E-Mails gehören zu den wichtigsten Kommunikationsmitteln im E-Commerce. Ob Bestellbestätigung, Versandinformation oder Rückfrage vom Kunden – jede Nachricht prägt den Eindruck Deines Shops. In Shopware hast Du zahlreiche Möglichkeiten, diese E-Mails individuell zu gestalten und an Deinen Markenauftritt anzupassen. Das Herzstück dabei: die E-Mail-Templates.
In diesem Artikel erfährst Du, wie Du mit Shopware E-Mail-Vorlagen effektiv nutzt, gestaltest und anpasst – ganz ohne Frust. Wir schauen uns den Aufbau an, erklären, wie Du Variablen sinnvoll einsetzt und zeigen Dir, wie Du typische Herausforderungen wie die Einbindung eines Logos oder die Anpassung an unterschiedliche Sprachen meisterst.
Bevor Du mit der Gestaltung Deiner E-Mail-Vorlagen loslegst, lohnt sich ein Blick auf das Konzept dahinter. In Shopware basieren alle transaktionalen E-Mails – also Nachrichten wie Bestellbestätigungen, Passwort-Resets oder Kontaktformular-Antworten – auf Templates, die in HTML und Plaintext vorliegen.
Diese Templates bestehen aus zwei Bestandteilen:
HTML-Version: Diese Variante bietet Dir gestalterische Freiheit – Farben, Formatierungen, Bilder (z. B. Dein Logo) und strukturierte Inhalte sind hier möglich.
Plaintext-Version: Die schlichte Textfassung ist wichtig für Geräte oder Mailprogramme, die kein HTML darstellen können. Sie stellt sicher, dass Deine E-Mails immer lesbar bleiben.
Beide Versionen werden im Shopware-Admin unter Einstellungen > E-Mail-Templates gepflegt.
Ein Shopware-Template besteht aus einem Betreff, dem E-Mail-Body (HTML und Plain) sowie optionalen Header- und Footer-Abschnitten. Der gesamte Inhalt kann mit Twig, der Template-Sprache von Shopware, dynamisch gesteuert werden.
Hier kommen auch die sogenannten Variablen ins Spiel. Sie sorgen dafür, dass Inhalte automatisch eingefügt werden – etwa der Name des Kunden, die Bestellnummer oder Zahlungsdetails. Beispiel:
Hallo ,
Dieser Code wird zur persönlichen Begrüßung, z. B. Hallo Anna Müller, umgewandelt.
Ein paar typische Variablen, die Du oft brauchst:
order.orderNumber: Die Bestellnummer
order.amountTotal: Gesamtsumme der Bestellung
customer.email: E-Mail-Adresse des Kunden
shop.name: Name des Shops
shop.url: URL des Shops
Wichtig: Variablen unterscheiden sich je nach E-Mail-Typ. Was in einer Bestellbestätigung funktioniert, kann bei einer Kontaktanfrage leer bleiben. Es lohnt sich also, die Dokumentation genau durchzusehen und jede Vorlage sorgfältig zu testen.
Ein häufiger Wunsch vieler Shopbetreiber ist es, das eigene Logo in E-Mails einzubinden – schließlich soll die Kommunikation professionell und im Corporate Design erfolgen. In der HTML-Version kannst Du das ganz einfach per <img>-Tag umsetzen, z. B.:
<img src="/media/logo.png" alt="Mein Shop" width="150" />
Achte darauf, dass der Pfad korrekt ist und das Logo öffentlich erreichbar ist. In Shopware 6 kannst Du Medien im Medienmanager hochladen und den Direktlink verwenden. Am besten testest Du die Darstellung in verschiedenen Mailclients, da manche Programme externe Bilder blockieren oder anders anzeigen.
Neben dem Logo kannst Du auch Farben, Schriftarten und Abstände an Dein Design anpassen – etwa mit Inlinestyles oder einfachem HTML. Komplexe Stylesheets solltest Du vermeiden, da viele Mailclients diese nicht sauber interpretieren. Denk daran: Weniger ist oft mehr.
Für ein konsistentes Erscheinungsbild kannst Du in Shopware globale Header und Footer definieren, die in jeder E-Mail-Vorlage eingebunden werden. Das spart Arbeit und sorgt für Einheitlichkeit.
Beispiele für den Header:
Begrüßung oder Anrede
Shopname oder Logo
Ein kurzer Hinweistext („Diese Nachricht betrifft Ihre Bestellung in unserem Shop.“)
Im Footer bieten sich an:
Kontaktinformationen
Impressum
Rechtliche Hinweise
Social-Media-Links
Du kannst die globalen Inhalte unter Einstellungen > E-Mail-Templates > Header und Footer pflegen und dann bei jeder Vorlage auswählen. Alternativ kannst Du sie direkt im Template einbauen – flexibel bist Du in beiden Fällen.
Damit Deine E-Mail-Templates auch wirklich so aussehen, wie Du es Dir vorstellst, solltest Du regelmäßig Testmails versenden. In Shopware 6 kannst Du das direkt in der Vorschau-Ansicht der jeweiligen E-Mail-Vorlage tun. Dabei kannst Du ein Beispielobjekt (z. B. eine Bestellung) auswählen, damit die Variablen korrekt gefüllt werden.
Besonders wichtig ist das bei neuen oder angepassten Templates, denn:
Variablen können Fehler werfen, wenn sie leer oder falsch benannt sind.
