Die Verwaltung von Rechnungen, Stornos und Gutschriften ist ein essenzieller Bestandteil jeder funktionierenden E-Commerce-Prozesses. Besonders dann, wenn Kunden Artikel zurücksenden, Bestellungen stornieren oder nur Teilbeträge erstattet werden sollen, kommst Du um eine ordnungsgemäße Gutschrift nicht herum. In Shopware 6 gibt es dafür keine explizite "Gutschrift-Funktion" im klassischen Sinne – dennoch lassen sich solche Vorgänge rechtssicher und sauber abbilden. Dieser Artikel zeigt Dir Schritt für Schritt, wie Du eine Gutschrift im Shopware-6-System erstellst, welche Optionen Du hast und worauf Du achten solltest.
Dabei gehen wir auch auf verwandte Themen wie Dokumentenbearbeitung, Stornorechnungen, Bestellstatus, PDF-Anpassung und Nummernkreise ein, damit Du das Beste aus Deinem Shopware-Backend herausholen kannst.
Im betriebswirtschaftlichen Sinn bezeichnet eine Gutschrift ein Dokument, das eine Rückerstattung oder einen Preisnachlass bestätigt. In der Praxis – besonders im E-Commerce – wird das oft mit einer Stornorechnung verwechselt. Das ist rechtlich ein Unterschied, auch wenn beides dasselbe Ziel verfolgt: Geld zurück an den Kunden.
Shopware 6 unterscheidet hier technisch nicht zwischen einer klassischen Gutschrift und einer Stornorechnung – und bietet auch keine eigene Funktion für eine „Gutschrift“ im Sinne einer Belegart. Stattdessen erfolgt die Korrektur über die Bearbeitung bestehender Dokumente oder über manuelle Workarounds wie z. B. das Anlegen einer negativen Rechnung.
Auch wenn das Wort „Gutschrift“ im Sprachgebrauch häufig verwendet wird, ist es im buchhalterischen Kontext nicht mehr zeitgemäß. Die meisten Steuerberater und Finanzämter erwarten für Rückabwicklungen eine Stornorechnung – also eine Rechnung mit negativen Beträgen, die klar nachvollziehbar auf die ursprüngliche Rechnung verweist. Der Vorteil: Es bleibt eine saubere Dokumentation und ein durchgängiger Nummernkreis für Rechnungen erhalten.
In Shopware 6 kannst Du das erreichen, indem Du:
Eine neue Bestellung manuell im Admin-Bereich anlegst, sofern es keine Rückabwicklung einer bestehenden Bestellung ist.
Ein neues Dokument erstellst – etwa eine Rechnung mit negativen Positionen.
Die PDF-Dokumente entsprechend anpasst, damit der Empfänger direkt erkennt, dass es sich um eine Gutschrift bzw. Storno handelt.
Damit Deine Rückerstattungen oder Stornos auch optisch und inhaltlich korrekt dargestellt werden, solltest Du das Dokumenten-Template in Shopware 6 anpassen. Die notwendigen Einstellungen findest Du unter:
Einstellungen → Shop → Dokumente
Hier kannst Du für jede Belegart – also Rechnung, Lieferschein, Stornorechnung etc. – ein eigenes Template konfigurieren:
Titel und Bezeichnung ändern (z. B. „Stornorechnung“ statt „Rechnung“)
Logo und Kopfzeile einfügen
Textbausteine anpassen, z. B. mit einer Erklärung zur Rückerstattung
Variablen verwenden, um automatische Inhalte wie Rechnungsnummer, Kundenadresse oder Bestelldatum einzufügen
Wenn Du häufiger Gutschriften oder Stornos erstellst, lohnt es sich, eine eigene Vorlage für diese Dokumente einzurichten. So wird der Vorgang effizienter, und Du vermeidest Verwirrung bei Deinen Kunden.
Ein häufiger Workaround, um eine Gutschrift darzustellen, ist das Erstellen einer negativen Rechnung. Dabei bleibt die Rechnung ein reguläres Dokument – aber die Positionen werden mit negativen Vorzeichen versehen.
