Produkt, jede Kategorie mit unique Content.
• Produktseiten: Unique Content ohne kopierte Herstellertexte, USPs, FAQs, Bewertungen.
• Content-Hub: Ratgeber, Guides und FAQs – interne Verlinkung zu relevanten Kategorien und Produkten.
• Interne Verlinkung: Breadcrumbs, „Verwandte Produkte", „Kunden kauften auch", kontextuelle Links aus Ratgebern.

Shopware-spezifische SEO-Features nutzen

• SEO-URLs: Individuelle URL-Struktur pro Produkt und Kategorie definierbar.
• Shopping Experiences (CMS): Landingpages mit Storytelling, Produktempfehlungen, interaktiven Elementen – nicht nur statische Kategorien.
• Sales Channel: Multi-Store-SEO mit verschiedenen Domains und Sprachen mit eigener SEO-Strategie.
• Rule Builder: Dynamische Inhalte basierend auf Nutzerverhalten wie unterschiedliche Inhalte für Neukunden vs. Bestandskunden – nicht direkt SEO, aber UX- und Conversion-Optimierung.

SEO-Relaunch/Migration: Checkliste

• URL-Mapping: Jede alte URL auf neue URL dokumentieren.
• 301-Redirects: Alle alten URLs auf neue URLs umleiten – nicht auf Startseite.
• Canonical-Check: Keine Canonical-Konflikte, keine Redirect-Chains.
• Test-Indexierung: Google Search Console – neue Sitemap einreichen, Indexierung überwachen.
• Ranking-Monitoring: Vor und nach Relaunch Rankings tracken wie mit Sistrix oder Ahrefs.

Conversion und UX-Hebel: Aus Traffic Umsatz machen

Traffic allein bringt keinen Umsatz. Entscheidend ist, wie viele Besucher zu Käufern werden.

Suche und Filter: Der kritischste Conversion-Hebel

Bei großen Sortimenten ist die Suche der wichtigste Conversion-Hebel. Nutzer, die nicht finden, kaufen nicht. Shopware unterstützt Elasticsearch oder OpenSearch – aber du musst Datenqualität mit Attributen und Kategorien sowie Relevanz-Tuning sicherstellen. Typische Maßnahmen: Suggest mit Auto-Complete, Synonyme wie „Hose" = „Jeans", Boosting für wichtige Produkte höher ranken, Faceted Search mit Filter nach Attributen.

Checkout-Optimierung

Jeder zusätzliche Schritt kostet Conversion. Optimiere: Zahlungsarten mit PayPal, Kreditkarte und Kauf auf Rechnung als Pflicht in DACH, Gastkauf ohne Account-Zwang, Klarheit bei Versand und Retouren mit transparenten Kosten und Laufzeit, Trust-Elemente mit Siegel, Bewertungen und Geld-zurück-Garantie.

Mobile First: Mehr als Responsive Design

Über 50 Prozent des Traffics kommt mobil. Navigation mit Hamburger-Menü und klarer Hierarchie, Geschwindigkeit mit Lazy Loading und WebP, Thumb-Zones mit wichtigen CTAs im unteren Bildschirmbereich, Formular-Usability mit Auto-Fill und große Eingabefelder.

Shopware-spezifische Conversion-Features

• Rule Builder: Dynamische Preise, Rabatte und Versandkosten basierend auf Kundengruppen, Warenkorbwert und Produkten.
• Promotions: Gutscheine, automatische Rabatte, Buy-X-Get-Y – nativ in Shopware integriert.
• Cross-Selling: „Kunden kauften auch" und „Passende Produkte" – direkt im Core steuerbar.
• Analytics-Integration: Google Analytics 4, Matomo, Custom Events für detailliertes Tracking wie Checkout-Abbruch-Punkt.

Integrationen: Der echte Hebel für Effizienz

Die meisten Unternehmen haben bereits Systeme: ERP, PIM, CRM, Warenwirtschaft. Shopware muss sich nahtlos integrieren.

„Quelle der Wahrheit" definieren

Wo entstehen Preise? Wo liegen Bestände? Wo werden Produktdaten gepflegt? Wenn mehrere Systeme widersprüchliche Daten liefern, wird es chaotisch. Definiere klar: Welches System ist für welche Daten führend? Typisch: ERP für Preise, Bestände und Bestellungen, PIM für Produktdaten und Medien, Shopware für Kategorien, Content und UX.

Schnittstellenstrategie: Standard vs. Custom

Standard-Connector wie für SAP, Microsoft Dynamics oder JTL oder individuelle Integration? Standard ist schneller und wartbarer, Individual bietet mehr Flexibilität – aber auch mehr Aufwand. Faustregel: Wenn Standard 80 Prozent abdeckt, nutze Standard.