HTML-Darstellung variiert je nach Mailclient (Outlook, Gmail, Apple Mail etc.).
Nicht alle Stile werden überall gleich interpretiert – teste mobile und Desktop-Anzeigen!
Ein Blick ins E-Mail-Log hilft Dir, verschickte Nachrichten nachzuvollziehen – bei Fehlern oder wenn mal eine Mail nicht ankommt, ist das die erste Anlaufstelle zur Analyse.
Einer der häufigsten Anwendungsfälle für E-Mail-Templates ist die Bestellbestätigung. In Shopware 6 ist diese E-Mail ein eigener E-Mail-Typ, der sich gezielt bearbeiten lässt. Du findest sie in der Liste der Templates meist unter dem technischen Namen order_confirmation.
Wenn Du die Vorlage öffnest, hast Du Zugriff auf alle relevanten Variablen rund um die Bestellung:
order: enthält alle Bestelldetails
order.lineItems: gibt Dir Zugriff auf alle bestellten Produkte
billingAddress, shippingAddress: für Adressinformationen
order.currency, order.deliveries, order.transactions: für Preis-, Versand- und Zahlungsinfos
Du kannst die Vorlage so anpassen, dass z. B. ein persönlicher Text mit dem Kundennamen erscheint, die bestellten Artikel tabellarisch aufgelistet sind oder eine Rabattinformation eingeblendet wird.
Ein Beispiel für die Artikelauflistung:
Zusätzlicher Tipp: Verwende Bedingungen, um bestimmte Inhalte nur dann anzuzeigen, wenn sie relevant sind – etwa bei einem bestimmten Zahlungsanbieter oder einer Versandart.
Nicht nur Kunden sollen Mails erhalten – auch Du als Shopbetreiber möchtest über neue Bestellungen oder Kontaktanfragen informiert werden. Dafür kannst Du in den E-Mail-Einstellungen von Shopware zusätzliche Empfängeradressen eintragen.
Wähle dazu den entsprechenden E-Mail-Typ und gib unter „Erweiterte Einstellungen“ eine oder mehrere Shopbetreiber-Adressen ein. Auch CC- und BCC-Felder stehen Dir hier zur Verfügung.
Tipp: Achte darauf, dass diese Mails nicht im Spam-Ordner landen. Trage Deine Shop-Absenderadresse idealerweise in den DNS-Einstellungen korrekt ein (Stichwort SPF, DKIM, DMARC), um die Zustellbarkeit zu verbessern.
Wenn Dein Shop mehrere Verkaufskanäle oder Sprachen unterstützt, kannst Du für jede Sprache eigene E-Mail-Templates erstellen. Das ist besonders hilfreich, um Kunden in ihrer Muttersprache zu erreichen und ein professionelles Einkaufserlebnis zu bieten.
Shopware 6 ordnet E-Mail-Vorlagen einem Sales Channel und einer Sprache zu. Du kannst also für Deutsch und Englisch (oder weitere Sprachen) je ein eigenes Template pflegen – sowohl im Betreff als auch im Inhalt.
Achte darauf:
Nutze sprachspezifische Inhalte, keine maschinelle Übersetzung.
Halte Formatierung und Design konsistent.
Passe auch Footer und rechtliche Hinweise an die jeweilige Sprache an.
Mit einem klaren System sparst Du später Zeit und bietest Deinen Kunden eine vertrauensvolle Kommunikation.
Falls Du gerade von Shopware 5 auf Shopware 6 wechselst, solltest Du wissen: Die Verwaltung der E-Mail-Templates hat sich grundlegend verändert.
In Shopware 5 gab es statische Textbausteine und Templates, die über das Backend angepasst wurden – allerdings war das System recht starr. Shopware 6 hingegen bietet mehr Flexibilität durch Twig, dynamische Variablen und eine klarere Trennung von Inhalt und Struktur.
Die wichtigsten Änderungen im Überblick:
Template-Sprache Twig statt einfacher Platzhalter ({$sUser.billing_address.firstname} wird zu )
Trennung von HTML- und Text-Versionen
Globale Header/Footer-Struktur
Zugehörigkeit zu Verkaufskanälen und Sprachen
Falls Du Deine alten Vorlagen migrieren willst, ist Handarbeit angesagt – aber der Aufwand lohnt sich. Du erhältst ein sauber strukturiertes System, das sich leichter pflegen und erweitern lässt.
Gut gestaltete E-Mail-Templates in Shopware sind weit mehr als ein technisches Detail – sie sind ein direkter Draht zu Deinen Kunden. Ob Bestellbestätigung, Zahlungsinfo oder Supportantwort: Jede Nachricht ist eine Chance, Vertrauen zu schaffen und Deine Marke zu präsentieren.
Mit den richtigen Variablen, einer klaren Struktur und etwas Liebe zum Detail kannst Du Deine E-Mail-Kommunikation nicht nur funktional, sondern auch ästhetisch und persönlich gestalten. Nimm Dir Zeit für die Anpassung – denn am Ende zahlt es sich aus: in zufriedenen Kunden, weniger Rückfragen und einem professionellen Auftritt.
Wenn Du alle Möglichkeiten ausschöpfst – von der Einbindung des Logos bis zur mehrsprachigen Vorlage – wird Dein Shopware-Shop auch im Posteingang Deiner Kunden glänzen.