Das bedeutet:
Artikelzeilen erhalten einen negativen Preis
Der Gesamtbetrag wird ebenfalls negativ ausgewiesen
Du kannst über die Dokumentenvorschau prüfen, wie das PDF aussieht
Wichtig ist dabei, dass die PDF-Datei eindeutig macht, dass es sich um eine Rückerstattung handelt. Der Begriff „Gutschrift“ kann dabei als Überschrift erscheinen, solange der buchhalterische Aufbau korrekt bleibt.
Wenn Du eine Gutschrift nicht auf Basis einer bestehenden Bestellung erstellen möchtest, sondern komplett manuell, kannst Du in Shopware 6 eine Bestellung direkt im Admin-Panel anlegen:
Navigiere zu Bestellungen im Backend.
Klicke auf "Bestellung anlegen".
Wähle oder erstelle einen Kunden – auch Gastkunden sind möglich.
Füge Artikel hinzu – in dem Fall mit negativen Preisen, wenn Du eine Gutschrift simulieren willst.
Erstelle das Dokument über "Belegerstellung" mit dem gewünschten Template.
Diese Methode eignet sich besonders, wenn Du z. B. außerhalb des Shops eine Rückerstattung leisten willst, die aber dokumentiert werden soll – etwa nach telefonischer Absprache oder bei individuellen Kulanzlösungen.
Shopware 6 unterscheidet bei Dokumenten zwischen:
Rechnung
Stornorechnung
Lieferschein
Gutschrift (nicht offiziell vorhanden, aber simulierbar)
Wenn Du eine „Gutschrift“ simulieren willst, empfiehlt es sich, entweder:
eine Stornorechnung mit angepasstem Layout zu erstellen oder
eine eigene Rechnungsvorlage mit negativem Betrag zu verwenden
In beiden Fällen solltest Du die Nummernkreise und Belegarten sauber trennen, damit es zu keinen Konflikten in der Buchhaltung kommt.
Im ersten Teil hast Du erfahren, wie Du in Shopware 6 eine Gutschrift über Stornorechnungen oder negative Rechnungen korrekt darstellen kannst. Jetzt gehen wir einen Schritt weiter: Wie lassen sich diese Prozesse effizient in Deinen Alltag integrieren? Was solltest Du bei Gastbestellungen, E-Mail-Benachrichtigungen, PDF-Dokumenten und Statusänderungen beachten? Und wie kannst Du Fehler im Bestellwesen vermeiden, die im Nachhinein Aufwand und Kosten verursachen?
Wenn Du eine Gutschrift erstellt hast, stellt sich die Frage: Wie wird sie technisch abgewickelt?
Shopware 6 sieht dafür mehrere Wege vor:
Rückzahlung direkt über den Zahlungsanbieter: Bei integrierten Zahlungsarten wie PayPal oder Klarna kannst Du oft direkt im Zahlungs-Backend die Rückzahlung anstoßen. Diese wird dann in Shopware synchronisiert – allerdings ohne automatische Dokumentenerstellung.
Manuelle Rückzahlung im Shopware-Backend: Du kannst im Bestellmodul unter Zahlungen eine Rückzahlung markieren oder kommentieren, musst aber die Gutschrift als Dokument manuell anlegen.
Erstellung einer Stornorechnung oder negativen Rechnung: Diese erzeugst Du wie in Teil 1 beschrieben über das Dokumentenmodul. Dabei solltest Du zusätzlich einen Hinweis im internen Kommentarbereich der Bestellung hinterlegen, damit Du später nachvollziehen kannst, was wann passiert ist.
💡 Tipp: Nutze konsistente Textbausteine für Rückerstattungen, damit die Kommunikation für Kunden klar verständlich und einheitlich bleibt.
Ein häufig unterschätztes Thema sind Gutschriften bei Gastbestellungen. Hier fehlen oft wiederverwendbare Kundenkonten, was die Nachverfolgung erschwert.
