Montagmorgen, 8:15 Uhr. Die ersten Bestellungen sind über Nacht im Shop eingegangen – doch ein Blick ins ERP zeigt: Die Bestände stimmen nicht überein. Ein Artikel ist überverkauft, obwohl das Lager leer ist. Ein anderer liegt seit Wochen auf Reserve, obwohl längst ausgeliefert wurde. Der Vertrieb ruft an und fragt nach dem Status einer Bestellung, doch die Information fehlt – weil der Auftrag noch manuell ins ERP übertragen werden muss. Gerade hier hilft die Zusammenarbeit mit einer erfahrenen Shopware Agentur, die Prozesse und Datenflüsse von Anfang an sauber aufsetzt.
Die Lösung liegt in einem sauberen, automatisierten Datenfluss zwischen Shopware und einem ERP-System – mit klarer Datenhoheit, stabilen Prozessen und einer durchdachten Integration.
Eine SoftENGINE Shopware-Integration bedeutet den kontrollierten, automatisierten Austausch von Informationen zwischen zwei Systemen mit unterschiedlichen Rollen:
Wichtig: Eine Integration ersetzt keine Stammdaten- und Prozessklarheit. Sie macht Chaos sichtbar, nicht unsichtbar. Laufende Pflege durch Monitoring, Updates und klare Zuständigkeiten sind Pflicht.
Konkrete Vorteile der Integration
Dieser Artikel richtet sich an zwei Zielgruppen mit unterschiedlichen Bedürfnissen:
E-Commerce-Starter: Du möchtest verstehen, was du wirklich integrieren musst und was später kommen kann. Du benötigst einen realistischen Aufwands- und Budgetrahmen sowie Orientierung bei der Wahl zwischen Agentur, Connector oder Middleware. Dein Ziel ist ein stabiles Setup, das mit deinem Geschäft wächst.
Technische Projektleiter: Du suchst Details zu Architektur, Datenkonsistenz, Queue-Design, Webhooks und Update-Strategien. Du brauchst Best Practices für Mapping, Statusmodelle, Fehlerbilder und Performance. Dein Ziel ist ein robustes, wartbares System, das auch unter Last sauber läuft.
Viele Probleme im E-Commerce gehen auf Daten-Silos zurück:
Die SoftENGINE ERP-SUITE steuert diese Prozesse von der Warenwirtschaft über CRM bis zur Finanzbuchhaltung. Shopware liefert das Frontend und Kundenerlebnis. Die Integration verbindet beides.
Bevor du technisch startest, musst du eine zentrale Frage klären: Wer ist für welche Daten verantwortlich?
Das Prinzip "Single Source of Truth" bedeutet: Pro Datenart gibt es genau ein führendes System.
Bewährte Aufteilung
Konfliktregeln definieren
Was passiert, wenn ein Artikel im Shop bestellt wird, der im ERP nicht existiert? Wie gehst du mit Dubletten bei Kunden um? Wer ist die Quelle für den Zahlstatus?
Diese Entscheidungen triffst du vor der technischen Umsetzung – sonst hast du später widersprüchliche Daten.
Stammdaten (meist ERP → Shop)
Shopdaten (Shop → ERP selektiv)
Transaktionsdaten (bidirektional)
Fehlerfälle testen (Pflicht)
Diese Szenarien musst du durchspielen:
Wenn du diese Fälle nicht testest, erlebst du sie im Live-Betrieb – und dann wird es teuer.
