In der täglichen Arbeit mit JTL-Wawi gibt es viele Szenarien, in denen ein Auftrag ohne Versand abgeschlossen werden muss. Das betrifft beispielsweise digitale Produkte, Dienstleistungen oder Abholaufträge, bei denen kein klassischer Versandprozess durchlaufen wird. Doch wie setzt Du das effizient in JTL-Wawi um? Welche Einstellungen sind wichtig, und wie kannst Du Workflows nutzen, um den Prozess zu automatisieren?
In diesem Artikel erfährst Du, wie Du Aufträge ohne Versand abschließen kannst, welche Rolle die Auftragsverwaltung dabei spielt und wie sich das auf den Status von Zahlungen und Pickprozesse auswirkt.
Nicht jeder Auftrag in JTL-Wawi erfordert einen Versandprozess. Es gibt einige typische Fälle, in denen Du einen Auftrag ohne Versand abschließen möchtest:
Unabhängig vom Grund: JTL-Wawi bietet verschiedene Möglichkeiten, einen Auftrag ohne Versand abzuschließen, entweder manuell oder automatisiert über Workflows.
Die Auftragsverwaltung ist das zentrale Element, um Aufträge in JTL-Wawi zu verwalten, zu bearbeiten und abzuschließen. Hier legst Du fest, wie ein Auftrag behandelt wird, welche Schritte notwendig sind und welche Statusänderungen automatisch erfolgen sollen.
Jeder Auftrag in JTL-Wawi durchläuft verschiedene Phasen:
Falls ein Auftrag keinen Versand benötigt, kannst Du diesen direkt im Auftragsdialog entsprechend markieren.
Eine einfache Möglichkeit, einen Auftrag ohne Versand abzuschließen, ist die manuelle Bearbeitung in der Auftragsverwaltung. So gehst Du vor:
Diese Methode eignet sich vor allem für Einzelaufträge, ist aber nicht effizient, wenn Du regelmäßig Aufträge ohne Versand hast. In diesem Fall lohnt sich ein Workflow.
In JTL-Wawi kannst Du Workflows nutzen, um wiederkehrende Prozesse zu automatisieren. Das ist besonders praktisch, wenn Du regelmäßig Aufträge ohne Versand abschließen möchtest.
Sobald der Workflow aktiv ist, werden betroffene Aufträge automatisch ohne Versand abgeschlossen, was Dir viel manuelle Arbeit erspart.
Wenn ein Auftrag in JTL-Wawi normalerweise abgeschlossen wird, durchläuft er verschiedene Statusänderungen. Ohne Versand entfallen jedoch einige dieser Schritte. Das solltest Du beachten:
Das macht es wichtig, die passenden Status-Einstellungen vorzunehmen, damit keine fehlerhaften Buchungen oder Benachrichtigungen ausgelöst werden.
Es gibt verschiedene Situationen, in denen Du einen Auftrag ohne Versand abschließen möchtest. Neben den bereits genannten Fällen wie digitale Produkte oder Abholung durch den Kunden gibt es noch einige spezielle Anwendungsfälle:
Manchmal enthält ein Auftrag Artikel, die sofort geliefert werden können, während andere noch ausstehen. In diesem Fall kannst Du den Auftrag teilweise ausliefern und bestimmte Positionen ohne Versand abschließen. Dafür gibt es zwei Wege:
In manchen Unternehmen wird JTL-Wawi nicht nur für Kundenaufträge genutzt, sondern auch für interne Lagerbuchungen oder Mitarbeiter-Bestellungen. Diese werden als reguläre Aufträge angelegt, müssen aber ohne Versand abgeschlossen werden.
Hier empfiehlt sich ein eigener Auftragsstatus, z. B. „Interne Bestellung abgeschlossen“, damit diese Aufträge nicht mit regulären Bestellungen verwechselt werden.
Falls Du mit Dropshipping arbeitest, kann es sein, dass ein Auftrag in JTL-Wawi registriert wird, aber der Versand durch den Lieferanten erfolgt. In diesem Fall kann der Auftrag in JTL-Wawi abgeschlossen werden, ohne dass eine interne Versandabwicklung stattfindet.
Ein Workflow kann hier helfen, den Status automatisch auf „Abgeschlossen“ zu setzen, sobald die Lieferantenbestellung bestätigt wurde.
Problem: Trotz aller Einstellungen bleibt der Auftrag im Status „In Bearbeitung“ und wird nicht als abgeschlossen markiert.
🔹 Lösung: Prüfe, ob der Workflow richtig eingerichtet ist und ob alle Bedingungen erfüllt sind. Falls Du manuell arbeitest, stelle sicher, dass der Auftragsstatus auf „Abgeschlossen“ gesetzt wurde.
Problem: Kunden erhalten eine Versandbestätigung, obwohl kein Versand erfolgt.
🔹 Lösung: Stelle sicher, dass kein Versanddatum gesetzt wurde und dass automatische Benachrichtigungen nur für physische Sendungen aktiviert sind.
Problem: Manche Nutzer setzen einen Auftrag versehentlich auf „Storniert“, weil kein Versand stattfindet.
🔹 Lösung: Statt den Auftrag zu stornieren, erstelle eine separate Abschlussregel, damit Aufträge korrekt abgeschlossen und dokumentiert werden.
Falls der Auftrag mit einer Zahlung verknüpft ist, kann ein Workflow sicherstellen, dass der Zahlungseingang geprüft wird, bevor der Auftrag abgeschlossen wird.
🔹 Beispiel:
Wenn ein Auftrag nicht versendet wird, aber trotzdem Lagerartikel betrifft, kannst Du den Pickstatus bewusst anpassen. So vermeidest Du, dass Artikel fälschlicherweise als „nicht verfügbar“ markiert werden.
🔹 Empfohlene Einstellungen:
Damit Du den Überblick über abgeschlossene Aufträge ohne Versand behältst, kannst Du in JTL-Wawi eigene Filter und Berichte erstellen.
🔹 Mögliche Filterkriterien:
Das erleichtert Dir die Analyse und hilft, Prozesse weiter zu verbessern.
JTL-Wawi bietet viele Möglichkeiten, einen Auftrag ohne Versand korrekt abzuschließen – egal, ob es sich um digitale Produkte, Abholaufträge oder interne Bestellungen handelt. Mit einer cleveren Kombination aus manuellen Einstellungen und automatisierten Workflows kannst Du den Prozess effizient gestalten und typische Fehler vermeiden.
Besonders wichtig ist dabei:
✅ Die richtigen Statuswerte und Workflows nutzen
✅ Versandbenachrichtigungen nur für tatsächliche Lieferungen aktivieren
✅ Den Pickstatus und Zahlungseingänge im Blick behalten
Mit diesen Tipps kannst Du JTL-Wawi optimal anpassen und Deine Arbeitsabläufe weiter optimieren. 😊