Deshalb ist es wichtig:
Die Kundendaten korrekt zu erfassen, auch bei einmaligen Käufen.
PDF-Dokumente so zu gestalten, dass auch ohne Login alle Infos enthalten sind (Rechnungsadresse, Bestellnummer, Rückzahlungsbetrag).
Gegebenenfalls die Gastbestellfunktion temporär zu deaktivieren, wenn Du Gutschriften über bestimmte Workflows abwickeln möchtest.
Shopware 6 erlaubt Dir über die Einstellungen unter „Login / Registrierung“, Gastbestellungen zu aktivieren oder zu deaktivieren – je nachdem, was zu Deinem Geschäftsmodell passt.
Ein sauberes PDF-Dokument ist nicht nur rechtlich notwendig, sondern auch wichtig für die Kundenkommunikation. Gerade bei Rückzahlungen sollte das Dokument klar strukturiert sein.
Wichtige Elemente:
Überschrift mit Bezug zur Rückzahlung („Stornorechnung“ oder „Gutschrift“)
Referenz zur ursprünglichen Rechnung
Artikelauflistung mit negativem Gesamtbetrag
Hinweis auf das Rückzahlungsdatum oder die Zahlungsart
Du kannst das Template über Variablen wie , oder flexibel gestalten. Achte auch darauf, dass Deine Nummernkreise eindeutig definiert sind, um Verwechslungen oder doppelte Nummern zu vermeiden.
Shopware 6 bietet Dir die Möglichkeit, eigene Bestellstatus anzulegen und E-Mail-Benachrichtigungen daran zu koppeln. So kannst Du z. B. einen Status „Rückzahlung abgeschlossen“ erstellen, der automatisch eine E-Mail mit dem Gutschrift-Dokument auslöst.
Dazu gehst Du wie folgt vor:
Unter Einstellungen → Shop → Flowbuilder einen neuen Flow anlegen.
Bedingung: Bestellstatus ändert sich zu „Rückzahlung abgeschlossen“.
Aktion: Versende eine E-Mail mit dem PDF-Dokument im Anhang.
Optional: Ändere automatisch den Zahlungsstatus und ergänze einen internen Kommentar.
Das spart Dir nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für Transparenz im Kundenservice.
Gerade beim Thema Gutschriften können kleinere Fehler große Auswirkungen haben – z. B. wenn eine Rechnung doppelt ausgestellt wurde oder falsche Beträge in der Rückzahlung erscheinen. Achte daher besonders auf folgende Punkte:
🔁 Doppelte Bestellungen vermeiden: Vor dem Erstellen einer Stornorechnung prüfen, ob bereits ein Dokument besteht.
🧾 Rechnungsnummern sauber führen: Verwende eigene Nummernkreise für Gutschriften oder Stornos, wenn Du sie vom restlichen Rechnungswesen trennen willst.
🛠️ PDF-Templates testen, bevor Du sie produktiv nutzt – z. B. über Testbestellungen oder Sandbox-Konten.
📬 E-Mail-Kommunikation prüfen: Manche Kunden erhalten bei Gutschriften keine automatische Nachricht – stelle sicher, dass der Versand korrekt eingerichtet ist.
Auch wenn Shopware 6 keine direkte Gutschrift-Funktion bietet, kannst Du mit den vorhandenen Mitteln professionelle und rechtskonforme Rückerstattungsprozesse etablieren. Der Schlüssel liegt in der Kombination aus:
Stornorechnung oder negativer Rechnung
Angepassten PDF-Templates und Nummernkreisen
Klarer Kommunikation mit Kunden – auch bei Gastbestellungen
Automatisierung über Flowbuilder und Statuswechsel
Wenn Du Dir die Zeit nimmst, Deine Belegerstellung, Dokumentenvorlagen und Statusprozesse einmal durchzustrukturieren, wirst Du langfristig weniger Aufwand haben – und Deine Kunden erhalten transparente und nachvollziehbare Informationen.
Und das zahlt sich am Ende immer aus – in Vertrauen, Wiederkäufen und weniger Rückfragen im Support.