Wenn du als Online-Händler auf Amazon verkaufst, ist eine professionelle Rechnungsstellung unerlässlich. Amazon-Kunden – insbesondere Geschäftskunden – erwarten, dass eine Rechnung schnell und korrekt verfügbar ist. Gleichzeitig stellt Amazon klare Anforderungen an die Bereitstellung von Rechnungen.
Viele Händler nutzen hierfür JTL-Wawi, da es eine einfache Möglichkeit bietet, Rechnungen zu erstellen und automatisiert an Amazon zu übermitteln. Doch wie genau funktioniert das Hochladen von Rechnungen? Welche Unterschiede gibt es zwischen JTL VCS und JTL VCS Lite? Und wie gehst du mit Amazon-Gutschriften um?
In diesem Artikel erfährst du, wie du mit JTL-Wawi Rechnungen für Amazon erstellst, überträgst und was du dabei beachten musst.
Amazon hat für Händler, die auf dem Marktplatz verkaufen, klare Vorgaben zur Rechnungsstellung. Das liegt vor allem daran, dass immer mehr Geschäftskunden auf Amazon einkaufen und eine korrekte Rechnung für ihre Buchhaltung benötigen.
Zudem verlangt Amazon von Händlern, dass Rechnungen spätestens 24 Stunden nach Versand der Ware hochgeladen oder den Kunden direkt bereitgestellt werden. Wer diesen Anforderungen nicht nachkommt, riskiert negative Bewertungen, Kundenbeschwerden oder sogar Einschränkungen im Verkaufskonto.
Die wichtigsten Gründe für einen automatisierten Rechnungs-Upload:
✔ Einhaltung gesetzlicher Anforderungen: In vielen Ländern gibt es Vorschriften zur Rechnungsstellung. Eine automatisierte Lösung hilft, Fehler zu vermeiden.
✔ Vermeidung von Kundenanfragen: Wenn Kunden ihre Rechnung nicht selbst herunterladen können, müssen sie sich an dich wenden – das kostet Zeit und erhöht den Support-Aufwand.
✔ Bessere Verkäuferbewertungen: Ein schneller und fehlerfreier Rechnungsservice führt zu zufriedeneren Kunden und kann sich positiv auf deine Verkäuferbewertungen auswirken.
✔ Zeitersparnis: Manuelles Hochladen jeder Rechnung ist aufwendig. Eine automatische Lösung mit JTL-Wawi spart dir wertvolle Zeit.
Damit du Rechnungen automatisch an Amazon übermitteln kannst, bietet JTL zwei Lösungen: JTL VCS (vollautomatisch) und JTL VCS Lite (teilautomatisch). Doch worin liegt der Unterschied?
Amazon bietet mit VCS (VAT Calculation Service) eine Lösung für die Umsatzsteuerberechnung und Rechnungsstellung an. Dabei gibt es zwei Varianten:
Mit der vollständigen JTL VCS-Integration überlässt du Amazon die komplette Rechnungsstellung. Das bedeutet:
✅ Amazon erstellt die Rechnungen automatisch basierend auf deinen hinterlegten Steuerinformationen.
✅ Rechnungen werden direkt an die Kunden verschickt.
✅ Du musst keine Rechnungen manuell hochladen oder selbst generieren.
Vorteile:
✔ Kein Aufwand für die Rechnungsstellung
✔ Automatische Steuerberechnung durch Amazon
✔ Reduziert das Risiko von Fehlern
Nachteile:
❌ Weniger Kontrolle über das Design der Rechnungen
❌ Du kannst keine individuellen Texte oder Anpassungen vornehmen
Diese Lösung eignet sich besonders für Händler, die eine komplett automatisierte Lösung bevorzugen und sich nicht mit der Rechnungsstellung beschäftigen möchten.
Falls du mehr Kontrolle über deine Rechnungen behalten möchtest, ist JTL VCS Lite die bessere Wahl. Hierbei erstellst du deine Rechnungen selbst in JTL-Wawi und überträgst sie automatisch an Amazon.
✅ Du nutzt eine eigene Rechnungsvorlage mit individuellem Design und Firmenlogo.
✅ Du kannst eigene Texte, Zahlungsbedingungen und Kundenhinweise hinzufügen.
✅ Amazon übernimmt nur die Umsatzsteuerberechnung, nicht die Erstellung der Rechnung.
Vorteile:
✔ Volle Kontrolle über das Rechnungs-Layout
✔ Anpassung an eigene Bedürfnisse möglich
✔ Kunden erhalten eine Rechnung mit deinen individuellen Angaben
Nachteile:
❌ Du bist für den Upload der Rechnungen verantwortlich
❌ Falls eine Rechnung fehlerhaft ist, musst du sie manuell korrigieren
Diese Lösung ist ideal, wenn du eine professionelle Rechnung mit deinem eigenen Branding nutzen möchtest, aber trotzdem den Steuerberechnungsservice von Amazon in Anspruch nehmen willst.
Wenn du JTL VCS Lite nutzt oder deine Rechnungen eigenständig hochladen möchtest, musst du in JTL-Wawi die entsprechenden Einstellungen aktivieren. Der Rechnungs-Upload erfolgt über JTL-eazyAuction, das Amazon-Modul von JTL.
