Es ist Montagmorgen, 7:30 Uhr. Während du noch beim Kaffee sitzt, läuft dein Online-Shop bereits auf Hochtouren: Ein neuer Kunde aus der Schweiz registriert sich und erhält automatisch ein entsprechendes Ländertag. Eine Bestellung wird bezahlt – sofort geht die Benachrichtigung an dein Lager raus, inklusive aller relevanten Dokumente. Ein anderer Kunde kauft zum dritten Mal bei dir ein und wird automatisch in deine VIP-Kundengruppe hochgestuft. All das passiert, ohne dass du auch nur einen Finger rühren musst.
Was wie Zukunftsmusik klingt, ist mit dem Shopware Flow Builder bereits heute Realität. Dieses mächtige Automatisierungstool verwandelt deinen Shop von einem arbeitsintensiven Vollzeitjob in einen intelligenten, selbstständig agierenden Verkaufskanal. Aber wie genau funktioniert das? Und noch wichtiger: Wie richtest du diese Automatisierungen so ein, dass sie wirklich zu deinen Geschäftsprozessen passen?
Der Shopware Flowbuilder ist weit mehr als ein einfaches Tool zum Versenden automatischer E-Mails. Er ist das Herzstück für die Automatisierung deiner gesamten Geschäftsprozesse. Stell dir vor, du könntest jeden wiederkehrenden Arbeitsschritt in deinem Shop einmal definieren und dann komplett automatisch ablaufen lassen – genau das ermöglicht dir dieses Tool.
Im Kern funktioniert der Flow Builder Shopware nach dem einfachen Prinzip: **Trigger → Bedingung → Aktion**. Ein Ereignis löst den Prozess aus, optionale Bedingungen verfeinern die Ausführung, und eine oder mehrere Aktionen werden automatisch durchgeführt. Diese scheinbar simple Logik eröffnet dir ungeahnte Möglichkeiten für die Optimierung deiner Arbeitsabläufe.
Trigger sind die Auslöser deiner automatisierten Prozesse. Shopware bietet dir eine Vielzahl von Ereignissen, die als Startpunkt für deine Flows dienen können:
Jeder dieser Trigger öffnet die Tür zu spezifischen Automatisierungsmöglichkeiten, die perfekt auf die jeweilige Kundensituation zugeschnitten sind.
Ein bewährter Ansatz ist die automatische Klassifizierung neuer Kunden bereits bei der Registrierung. Hier ein konkretes Beispiel:
Trigger: Checkout / Customer / Register
Bedingungen: Verschiedene Länderprüfungen (Deutschland, Österreich, Schweiz, USA)
Aktionen: Automatische Tag-Zuweisung je nach Herkunftsland
Diese Klassifizierung ermöglicht es dir später, länderspezifische Marketingkampagnen zu fahren, unterschiedliche Versandoptionen anzubieten oder rechtliche Besonderheiten zu berücksichtigen. Der Shopware Workflow macht diese Sortierung vollautomatisch – jeden Tag, rund um die Uhr.
Einer der zeitaufwändigsten Prozesse im E-Commerce ist die Koordination zwischen Zahlungseingang und Lagerversand. Mit dem Flow Builder automatisierst du diese Kommunikation perfekt:
Trigger: State Enter / Order Transaction / State / Paid
Aktionen:
Das Ergebnis: Dein Lager erhält binnen Sekunden nach Zahlungseingang alle nötigen Informationen und kann sofort mit dem Versand beginnen. Diese Versand Shopware Automatisierung sorgt für keine manuellen Zwischenschritte, keine Verzögerungen, keine vergessenen Bestellungen.
Besonders bei limitierten Editionen oder exklusiven Produkten ist es wichtig, dass jeder Kunde nur eine begrenzte Menge kaufen kann. Der Flow Builder löst auch dieses Problem elegant:
Vorbereitung: Regel im Rule Builder erstellen (Position im Warenkorb → ist eine von → gewünschter Artikel)
Trigger: Checkout / Order / Placed
Bedingung: Oben erstellte Regel
Aktion: Tag-Zuweisung an den Kunden
Kunden mit diesem Tag können das Produkt anschließend nicht mehr sehen oder kaufen. So stellst du sicher, dass limitierte Artikel fair verteilt werden und nicht von einzelnen Kunden aufgekauft werden können.
Mit der Funktion für zeitverzögerte Aktionen (verfügbar ab dem Shopware Beyond Plan) wird dein Marketing noch intelligenter. Du kannst Kunden beispielsweise eine Woche nach dem Kauf automatisch um eine Produktbewertung bitten oder passende Ergänzungsprodukte vorschlagen.