Shopware-Bordmittel
Gut bei: sehr wenigen Artikeln, seltenen Bestandsänderungen, geringer Komplexität
Grenzen: kein durchgängiger Beleg-/Lager-/Retourenprozess, viel bleibt manuell
Standard-Connector/Plugin
Gut bei: Standardprozessen, schnellem Start
Risiken: Anpassungsgrenzen, Update-Abhängigkeit, Sonderfälle
Middleware/iPaaS
Gut bei: mehreren Systemen (Shop, ERP, WMS, PIM, BI)
Stärken: Mapping, Monitoring, Retry, Transformation
Risiken: zusätzliche Kosten und Komplexität
Individuelle API-Integration
Maximal flexibel, passend zu Sonderprozessen
Risiken: höhere Initialkosten, mehr Verantwortung für Betrieb und Updates
Entscheidungshilfe
Aufwandstreiber
Budgetrahmen (Orientierung)
| Umfang | Beschreibung | Budget | Personentage |
|---|---|---|---|
| MVP/Basis | Artikel, Bestand, Bestellungen, Versandstatus | 8.000–25.000 € | 5–20 PT |
| Erweitert | B2B-Preise, Multi-Lager, Retouren, Belege | 25.000–70.000 € | 20–60 PT |
| Komplex | Viele Systeme, Sonderlogik, hohe Volumina | 70.000–150.000 €+ | 60+ PT |
Laufende Kosten
Orientierung: 500–2.000 € / Monat (klein) bis 2.000–6.000 € / Monat (komplex)
Must-have Fragen
Wenn du dafür einen strukturierten Einstieg suchst, kann ein Shopware-Check helfen, typische Risiken vor dem Projektstart zu identifizieren.
Red Flags
Woche 1–2: Vorbereitung
Woche 3–4: MVP umsetzen
Woche 5–8: Stabilisieren
Merksatz: Erst sauber laufen lassen, dann erweitern.
Dieser Abschnitt richtet sich an technische Projektleiter und Entwickler.
Shopware-6-Integration: Konkrete Anknüpfungspunkte
DAL/Sync API: Nutze die Sync API für Massenupdates (Batch), um Throttling zu vermeiden. Beispiel: 500 Artikel pro Request, max. 2 Requests/Sekunde.
Admin API / Store API: Admin API für Backend-Operationen, Store API für Frontend-nahe Daten. Authentifizierung via OAuth2.
Events und Flow Builder: Shopware 6 bietet Business Events (z. B. order.placed). Nutze diese als Trigger für ERP-Schreibvorgänge über Queue-Jobs.
Scheduled Tasks: Für wiederkehrende Jobs (z. B. Bestandsabgleich alle 15 Minuten). Achte auf Overlap-Schutz und Retry-Logik.
Wenn du in der Praxis viel mit Events arbeitest, lohnt sich ein Blick auf den Flow Builder in Shopware 6, um Trigger und Automationen sauber zu strukturieren.
Integrationsmuster: Idempotenz, Retry, Outbox/Inbox
Idempotenz: Jede Order muss idempotent verarbeitet werden. Nutze eindeutige IDs als Deduplication Key.
Retry und Dead-Letter: Bei API-Fehlern (5xx) leg die Nachricht in eine Retry-Queue. Retry-Policy: 3 Versuche mit exponentiellem Backoff.
Outbox/Inbox Pattern: Für hohe Konsistenzanforderungen schreibe Events transaktional in eine Outbox-Tabelle. Ein separater Worker liest die Outbox und sendet an ERP.
Status- und Datenmodell
Shopware unterscheidet drei Statusmaschinen:
Status-Mapping definieren
| Shopware Order State | ERP Status | Trigger/Aktion |
|---|---|---|
| open | Auftrag erfasst | Order.placed Event → ERP Order Create |
| in_progress | Kommissionierung | ERP Status-Update → Shopware Delivery State |
| completed | Warenausgang + Rechnung | ERP Warenausgang → Shopware Delivery.shipped |
Mapping-Beispiel: ERP-Artikel → Shopware-Produkt
ERP-Daten: SKU "ABC-123", EAN, Name, Preis 29.99 EUR (Netto), Bestand 150 Stück, Steuerklasse 19%
Shopware-Daten: productNumber "ABC-123", Preis 35.69 EUR (Brutto = 29.99 * 1.19), stock 150, taxId (19%), Varianten-Mapping
Queue-Design und Throttling
Für Massenupdates nutze eine Queue (Redis oder RabbitMQ). Splitte den Import in Batches (100 Artikel pro Job). Throttling: Max. 2 Requests/Sekunde, bei 429 Response warte exponentiell.