Die Einrichtung umfasst drei Schritte:
1️⃣ Aktivierung des Rechnungs-Uploads in JTL-Wawi
2️⃣ Erstellung einer kompatiblen Rechnungsvorlage
3️⃣ Automatische oder manuelle Übertragung der Rechnungen an Amazon
Im zweiten Teil dieses Artikels erkläre ich dir detailliert, wie du diese Schritte umsetzt und welche Fallstricke du vermeiden solltest. Außerdem erfährst du, wie du mit Amazon-Gutschriften umgehst und was zu tun ist, wenn eine Rechnung abgelehnt wird.
Nachdem du dich für eine Methode zur Rechnungsstellung entschieden hast – JTL VCS oder JTL VCS Lite – geht es nun darum, den Rechnungs-Upload einzurichten. Falls du JTL VCS nutzt, übernimmt Amazon alles für dich und du musst nichts weiter tun. Falls du dich für JTL VCS Lite entschieden hast, folgt jetzt die Einrichtung in JTL-Wawi.
Bevor du Rechnungen automatisch an Amazon übermitteln kannst, musst du in JTL-Wawi einige Einstellungen vornehmen.
So aktivierst du den Rechnungs-Upload:
💡 Wichtig: Die Rechnungen müssen den Amazon-Richtlinien entsprechen, sonst kann es zu Ablehnungen kommen. Stelle sicher, dass deine Rechnungsvorlage alle Pflichtangaben enthält!
Falls du JTL VCS Lite nutzt, musst du in JTL-Wawi eine eigene Rechnungsvorlage erstellen, die von Amazon akzeptiert wird.
Folgende Pflichtangaben müssen enthalten sein:
✔ Name und Adresse deines Unternehmens
✔ Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID)
✔ Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
✔ Kundenadresse
✔ Artikelbezeichnung, Menge und Preis
✔ Netto- und Bruttobeträge sowie Steuersätze
💡 Tipp: Falls du häufig Rechnungen für verschiedene Länder ausstellst, kannst du mehrere Vorlagen mit länderspezifischen Steuerangaben erstellen.
Wenn du JTL VCS Lite nutzt, erfolgt der Rechnungs-Upload automatisch über JTL-eazyAuction.
So richtest du die automatische Übertragung ein:
Ab sofort werden deine Rechnungen automatisch an Amazon übermittelt!
Falls es Probleme gibt, kannst du eine Rechnung auch manuell über das Amazon Seller Central hochladen.
Neben normalen Rechnungen kann es vorkommen, dass du eine Gutschrift für eine Amazon-Bestellung erstellen musst – etwa bei Retouren oder Erstattungen.
So erstellst du eine Gutschrift in JTL-Wawi:
💡 Wichtig: Amazon erwartet, dass Gutschriften genauso wie Rechnungen zeitnah hochgeladen werden. Falls eine Rückzahlung erfolgt, sollte die Gutschrift spätestens innerhalb weniger Tage im Seller Central sichtbar sein.
Trotz der Automatisierung kann es gelegentlich zu Fehlern kommen. Hier sind einige häufige Probleme und ihre Lösungen:
| Problem | Lösung |
|---|---|
| Rechnung wurde nicht hochgeladen | Überprüfe die Einstellungen in JTL-Wawi. Ist der automatische Upload aktiviert? Falls nicht, lade die Rechnung manuell im Seller Central hoch. |
| Rechnung wird von Amazon abgelehnt | Prüfe das Rechnungsformat. Fehlt eine Pflichtangabe (z. B. USt-ID oder Bruttobeträge), musst du das Layout korrigieren. |
| Gutschrift wird nicht akzeptiert | Stelle sicher, dass die Gutschrift formal korrekt ist und an die richtige Bestellung gekoppelt wurde. |
| Rechnungen werden doppelt hochgeladen | Prüfe, ob eine Drittsoftware ebenfalls Rechnungen hochlädt. Deaktiviere den doppelten Upload, um Fehler zu vermeiden. |
Falls du dauerhaft Probleme hast, lohnt es sich, die JTL-Community oder den JTL-Support zu kontaktieren.
Das Rechnungsmanagement für Amazon kann auf den ersten Blick kompliziert erscheinen. Mit den richtigen Einstellungen in JTL-Wawi und JTL-eazyAuction kannst du den Prozess jedoch stark automatisieren und Fehler vermeiden.
Hier sind die wichtigsten Punkte noch einmal zusammengefasst:
✔ JTL VCS: Amazon erstellt Rechnungen automatisch – kein Upload nötig.
✔ JTL VCS Lite: Du kannst eigene Rechnungen hochladen und hast volle Kontrolle über das Design.
✔ Die Einrichtung erfolgt über JTL-Wawi > Amazon > Rechnungswesen.
✔ Gutschriften müssen ebenfalls hochgeladen werden – das geht direkt in JTL-Wawi.
✔ Falls Probleme auftreten, überprüfe die Einstellungen und das Rechnungsformat.
Mit diesen Maßnahmen kannst du sicherstellen, dass deine Rechnungen korrekt, rechtzeitig und ohne Mehraufwand an Amazon übermittelt werden. So hast du mehr Zeit, dich auf dein Kerngeschäft zu konzentrieren. 🚀