Montagmorgen, 8:30 Uhr: Du sitzt vor deinem Rechner, die ersten Bestellungen trudeln ein, und das Tagesgeschäft nimmt Fahrt auf. Plötzlich klingelt das Telefon. Ein Kunde fragt nach einem Artikel, bei dem deine JTL Wawi den Lagerstand mit null anzeigt. Beim Blick in die Artikelverwaltung entdeckst du ein weiteres Problem – zahlreiche Artikel sind als „inaktiv“ markiert. Einige davon waren seit Wochen nicht bestellt, andere hat das System oder ein Kollege scheinbar grundlos auf inaktiv gesetzt. Wie verhindern, dass diese inaktiven Artikel den Überblick verlieren? Wie lassen sich inaktive Produkte gezielt anzeigen, analysieren und im Arbeitsalltag wieder nutzbar machen oder aus dem Katalog entfernen?
Die Artikeldatenbank in JTL Wawi ist das Herzstück jeder erfolgreichen E-Commerce-Organisation. Doch gerade in der Zusammenarbeit mehrerer Teammitglieder und beim Wechsel des Sortiments schleichen sich schnell Unübersichtlichkeiten ein. Mit diesem Leitfaden möchte ich dir aus der Praxis zeigen, wie du in JTL Wawi inaktive Artikel klar anzeigen lässt, verstehst, wozu der Status inaktiv dient, typische Stolperfallen vermeidest und letztlich die Kontrolle über deinen Artikelbestand zurückgewinnst.
Wer viele Produkte verwaltet, weiß: Das Sortiment verändert sich laufend. Nicht jedes Produkt ist dauerhaft lieferbar, und manche Artikel verschwinden mit der Zeit aus dem Portfolio. Hier kommt der Status „inaktiv“ ins Spiel. Inaktive Artikel bedeuten in JTL Wawi:
Diese Funktion hilft, das System aufzuräumen, ohne wertvolle Daten zu verlieren. Besonders in Saisongeschäften, bei schnellen Sortimentswechseln oder als Vorbereitung auf größere Lagerumstellungen ist die Inaktiv-Funktion Gold wert.
Ein häufiger Alltagsschritt: Du möchtest gezielt alle inaktiven Artikel anzeigen, um zum Beispiel saisonale Restbestände auszuwerten oder die nächste Lagerbereinigung vorzubereiten. Doch wie geht das konkret?
Je nach JTL Wawi-Version kann der genaue Weg leicht variieren. Es lohnt sich, deine Ansicht individuell anzupassen, sodass auch Team-Mitglieder schnell erkennen, was gerade aktiv oder inaktiv ist.
Es gibt viele Gründe, warum Artikel den Status „inaktiv“ in JTL Wawi benötigen. Diese Übersicht hilft dir zu erkennen, in welchen Fällen du konsequent mit dem Status arbeiten solltest:
| Einsatzszenario | Beispiel Situation | Praxis-Tipp |
|---|---|---|
| Saisonal bedingte Produkte | Winterreifen im Sommer | Artikel auf inaktiv setzen, solange sie nicht benötigt werden, später wieder aktivieren |
| Sortimentswechsel | Abgekündigte Elektronikartikel | Alte Produkte auf inaktiv, behalten für Garantie- und Kulanzanfragen |
| Lieferengpässe | Lieferant kann Ware auf absehbare Zeit nicht liefern | Sofort auf inaktiv, nach Verfügbarkeit wieder aktivieren |
| Fehlerkorrektur | Falsch angelegte oder doppelt vorhandene Artikel | Auf inaktiv setzen, bevor eine endgültige Löschung erfolgt |
| Test-Artikel & Demo-Produkte | Interne Testläufe | Nach Ende der Tests auf inaktiv, so bleibt das System ordentlich |
Prüfe für dein Geschäft regelmäßig, in welchen Bereichen du den Status gezielt einsetzen kannst. Ein zu großes Durcheinander zwischen aktiven und inaktiven Artikeln erschwert dir Übersicht und sauberes Arbeiten!
Öffne das Modul „Artikel“. Hier siehst du die Standard-Listenansicht. Je nach Einrichtung werden dir bereits aktive und inaktive Artikel angezeigt.