Beispiel-Konfiguration:
Diese zeitverzögerten Aktionen findest du unter Settings > Automation im Bereich "Scheduled Actions", wo du alle geplanten Aktionen im Überblick behältst.
Für Shops mit komplexeren Systemlandschaften bietet der Flow Builder Professional for Shopware 6 Webhook-Funktionalitäten. Damit kannst du externe Systeme wie CRM-Tools, Warenwirtschaftssysteme oder Team-Kommunikationsplattformen nahtlos einbinden.
Webhook-Konfiguration am Beispiel Slack:
| Parameter | Wert |
|---|---|
| Methode | POST |
| URL | Slack-Webhook-URL |
| Body-Type | Raw (JSON) |
| Inhalt | Shopware-Variablen für Bestelldaten |
Mit diesem Shopware Webhook Setup erhält dein Team sofort eine Slack-Nachricht, wenn eine wichtige Bestellung eingeht – inklusive aller relevanten Kundendaten und Bestellpositionen.
Im Tab "Flow" baust du die eigentliche Automatisierung auf:
Schritt 1: Trigger auswählen
Wähle das Ereignis, das deinen Flow auslösen soll. Für einen Willkommensflow nimmst du beispielsweise "Checkout / Customer / Register".
Schritt 2: Bedingungen definieren (optional)
Über das Plus-Symbol fügst du Bedingungen hinzu, die auf Rules aus dem Rule Builder basieren. So kannst du den Flow auf bestimmte Kundengruppen, Produktkategorien oder andere Kriterien beschränken.
Schritt 3: Aktionen festlegen
Definiere, was passieren soll, wenn der Trigger feuert und alle Bedingungen erfüllt sind. Typische Aktionen sind:
Der Shopware Flow Builder Professional bietet dir eine umfangreiche Palette von Aktionen:
Kundenverwaltung:
Bestellungsmanagement:
Kommunikation:
Ab Shopware 6.4.19.0 und dem Rise Plan kannst du Flows exportieren und importieren. Das ist besonders praktisch für:
Beim Import prüft Shopware automatisch, ob alle referenzierten Daten (Produkte, Kategorien, etc.) im Zielsystem vorhanden sind und fordert bei Bedarf eine Neuzuweisung an.
Manche Trigger sind voneinander abhängig. Der Trigger "checkout.order.payment_method.changed" setzt beispielsweise den Bestellstatus automatisch auf "Offen" – ein zusätzlicher Flow-Schritt dafür würde zu Konflikten führen.
Nicht alle Status-Änderungen sind jederzeit möglich. So kann der Zahlungsstatus "Erstattet" nur vergeben werden, wenn die Bestellung vorher den Status "Bezahlt" hatte. Plane deine Flows entsprechend der logischen Reihenfolge.
Bei hohem Bestellaufkommen können komplexe Flows mit vielen Bedingungen die Shop-Performance beeinträchtigen. Teste deine Automatisierungen zunächst mit kleinerem Datenvolumen und überwache die Systemlast.
Wenn mehrere Flows denselben Trigger verwenden, bestimmt die Shopware 6 Rule Builder Priorität die Ausführungsreihenfolge. Besonders wichtige Flows (wie Bestellbestätigungen) sollten höhere Prioritäten erhalten als Marketing-Automatisierungen.
Der Shopware Flow Builder ist mehr als nur ein praktisches Tool – er ist dein Weg in die Zukunft des E-Commerce. Während deine Konkurrenten noch manuell E-Mails verschicken und Bestellungen von Hand bearbeiten, läuft dein Shop bereits vollautomatisch. Du gewinnst Zeit für strategische Entscheidungen, deine Kunden profitieren von schnelleren Prozessen, und dein Team kann sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren.
Die Investition in durchdachte Automatisierungen zahlt sich bereits nach wenigen Wochen aus. Nicht nur durch gesparte Arbeitszeit, sondern auch durch die drastisch reduzierten Fehlerquoten und die verbesserte Kundenzufriedenheit. Diese Rechnungsdruck Shopware Automatisierung stellt sicher, dass Kunden ihr Einkaufserlebnis reibungslos erleben – vom ersten Klick bis zur Lieferung.
Beginne mit einfachen Flows und erweitere deine Automatisierungen schrittweise. Der Shopware Flow Builder wächst mit deinen Anforderungen mit und bietet dir immer neue Möglichkeiten, deinen Shop noch effizienter zu gestalten. In einer Zeit, in der Geschwindigkeit und Effizienz über den Erfolg entscheiden, verschafft dir intelligente Automatisierung den entscheidenden Wettbewerbsvorteil.