Deploy- und Update-Strategie
Contract Tests: Definiere API-Contracts und teste, dass ERP und Shop sich an die Verträge halten.
Staging: Nutze produktionsnahe Daten (anonymisiert), teste alle Sonderfälle auf Staging vor Live-Deploy.
Versionskompatibilität: Plane pro Shopware-Release einen Testlauf 2–4 Wochen vor Prod-Update.
Monitoring und Traceability
Technische Metriken: Lag (Zeit zwischen ERP-Event und Shopware-Update), Durchsatz, Error Rate
Business-Metriken: Orders in "pending" > 1 Stunde, Bestandsabweichungen > 5 Stück
Traceability: Jede Order hat eindeutige IDs (Shopware Order Number, ERP Auftragsnummer). Logge beide IDs in jedem Prozessschritt.
Testfall-Matrix für Sonderfälle
| Szenario | Erwartetes Verhalten |
|---|---|
| Storno nach Rechnung | Gutschrift im ERP, Status "cancelled", Kunde erhält Mail |
| Teilerstattung | Teil-Gutschrift, Delivery State "partially_returned", Bestand hochbuchen |
| Split Shipment | Zwei Tracking-Nummern, Delivery State "partially_shipped" → "shipped" |
| Preisabweichung | Shop-Preis gilt, Differenz als Rabattposition im ERP |
| Artikel fehlt im ERP | Order abgelehnt oder als "manuell" geflaggt, Kunde erhält Info |
Szenario A: Go-Live ohne Chaos
MVP: Artikel/Bestand → Shop, Bestellungen → ERP, Versandstatus → Shop. Danach: Rechnungen/Gutschriften + Zahlungsabgleich + Retourenprozess.
Szenario B: Wachstum und Sonderfälle
Multi-Lager + Reservierungen + Teillieferungen, robuste Queue, Retry, Monitoring, Performance-Tuning.
Szenario C: Omnichannel
POS/Kasse + Online-Shop + ERP → ein Bestand, ein Kundenbild, klare Prioritäten bei Preislogik.
Operativ
Management
Kennzahlen müssen auf denselben Daten beruhen (ERP als verlässliche Basis).
Zwischen Checkout und Beleg passiert viel: Payment-Fees, Teilrückerstattungen, Chargebacks, Stornos nach Abschluss.
Automatisierbar
Stolperfallen
| System | Verantwortung |
|---|---|
| Shop (Shopware) | Präsentation, Checkout, Content, Marketing |
| ERP (SoftENGINE) | Bestand, Einkauf, Belege, Buchhaltung, Prozesssteuerung |
| Integration | Synchronisiert, übersetzt Status, sichert Konsistenz |
Erinnere dich an den Montagmorgen: Bestände stimmten nicht, Auftragsstatus war unklar, Rechnungen wurden manuell nachgezogen. Jetzt stell dir vor: Du öffnest das ERP, und alles ist da. Die Bestellungen sind über Nacht sauber reingekommen, die Bestände passen, der Versandstatus ist zurück im Shop, und die Rechnung wurde automatisch erzeugt.
Das ist das Ergebnis einer sauberen SoftENGINE Shopware-Integration. Der Erfolg hängt an drei Dingen:
Mit einem MVP-Ansatz wird es schneller stabil und sinnvoll ausbaubar. Die SoftENGINE ERP-SUITE bietet die Basis: Warenwirtschaft, Belege, Buchhaltung, CRM. Shopware liefert das Kundenerlebnis. Die Integration verbindet beides – sauber, automatisiert, wartbar.
Dein nächster Schritt: Zeichne deinen Order-to-Cash-Prozess auf. Markiere pro Datenart: Wer ist führend? Wo entstehen Ausnahmen? Sprich dann mit einem Partner, der beides kennt – ERP und Shop. Die beste Integration ist die, die zu deinen Prozessen passt.
Für die saubere Planung technischer und organisatorischer Anforderungen lohnt es sich außerdem, vorab die wichtigsten Shopware-Anforderungen zu prüfen.