Im oberen Bereich (Suchleiste oder erweiterte Suche) findest du Filteroptionen. Suche nach der Option „Aktiv“. Entferne den Haken für „Nur aktive anzeigen“ oder setze aktiv den Filter auf „inaktiv“. Damit tauchen ausschließlich die inaktiven Artikel in der Tabelle auf.
Soll eine vollständige Übersicht für einen Report oder eine Besprechung erstellt werden, exportiere die gefilterte Ansicht als Excel- oder CSV-Datei. Diese Übersicht hilft dir bei Inventuren, Portfolio-Analysen oder zur Information des Teams.
Im Arbeitsalltag tauchen immer wieder Unsicherheiten auf: Was passiert mit den Daten? Bleiben Bestände erhalten? Wie wirkt sich das auf den Shop oder Marktplätze aus? Diese Fragen sind zentral, um Fehler zu vermeiden.
Im Zweifelsfall gilt: Lieber erst inaktiv schalten als endgültig löschen!
Du merkst, dass der Frühjahrsputz ansteht – alte Kollektionen und Restposten sollen aus dem Shop, nehmen aber noch wertvollen Platz in der Artikelliste ein.
Nach einer Massenbearbeitung sind plötzlich hunderte Artikel auf „inaktiv“ gesetzt – das kann durch Import-Fehler oder falsches Mapping passieren.
Ein beliebtes Produkt ist nicht mehr im Shop, doch Stammkunden fragen wiederholt danach.
| Funktion | Inaktiv setzen | Archivieren (externe Lösung) | Dauerhaft löschen |
|---|---|---|---|
| Verfügbarkeit in JTL Wawi | Vollständig erhalten, aber ausgeblendet | Ausgelagert, nicht direkt zugänglich in JTL | Für immer weg, keine Wiederherstellung |
| Sichtbarkeit im Shop | Nicht sichtbar | Keine Auswirkung, da ausgelagert | Nicht sichtbar |
| Bestands- und Historienzugriff | Jederzeit möglich | Nur via externer Tools | Nein |
| Empfohlen für | Temporäre Auslistungen, saisonale Pausen, Garantiefälle | Langfristige Dokumentationspflicht (z.B. Zoll, Steuer) | Endgültig irrelevante oder fehlerhafte Datensätze |
Ein Archiv voller alter oder doppelt vorhandener Artikel, plötzlich verschwindende Produkte im Onlineshop oder Lagerüberhänge: Wer nicht konsequent mit dem Status „inaktiv“ arbeitet, riskiert sowohl organisatorische Probleme als auch Unzufriedenheit bei Kunden und Mitarbeitern. Mit den hier aufgezeigten Methoden und Workflows hast du das richtige Werkzeug parat, um selbst bei großen Sortimentswechseln, saisonalen Bereinigungen oder Lieferengpässen die Übersicht und Kontrolle zu behalten.
JTL Wawi gibt dir mit der Option inaktive Artikel anzuzeigen und zu verwalten einen flexiblen und sicheren Rahmen, um Daten sauber und nachvollziehbar zu bearbeiten – ohne das Risiko eines versehentlichen Datenverlusts. So kannst du ohne großen Aufwand Sortiment und Lager sauber halten und reagierst jederzeit flexibel auf Markt- und Lieferantenänderungen.
Inaktive Artikel sind kein Datengrab, sondern ein praktisches Werkzeuge für jedes E-Commerce-Team, um Ordnung, Übersicht und Zukunftsfähigkeit im Sortiment zu behalten – ob bei saisonalen Angeboten, Nachbestellpausen, Sortimentswechseln oder Fehlerkorrekturen. Wichtig ist, den Status „inaktiv“ gezielt zu nutzen, regelmäßig zu überprüfen und sinnvoll mit anderen Lösch- oder Archivierungsprozessen abzustimmen.
Mit den vorgestellten Empfehlungen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen solltest du im Alltag zügig erkennen können, welche Artikel inaktiv sind, wie du sie findest, analysierst und verwaltest. Der strukturierte Einsatz schützt dich vor Datenverlust, Fehlbeständen oder verpassten Chancen im Vertrieb. Mache daher das Arbeiten mit inaktiven Artikeln zum festen Bestandteil deines JTL Wawi-Workflows – für spürbar mehr Effizienz und Übersicht im E-Commerce-Alltag.