Typische Integrations-Fallen

• Asynchrone Bestände: Shop zeigt verfügbar, ERP sagt ausverkauft – Realtime-Sync oder klare Kommunikation wie „Verfügbarkeit auf Anfrage".
• Preislogik doppelt: Im Shop und im ERP – welche gilt? Eine Quelle definieren.
• Fehlende Fehlerprotokolle: Schnittstellen scheitern, aber keiner merkt es – Monitoring, Alerts, Logging.

Typische Fehler – und wie du sie vermeidest

• Zu viele Plugins ohne Strategie: Funktionswildwuchs, Updates riskant – weniger ist mehr, hochwertige Plugins bevorzugen.
• Core-Hacks statt saubere Erweiterungen: Updatefähigkeit verloren – nutze Plugin-System, Events, Decorators.
• Performance erst am Ende: Langsamer Go-live, teure Nacharbeit – Performance von Anfang an mitdenken mit Caching, CDN und Suche.
• SEO beim Relaunch vergessen: Traffic-Verlust – Redirect-Plan, Indexierung und interne Links vor Go-live klären.
• Unklare Verantwortlichkeiten: Niemand pflegt Inhalte und Produkte – Product Owner definieren, Rollen klar verteilen.
• Kein Staging oder Testing: Checkout-Probleme nach Updates – Staging-Umgebung, automatisierte Tests, Rollback-Plan.

Intern vorbereiten: Was du vor Projektstart klären musst

Externe Dienstleister können viel, aber nicht alles. Du brauchst intern:

Rollen und Verantwortlichkeiten

• Product Owner: Entscheidet über Anforderungen, Priorisierung und Testing.
• Marketing/Content: Pflegt Inhalte, Kategorien, Aktionen und SEO.
• IT/ERP: Verantwortet Schnittstellen, Daten und Infrastruktur.
• Kundenservice: Bearbeitet Retouren, Anfragen und Feedback.
• Dienstleister-Schnittstelle: Koordiniert externe Partner.

Datenverantwortung

Wer pflegt Produktdaten? Wer liefert Bilder, Attribute, Varianten, Preise, Lager und Versanddaten? Ohne klare Verantwortung stagniert der Shop.

KPI-Setup

Tracking-Plan für welche Events gemessen werden, Dashboard wer welche Daten sieht, Reporting-Rhythmus wöchentlich oder monatlich, Ownership wer wertet aus und wer entscheidet.

Vom Projektraum zur skalierbaren E-Commerce-Maschine

Zurück zur Eingangsszene: Das Unternehmen hat die Entscheidung getroffen. Statt weiter auf Amazon und eBay angewiesen zu sein, baut es einen eigenen, professionellen Onlineshop mit Shopware auf – gemeinsam mit einer Shopware-Agentur. Die Geschäftsführerin hat einen klaren Product Owner benannt, der intern für den Shop verantwortlich ist. Die IT hat ein Betriebskonzept entwickelt: Managed Hosting, Staging-Umgebung, regelmäßige Updates und Monitoring. Das Marketing hat eine SEO-Roadmap erstellt: Kategorien, Ratgeber und interne Verlinkung. Die Datenqualität wurde geprüft und bereinigt, die ERP-Anbindung konzipiert. Ein Dienstleister unterstützt bei Entwicklung, Testing und Go-live.

Sechs Monate später: Der Shop ist live. Die ersten Conversions laufen, SEO-Traffic steigt, Kampagnen performen stabil. Aber das Team weiß: Ein Shop ist nie „fertig". Es gibt eine Roadmap für die nächsten Quartale – A/B-Tests im Checkout, erweiterte Filter, neue Zahlungsarten, internationaler Rollout. Shopware ist nicht mehr nur ein Tool, sondern die zentrale Plattform für digitales Wachstum.

Wenn du heute nur drei Dinge tust, dann diese:

1. Systemvergleich abschließen: Nutze die Entscheidungsmatrix oben – Shopware vs. Shopify vs. WooCommerce vs. Magento. Welches System passt zu deinem Bedarf?
2. RFP vorbereiten: Nutze die Checkliste oben – hole strukturiert Angebote ein, achte auf Red Flags.
3. Interne Verantwortlichkeiten klären: Wer ist Product Owner? Wer pflegt Daten? Wer verantwortet Betrieb?

Shopware ist eine starke E-Commerce-Plattform – aber Erfolg hängt nicht am System allein, sondern an Setup, Datenqualität, Prozessen, Verantwortlichkeiten und kontinuierlicher Optimierung. Nutze diesen Leitfaden als Orientierung – und starte mit klarem Plan, realistischen Erwartungen und dem Wissen, dass E-Commerce ein Marathon ist, kein Sprint.